三、
便條
鍾苗：
一些員工對信息存儲過程不太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往檔案櫃中一放了事，沒有進行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規範合理，請你擬寫一份有關信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。
行政經理蘇明
XX年11月21日
參考答案：
1、登記：
（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。
（2）登記分為兩種類型；
①總括登記，對存儲信息按批分類登記；
②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。
（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。
2、編碼：
（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關係。
（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數碼的位數
（3）編碼的兩種方法：
①順序編碼法，按信息發生的先後順序或統一標準編碼；
②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數字，按後續數字來分別信息的大、小類。