背景說明：你是光華公司行政秘書鍾苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。
一、
便條
鍾苗：
江蘇遠洋公司副總經理等五人將於9月25日至28日來我公司進行考察，請你按公司慣例做出接待計畫與安排，計畫形成後交我審閱，待批准後再去相關部門交辦具體適宜。
謝謝
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案：
1、說明接待計畫的三項內容：
（1）接待規格；
（2）日程安排；
（3）經費列支。
2、人員安排中計畫中應寫明；
（1）主要陪同人員；
（2）主要工作人員；
（3）住宿地點、標準、房間數量；
（4）宴請時間、地點、標準、人數；
（5）會見、會談地點、人數、參與人員。
3、日程安排計畫：
（1）日期、時間、地點；
（2）活動內容；
（3）陪同人員。
4、接待經費計畫（列支）；
（1）工作經費；
（2）餐飲費；
（3）住宿費；
（4）交通費；
（5）參觀費；
（6）其他不可預見費用。
二、
備忘錄
發自：行政經理蘇明
發給：秘書鍾苗
日期：XX.11.21
內容：
公司成立的開發部近期有5名員工要出差，請你幫開發部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟，我看過後再交給他們參考執行。
謝謝
參考答案：
我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟是；
1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，並親自簽字。
2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，並簽字批准。
3、一種情況是將獲得批准的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。
4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。
5、商務工作結束，申請人應將發票附在“出差報銷單”後面，並親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”後，方可返還現金。
6、如果事實商務工作時，計畫的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批准後，超出的部分才可得到報銷。