一、審批公文用語的一般規則
（一）圈閱即表示同意（簽發檔案除外）。
（二）如果檔案上出現審批人姓名，審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字；如果檔案只出現審批人所在單位名稱或職務統稱（如：辦公廳、人教司、署領導、司領導等），審批人應當在單位或職務上劃圈並在近旁簽字。
（三）批示應該註明年月日。
（四）批語對象是上級的，一般稱職務；是平級、下級的，一般稱同志。
（五）批語對象為多人的，區別以下情況表述：
1. 如果是任選的組合，應按慣例排序，可用“並”字按一定標準分類。例：按職務分類如“xx、xx、xx副審計長並xx、xx、xx同志（司長）”；按性質分類如“xx、xx、xx司（以上為署內單位）並xx、xx、xx特派辦（以上為派駐單位）”。
2. 如果是工作流程組合，可按照流程順序排列。例：“xx局長並x副審計長”；“x主任並x副審計長、審計長”。
3. 如果是多個對象承辦事項，須明確主辦人。例：“xx負責（或牽頭），xx、xx會同（或配合）辦理”。
此外，審批公文應使用符合檔案規範的書寫工具。
二、幾種常見情況的批示用語
（一）署領導、辦公廳主任簽發檔案
1. 直接簽發：簽發人批示“發”、“同意”、“速發”等，簽字並註明年月日。（如不同意發文，可批示“不發”、“緩發”、“修改後重報”等，簽字並註明年月日。）
2. 請他人審閱後再發：簽發人批示“請xx閱後發”，簽字並註明年月日。
3. 改請他人簽發：在發文單“簽發”欄之外批示“請xx簽發”。
4. 請補充、修改後發：簽發人批示需要補充或修改的意見後，先行簽字並註明年月日。（只適用於做簡單補充修改的情況。如果需要做較多重大修改，則應批示退回辦文單位重辦。）
（二）請署領導簽發檔案
1. 直接簽發：“請xx簽發。”
2. 請他人審閱後再報簽發人簽發：“請xx（單位或個人）審閱並報xx簽發。”
3. 先會簽（覆核）後簽發：“請xx（單位）會簽（覆核）並報xx簽發。”（適用於各會簽單位事先已經基本協調一致的情況。）
（三）請辦公廳簽發檔案
1. 直接簽發：“請辦公廳簽發。”（如確知主任在署內，也可直接批示“請xx主任簽發”、“請xx同志簽發”。）
2. 請他人審閱後再簽發：“請xx（單位或個人）審閱並請辦公廳簽發。”
3. 先會簽後簽發：“請xx（單位）會簽並請辦公廳簽發。” （適用於會簽單位事先已經基本協調一致的情況。辦公廳簽發檔案即已包含自己的會簽職能在內，無須在此處另外出現“請辦公廳會簽”字樣。）
（四）批示閱讀檔案
認為需要送他人閱讀的檔案，通常批示“請xx閱”、“請xx、xx閱”、“請xx閱研”。如必要，可以註明送閱的理由或提出自己的意見、建議、要求。（此類閱件通常不須回覆意見。）
（五）批示辦理檔案
1. 對需要由上級作出批示的辦件，可批示擬辦意見 “擬……，請xx閱示”、“建議……，請xx批示”；上級批覆“同意”或其他意見。