最先要考慮的是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和契約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。
也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
會場以外地方的餐飲：有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務，如果沒有，詢問以前曾經辦過的餐飲服務，再從他們那裡獲取資訊，慎選適合的餐飲服務相當重要，因為那些地方原本不用來作餐會的場地，大部分的場地沒有廚房與設備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、複雜，價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求：
1．安排交通運輸(如果需要)、租車費用、活動結束後在哪裡上車?
2．要帶什麼東西?他們是否有桌、椅、講台、桌巾、餐具、衣架、冰櫃、飲水器?電插頭是否足夠?
3．洗手間是否足夠?位置在哪裡?
4．是否有冷暖空調設備?
5．如果在戶外，天氣惡劣時有什麼備用方案?
6．是否允許供應酒?
7．是否有足夠的準備食物區?
8．是否要額外支付清潔費用?
9．通常要支付餐飲承包商和場地訂金，要彼此簽約，將條款內容詳細閱讀，最好選擇一家有經驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套設備與訓練有素的服務人員，如此餐飲的質量才能無慮。
成本控制：餐飲成本除了食物外還包括採購、會場座位布置、服務、清潔和燈光、視聽設備等，所以議價空間很小。要求提供幾種不同選單，再討論選單內容。如果在同時間還有其他活動，使用相同選單是否較便宜，在茶點時間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是內部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券，因為有些人並不一定參加所有活動，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算，預算通常在餐飲決定前編列，詢問宴會經理這樣會比編列預算增加多少百分比。
很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責選擇選單，最好價格已包括稅金和小費。
保證數量：宴會經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數量，如果需要較多時間決定名單或在現場售票，可能同意在48小時前提出保證數量，而在24小時前給最後確定數量，但是絕對不能少於24小時。慣例來說有個伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會多準備5%的分量，例如保證200人會準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。