8、現在你要面對三群人：你的領導、你的組員和你的客戶，和這些人溝通，讓他們知道你打算怎么做，什麼時候要他們做什麼準備這些事情將是你的主要工作。既然溝通這么重要，那些事先定義一下溝通的原則也是一件很要緊的事情。很多溝通原則都是潛規則，如果你在一個部門時間做長了，對這些規則的運用覺得是一件理所應當的事情，但是，你現在面對的是多個部門甚至多個單位，不把溝通規則說清楚，你以後就會吃虧。下面的東西看起來無聊，其實還是很管用的：第一個是規定信息的流動方式和介質，是推還是拉。推的意思就是項目經理工作將主動發布信息，不管通過電話、郵件還是書面方式，保證將信息傳達到每個人。這種情況適合小項目，人少;拉的意思就是項目經理工作就是一個類似web伺服器，你自己需要什麼信息就去問他。當然，沒有項目經理工作把自己搞得那么累，他會用發布信息到公共介質的方式公布信息，簡單的是白板，複雜一點的是項目的公共信息互動區，潛規則就是我發了你沒去看就不要說我沒告訴你。說這些看似很無聊，其實裡面牽涉信息傳達不完全的責任問題。當然，這些都是指一般的方式，而且不要絕對化，一般情況下，主動溝通和被動訪問是同時存在的，尤其是對領導，項目經理工作更加應該主動去和領導溝通。第二個問題就是文檔問題，很多人怕寫文檔，但是項目經理工作一定要牢記“好記性不如爛筆頭”的道理。有理有時候為什麼會說不清呢?就是因為沒有證據。所以項目經理工作開始就要和客戶說清楚有些文檔是必須簽字的，比如項目經理工作的項目日誌，每個星期至少讓客戶簽字，另外所有達成共識的東西，比如會議紀要，甚至領導的講話記錄，都要寫成文檔，雙方簽字，這樣以後扯皮的時候，就能做到有據可查。記住：說了的就和沒說一樣，只有寫下來大家簽字後才算真正發生了的。還有一些問題，比如你提交的報告，給領導(包括本方領導和客戶領導)做一個選擇題，結果領導壓住不批，讓你無所適從，結果拖延了進度。這時候，你可以等，但是注意要留記錄，標明是誰的責任;另外，如果你在開始階段就和領導商定：如果批示提交三天后沒有得到領導答覆就算對方同意，這樣你就會主動很多。再比如不同事件的審批流程問題：什麼等級的事情記錄在項目日誌里、什麼等級的事情要雙方項目經理工作專門簽署備忘錄、什麼等級的事情要雙方領導出面簽署契約附屬檔案等等。事先想得越周到，以後的項目經理工作就越主動。
9、 好了，做了很多前期項目經理工作，定義了一些遊戲規則，現在是坐下來做計畫的時候了。這一節，任意找一本項目管理的書都會說得比我好，所以我就少寫一點，說一些自己的體會就是了。首先是找幾個關鍵組員，比如客戶業務專家、系統分析員等等，做一下項目模組劃分工作。項目分成幾塊去做，每一塊完成什麼，模組之間的信息如何交換等等。需求定義的是做什麼的問題，而這裡說的是怎么做的問題。這裡要強調一點：完成一個目標有很多種方式，你要選一種你最熟悉的，而不是看上去最完美的，這個思路會讓你的項目減少很多風險。有時候客戶會被某種新技術打動，堅持要你採用那種新技術，你就應該告訴他：你選我做這個項目，就應該容許我採用自己最喜歡的方式做事情，新技術之所以有誘惑力，就是因為吃虧的人還不多，我不希望你成為第一批受害者。採用一個計畫會讓你的工作更加明確，比如用微軟的project軟體，你填寫完表格以後，就可以知道這個項目有多少件事情要做，每件事情需要什麼資源，他們之間的前後關係如何，消耗的時間有多長，完成後有什麼標誌等。所有的結果最後用一個叫做甘特圖的形式表現出來。你做完這個表以後會驚奇地發現，甘特圖上項目的結束時間會遠遠落後於你的計畫結束時間(簽契約的人永遠不會先徵求你的意見的)。當然，學過項目管理的人會大談什麼wbs、最佳化路徑之類的東西，但是我的經驗是你再最佳化也不可能把這些東西安排到計畫的時間結束。如果你沒碰到這個問題，在我恭喜你挑了一個輕鬆活之前，請你再去確認你是否羅列了所有要做的事情和正確評估了他們所需要的時間。這時候，你就要考慮犧牲一些任務的時間(也意味著質量)了。按照什麼標準犧牲?這個項目的戰略!我們在第三節提到過的戰略。我的經驗是如果你什麼都趕進度，其結果可能就是十件事情你一件也沒做好，想想多么失敗啊。所以，把資源投到你熟悉和有把握的事情上，最後的結果是十件事情，你有三件做成了精品，三件完成，還有四件因為某些原因延誤，成績單是否靚麗了很多呢?戰略決定優先權，而正確排列事情的優先權是一個項目經理工作能力的主要體現。