當代秘書活動的基本特徵

協作性優於輔助性

在秘書活動特徵的研究中，大多認為輔助性是秘書活動的基本特徵之一，但我認為，較之輔助性特徵，秘書活動最鮮明的是它的協作性特徵。

社會有種種社會角色，秘書也不例外。秘書的角色意識，是秘書人員對秘書責任、義務自我感知的心理活動。如果說古代的商秧輔秦穆公、諸葛亮佐劉備更多地體現出他們的輔助性的話，那么當代秘書活動則主要表現為團結協作精神。如果缺乏主動性和團結協作的精神，秘書人員便成為一個機械履行秘書職能的“機器”，就無法發揮秘書由強烈的社會責任感而引發的主觀能動作用了。

常言道：“秘書是關起門來做領導”，然而這“領導”的做法就大有學問了，也就是要合理把握一個“度”的問題。誠然，與領導活動相比，秘書活動處於被動的從屬的地位，但被動從屬並非秘書活動的全部，這就需要秘書要成為新時代的協作型人才。

當今這個時代最明顯的特徵是合作取勝、協作競爭，即是“雙贏”時代，是共同發展的時代。幹事業需要一批人而不是幾個人，在知識經濟的條件下，人與人之間的協作由於個人獨立性的加強而顯得更為重要。有的人能力很強，但是性格古怪，自視甚高，很難與人共事；有的人才華橫溢，但私心過重，也很難委以重任。西漢初年劉邦在會集群臣時說：“運籌於帷幄之中，決勝於千里之外，吾不如子房；鎮國家，撫百姓，給饋銅，不絕於道，吾不如蕭何；連百萬之軍，戰必勝，攻必取，吾不如韓信。此三者，皆人傑也，吾能用之，此吾所以取天下也”劉邦的話正道出了秘書活動的另一大特徵――協作性特徵。普通人所說的“智囊團”、“思想庫”本身就是對協作特性的最好註解。

專業性強於綜合性

正如許多學者所言，從秘書工作的內容看，秘書活動具有綜合性、系統性的特點，普通人更樂意通俗地稱秘書為“雜家”。秘書活動涉及面寬，具有綜合性、全面性或廣泛性，各色人等千人千面，大千世界千變萬化，這就要求秘書人員必須是多面手，隨時能獨當一面，或同時解決若干問題，要求秘書人員成為“雜家”或“通才”。

誠然，秘書的確需要廣納百川式的知識結構，然而，當今社會迅猛發展，各類新思潮、新事物、新現象層出不窮，但人的精力是有限的，因此秘書不可能對浩如煙海的社會和學科全盤了解，要求他們真正做到“上通天文地理，下知雞毛蒜皮”，也是強人所難的事情，我們認為秘書更應當以“專業性”為主要特徵。當然，秘書活動的專業化不同政治家、文學家、哲學家、美術家、音樂家等的專業化，現實實用更是秘書活動專業化特徵的要求，秘書的“專”是協調人際關係、適應社會發展方面的“專”；秘書的“專”是處理信息、“辦文辦會辦事”、組織活動等方面的“專”；是協調種種關係這一特定領域的“專”。“雜”主要是對秘書人員在知識內容、業務能力等方面的要求，它與專業性並無衝突。

“專業化”是迅猛發展的社會對當代秘書提出的新要求，國內國際莫不如此。從國際形式來看，由於秘書工作分工細，要求的技術含量就高，如美國41個分工種類，光工資等級就分14種，從低層次秘書到專職秘書，到秘書的管理階層，形成規範化體系，故專業性強，從而視核行業為終身職業的人也趨多。中國古代的“食客”們正是憑自己的一技之長立足於當時的“社會”，當代社會秘書活動的專業性特徵同樣需要強化。因為沒有專業性，秘書活動也就失去了它的個性；沒有專業性，秘書活動就難以為繼。因此，我們要深刻認識秘書活動的專業性特徵，突出地強調它，重視它，實踐它，這樣才能便秘書活動與時俱進、適應迅猛發展的當代社會，這樣才能使我們的秘書工作得到更加完善更加健康的發展。