10.通知全體與會人員會議的時間地點等相關事宜。
11.做好會場的布置。
12.人力資源準備：
工作職務
人數
人員
主持人
2
鍾海力、唐露
現場秩序維持及考勤人員
4
小班組織委員
多媒體控制人員
2
學習總班
攝像人員
2
周柯傑、孫暢
會場布置人員
8
小班團支書
會場清理人員
8
小班生活委員
現場應急人員
5
總班
備註：現場秩序維持及考勤人員需引導與會人員就座。
附錄2:活動現場準備
1. 安排及布置會場：各小班宣傳委員共8人於會議開始前一天安排及布置會場。
具體內容：1）懸掛橫幅
2）擺放桌牌，準備礦泉水
3）劃分與會人員就座區域
4）測試音響、話筒、放映機等多媒體設備
5）做好會前會場的清掃
2. 考勤：安排4人對各個班級進行考勤。
3. 會場維護：安排各小班團支書維持會場的秩序以及保持會場整潔。
4. 會議記錄：宣傳總班對此次會議做相關的會議記錄。
5. 退場：由各小班團支書引導觀眾按秩序退場。