述職報告的外在結構是格式化的，包括標題、稱謂、正文和署名四部分。
（一）標題。
1．單行標題：“述職報告”或者“在……（上）的述職報告”。
2．雙行標題：正題寫主題，或者寫述職報告類型，前者如《加快改革開放和現代化建設步伐，奪取有中國特色社會主義事業的更大勝利——在中國共產黨第十四次全國代表大會上的報告》和《繼往開來，與時俱進，全力以赴向國家級示範性高中衝刺——在中學第二屆教職工代表大會第四次擴大會議上的述職報告（1999—XX年度）》，後者如《政府工作報告——XX年月日在第七屆市人民代表大會上的報告》；副題寫述職場合，見上述例題。
（二）稱謂。稱謂是報告者對聽眾的稱呼。稱謂要根據會議性質及聽眾對象而定。“各位領導、代表”。稱謂放在標題之下正文的開頭，有時根據需要在正文中間適當穿插使用。稱謂一般採用提行的寫法。要用“謝謝大家”等禮貌語言。如一篇在教職工代表大會上述職報告的稱謂：“尊敬的各位領導、來賓，全體教職工代表，全校教職工同志們”。
（三）正文。述職報告的寫法依據報告的場合和對象而定，一般來說採用總結式寫法，共分四部分。
1．基本情況。履行職責的基本情況，用平直、概括、簡短。用最精練的文字，概括地交待，如主要情況、時間、地點、背景、事件經過等。
（1）工作過程。
（2）內容概括（成績、經驗為主）。可以將總結出來的規律性的認識、主要的經驗或教訓、主要的成績或存在的問題用簡短概括的文字寫出來。
（3）主題認識。這樣，聽眾在對報告的全貌有一個大致的了解，也能夠統領全篇，激發聽取的興趣，啟發和引導聽眾積極思考。
下面是一篇在教職工代表大會上述職報告的開頭，略顯單調了些：“已經過去的1999—XX年度，是我校歷史上的第9個年度，是“三三”構想的最後一年。在上級領導的關懷下，全校師生員工拼搏奮進，基本實現了“三三”構想的目標。在此，我向為學校發展付出了無數心血的領導們、同志們道一聲：謝謝！現在，我向大會作1999—XX年度述職報告，請予審議。”
2．成績經驗。自此以下包括問題教訓和今後計畫共三部分，要分出層次來分析證明主題，這才能條理分明。
層次安排方法，一般採取橫向排列（各層次獨立性強，共同論證主題的正確）。
每一層次都要有一個小的主題，寫成層義句。層義句，一般寫在層次前面，或者每一層次前後都要寫出，也有的層義句寫成了小標題。可以是口號（主題句）的反覆。層次中間要恰當運用材料。如上例在教職工代表大會上述職報告的五個層義分別是：
一、加緊進行迎接國家級示範性高中評估的準備工作。
二、圍繞教學中心工作，進一步提高了教改、科研質量。
三、重視並努力推進教育信息化、現代化，現代教育技術的運用取得了一定的質量效。
四、繼續擴大開放，加強對外合作交流。
五、進一步改革創新，狠抓教職工隊伍素質提高。
六、加強班子建設，並努力提高我個人的思想、能力素養。
在寫作成績經驗、問題教訓時有三個要求：
一要以事實和材料為依據。對以往的工作實踐進行回顧、分析，因此以往實踐所發生的事件是寫作的唯一依據。述職報告必須把過去一段時間之內所做工作的材料全面地蒐集起來，包括面上的材料與點上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數字材料以及背景資料等。事件材料必須真實可信。數字要準確可靠。背景材料要有輔助性，能與事實形成鮮明的對比或者烘托。材料的主要依靠以下途徑：一是平時積累，作者最好能有親自參加實踐活動的經歷，這樣得來的材料會更真實可信；二是開座談會，與會人員要具備代表性，各方面的人都要有，這樣得來的材料才不至於偏頗；三是個別走訪；四是查閱各部門遞交或者以往的文字材料，諸如計畫、簡報、部門總結、會議記錄、統計報表等。總結的寫作切忌：閉門造車，隨意編造事實或數據，欺上瞞下，或者走過場。
二要點面結合，重點突出。寫述職報告顧及方方面面，企求十全十美、天衣無縫，什麼工作都寫，這樣勢必犯了大而全的錯誤。包羅萬象，應有盡有，表面看上去好像很不錯，實際上眉毛鬍子一把。這樣的述職報告實際上是為了討好各方，沒有什麼實踐意義。還有的述職報告幾十年如一年，年年相似，只是改動一些年份與數字，沒有特點。每年的工作可能大同小異，但也有各自的特點。寫述職報告時應認真總結出限定時期的工作特點，抓精華，找典型，以這段時期工作中突出而富有典型意義的事件來反映一般，抓住主要矛盾，寫出這一段工作的特色，這樣的述職報告才不會造成千篇一律的面孔，才會確實具有指導意義。
三要分析事實與材料，找出規律。述職報告的目的是為了以後更好地工作，揚長避短，因此經驗與教訓是一篇總結的關鍵。要從自己掌握的事實與材料中總結出現律性的東西，這樣的述職報告才有意義。所謂現律性的東西，即是反映事物本質與發展必然性的認識，是經常起作用的認識。因此，要把已知的材料分門別類地進行分析、比較、鑑別，把零散的感性的事實與材料上升到理性的高度，引出讓人看得見、摸得著、用得上的規律。寫述職報告切忌僅是簡單地羅列事實。沒有分析與歸納，這樣的述職報告僅僅只是一篇匯報材料而已，只能作為資料收藏，對實踐工作毫無指導意義。
3．問題教訓。要實實在在，要有條理，不要避重就輕。
4．今後計畫。包括目標、措施、要求三要素。要切實可行。這部分與總結不同，數量少一些，占全文1/5以下為好。 報告結束時要用稱謂禮貌用語，如：
“以上述職報告妥否，請予審議。
謝謝大家！”
(四)落款。述職報告的落款要寫明自身姓名及單位名稱，最後寫報告年月日。