1、 下午14:30—17:00布置演出場地、檢查儀器及相關設備以及主持人服裝（場地布置：舞台正上方懸掛橫幅，舞台前下方貼上氣球。布置嘉賓席以及評審席，評審由協會各部長擔任）
2、 聯繫記者團記者，進行新聞報導以及攝影；同時宣傳部派一名負責人進行攝影工作，為協會後期工作寫總結用
1、 辦公室、策劃部
2、 宣傳部
二、 活動開展：
4月8號
4月8號
17:40，各部門負責人和各節目負責人準時到音樂廳，並簽到
辦公室
17:45，負責嘉賓席礦泉水的擺放
外聯部
17:50，演員進場，化妝準備
各節目具體負責人
18:25，禮儀小姐安排在音樂廳入口前和晚會現場（各2名，共4名）
助理
18:30，觀眾進場
各部門負責人
18:50，嘉賓進場
王安及助理
19:00，晚會開始
主持人
主持人
19:01，領導講話