安排好結構，做到條理清楚、結構嚴謹，可注意以下三個問題：
1．層次和段落
一篇公文的結構，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。
所謂層次，就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：
總分式 開始先作總的概括（前言，似“導語”，總結報告中則是總體評價），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯繫（前後、因果、重輕都可以根據用意來安排），形式上是並列（用序號、小標題或“跳行”），最後一個小結（強調式、升華式、號召式、無尾式或慣用結語）。指示性通知、獎懲性通報、工作計畫、調查報告、綜合報告等文種，常用這種結構形式。
遞進式 各層次內容層層推進，前後有一定關係。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。
時序式 也叫貫通式。按事物進程、時間推移來安排結構。情況報告、事故報告、專題報告等文種，常用此種結構形式。
所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項內容、時間發展階段等來劃分。
2．照應和過渡
照應 就是公文內容的前後要有關照和呼應。常用方法有三種：首尾照應，前後照應，題文照應。
過渡 就是上下文之間的銜接和轉換，起到承上啟下的作用。一是內容轉換時需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（於是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用()在總括文字（前言）的段落末尾，如“現將具體情況報告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長的公文中表示內容的明顯轉換）。
3．開頭與結尾
開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領起全文，不支不蔓；還要簡短凝練，文字少而內容集中，並且文字新穎，引人注目。元代人說的“鳳頭”就是這個意思。
結尾 常用的方式有總結式、強調式、要求式、呼應式、號召式，等等。但要寫得實在，不著空文，要乾淨利落，不能拖泥帶水。元代人說的“豹尾”，就是說結尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷迴響，令人回味。