9、11月份辦理完成大廈人防使用證;此項工作歷時一年,經過多次與人防辦的協調溝通及問題整改終於完成,交納首年人防使用費26000餘元。
10、11月份參加公司組織的部門常態業務及工作標準討論,參與編寫部門各項業務內容及服務標準,通過此項工作全面梳理了部門現行各項工作,並再次修訂部門各崗位職責,部門架構等。
11、12月份:
(1)完成管理處xx年新年聯歡會的策劃工作:方案擬定,上報請款,組織員工選報節目,著手籌備各項工作。
(2)擬定並落實執行管理處《印章使用管理規定》,按公司要求,將原管理處安保、保養、綜合三枚業務用章上交公司停止使用;為管理處業務用章的統一規範使用制訂此制度並報公司備案,現管理處業務用章由行政人事部保管。
(3)擬定管理處年終《員工考評方案》,並發布公司《關於年終評定和工作總結的通知》精神,組織各部門完成年終工作總結,xx年工作計畫、個人工作總結的編寫;同時進行管理處主管級以下員工評估工作。
(4)擬定管理處xx年優秀員工評選方案。
(5)擬定《冬季雨雪天氣應急預案》,並於頭場小雪時落實啟用;現方案已交保潔部跟進執行。
(6)擬定《大廈冬季關窗防凍工作方案》,並交由安保部落實執行,力保今年冬季不發生設備凍壞跑水事件。
(7)擬定《垃圾清運管理工作流程》協調保潔部、安保部共同管理,加強垃圾清運管理工作。
(8)根據公司發布的《突發事件管理制度》下發各部門、組織部門學習。
(9)調整了管理處外出公幹業務用車安排,停止私車公用;同時增加了對業務用車出租費用的嚴格審核和統計,制定了相關業務要求。
(10)調整了《管理處檔案/費用的報送流程》,一方面調整明確工作流程,同時加強了行政人事部行政管理職能。
(11)調整規範管理處各類檔案格式樣板,此項工作為加強檔案編寫的規範化管理。
(12)按照公司及財務中心要求,組織各部門集中申報了xx年度對外應結算費用,分別對已結和未結款項進行了統計。
(13)按照集團及物業公司要求,通知並組織管理處各部門進行年度文檔整理移交工作;因年底各部門工作繁忙,且文檔量很大,種類繁多,此項工作難以集中按時完成,目前各部門不同程度處於內部整理之中。
(14)調整了管理處每月物品申購計畫的統計審核方式,增加了事前費用審核測算環節,使每月物品申購及相應金額做到事前控制。
(15)增加設定了管理處每月各類費用支出的事後統計工作,使每月實際支出費用明確清晰。
(16)接手了員工餐廳的管理工作,下一步擬重點對員工餐廳飯菜質量、服務質量、商品價格進行協調整改。
三、品質管理工作:
(一)常態業務:
1、及時跟進大廈公共區域標識、標牌的日常檢查、維護工作,根據服務需求,本年度增設了一系列有關安全提示、對客引導內容標識;同時負責日常客戶水牌(樓層、大堂)的製作變更工作,做到及時、準確。
2、完成每月管理處月刊和公共宣傳欄的設計製作;及時反映國家有關法律法規、行業標準、物業服務動態、好人好事和員工生活等各方面內容。
3、做好日常內部員工區域(更衣室、活動室、會議室、浴室)的檢查維護。
(二)重點工作:
1、1-10月份,按管理處要求,負責管理處每周經理人員巡視問題的匯總、整理、分析工作,出據每周質檢報告和每月質檢報告;組織管理處每月聯合檢查,跟進各類問題整改。
2、自3月份,設立管理處《員工綜合表現一纜表》對員工日常行為,工作表現進行檢查和打分,表揚先進、暴光違紀。
3、12月份:
(1)擬定管理處xx年員工滿意度調查方案及問卷,發放各部門並收集匯總和分析。
(2)配合管理處對年終客戶滿意度調查工作進行整理、分析和匯總。
(3)組織各部門按照常態業務論證結果,進行各部門崗位職責、組織架構、工作標準的編寫。
(4)從25/12正式啟動管理處內部質檢工作,調整部門人員分工,設專職質檢員,制定質檢工作要求和工作表格,參加各專業工作會議,對各部門工作完成情況及服務現場進行監督檢查。
四、物資管理及採購工作:
(一)採購:
從2月份起,由張亞男副經理負責管理處的採購工作,對所有供貨商的檔案資料進行整理,並重新審定供貨商簽定的供貨承諾書,從而繼續保證物資的質量、價格符合我們管理處的標準。
1、每月管理處各部門非辦公用品(工程物料、清潔用品、勞保福利)及非辦公用品的申購、匯總上報、跟進採買工作。
2、按月與各供貨尚及公司財務中心進行對帳、結算工作。做到帳目清楚無誤差。
3、進行其他各類特殊、專項物品的製作、採買、維修工作。
4、每月將物品結算情況上報管理處。