很多同志轉發檔案時時感到無話可說，總感覺上級檔案對某項工作已經有比較明確的要求、部署，按上級的要求執行就行了。這是不對的。上級機關的檔案，講的多是一些原則性、規律性的東西，不可能講的很具體。轉發時可以避虛就實，緊緊著眼本單位的實際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化。要針對本單位的特殊性，提出可操性強的措施和實際步驟來加以解決。這樣以來，可說的東西多著呢，何愁無話可說。如被轉發的檔案屬於規章制度類的東西，自身對某方面的工作規定的比較具體詳細，操作性較強，轉發時也可以化實為虛，提出學習貫徹的原則性要求，切記不能硬提要求。為精簡檔案，避免層層轉發，可翻印下發的就不要轉發，目前這種方式已在不少地方被廣泛採用了並在實踐中得到了認可。
三、引文如何引，引文不準怎么辦？
在正文裡引文一定要先引標題，後引發文字號。在標題上不引發文字號，如標題上沒有發文機關，再加上發文機關。引文是在轉發類通知裡面經常出錯的地方。如引用機關名稱時，沒有注意發文機關的級別。比如我們的上級單位水利部黃河水利委員會，發文形式有委級文，也有局級文，有黨組文，有黃河防總文，還有黃河防總辦公室文，這些檔案在文頭上都是有區別的，引用時要認真加以區分。如果實在區分不開，可以看檔案上蓋的印章，蓋那一級的印章就是那一級的檔案，如委級文《關於表彰安全生產先進集體先進個人的通知》，用“水利部黃河水利委員會”印，我們引用時為“黃委《關於表彰安全生產先進集體先進個人的通知》（黃人勞[XX]11號）”，局級文《關於進一步做好五一節期間安全生產工作的通知》，用“黃河水利委員會人事勞動教育局”印，我們引用時為“黃委人勞局《關於進一步做好五一節期間安全生產工作的通知》（黃人勞安[XX]21號）”，以此類推。