檔案室管理制度 篇1
檔案室管理規定
一、歸檔制度
1、歸檔範圍
公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁碟,光碟等材料。
2、歸檔要求
歸檔檔案應原件(特別情況下可用複印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢後,應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類檔案材料一般歸檔一式一份。
5、檔案材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔檔案登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字後,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的檔案材料,應保持檔案材料之間的歷史聯繫,進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用櫃架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的'次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定範圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱後須儘快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、複印程式
提出申請-->有關領導批准-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、複印檔案應先批准,再辦理登記手續;
2、要愛護檔案,::不得丟失;
3、借閱、複印人不得將檔案隨意拆散、塗改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、複印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清後,方可辦理調離手續。
檔案室管理制度 篇2
一、根據歸檔範圍，應歸檔的檔案資料一律歸案存放。
二、學校設有檔案專用庫房、檔案櫥。
三、庫房堅固，有鐵窗欄、窗簾，能夠防盜。
四、學校有檔案工作分管校長、主任，由專職人員管理檔案。
五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、複製保密檔案。
六、要求管理人員不該說的'機密不說，不出賣保密檔案。
七、不得擅自損壞、銷毀、塗改保密檔案。
八、如有泄密行為，依法律追究刑事責任。
檔案室管理制度 篇3
一、檔案室是單位存放各類檔案的保密重地，實行專人管理，非檔案室人員，未經允許不得進入。
二、檔案室應落實“三鐵一器”措施，確保鐵門、鐵窗、鐵櫃的安全牢固，監視器的正常運行。
三、要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放。櫃架擺放位置應與牆壁保持10厘米以上的距離，每行櫃架間距不小於60厘米(密集架除外)。
四、檔案室應配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防強光、防高溫、防霉等設備，並相應地做好“八防”工作。
五、檔案室內嚴禁吸菸和使用明火，嚴禁堆放易燃物品或與檔案無關的物品，對電源、線路、開關插頭等要定期檢查，發現有火災隱情應立即報告處理。
六、檔案室內要做到現場整潔，檔案櫃排列科學，通道順暢。
七、檔案室要進行定期或不定期地安全檢查，做到及時發現問題，及時報告，及時處理。
八、檔案室接收檔案要雙方當面清點核對，及時登記、編目。日常管理應做到檔案、帳薄、檢索工具相符。借閱檔案要嚴格辦理借閱和註銷手續。因利用、整理、複印等原因拆卷的檔案，使用後應及時裝訂。
九、檔案室應定期對各類檔案進行清點，做好清點記錄。檔案人員工作變動或出現重大事故應隨時清點，並辦理交接手續或寫出書面報告。
十、檔案室在日常工作或檢查中發現檔案破損、褪色，應及時修復或複印，庫藏檔案因移交、作廢、遺失等註銷帳卡時，要寫明原因，保存依據。
十一、對檔案室要把好檔案出入關，出門要關掉電源、關好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵櫃、鐵門，決不能掉以輕心。
十二、要做好檔案室的安全保密預防工作，學習新知識、新技術，加強安全防範意識，強化安全管理。
檔案室管理制度 篇4
1、基層檔案室的基本功能
隨著檔案卷宗的不斷增加，檔案室基礎條件的改善，為發揮檔案本身的作用提供了良好的基礎。從實際情況來看，檔案室應當具有如下功能：
（一）資料收集。基層檔案室要收集和整理本單位所有的歸檔材料，因此需要檔案人員具備全局意識，及時將所要收集的材料全部按時歸檔，並進行整理，以確保所蒐集材料的全面性和完整性，避免相關材料的缺失。
（二）信息保存。對所保存的檔案材料，基層檔案室應該在歸類整理基礎上，保證檔案信息的時效性，對關乎本單位發展大局的資料要進行重點保存和維護，以保證信息的完整和準確，為單位發展創造條件。
（三）開發利用。基層檔案的開發利用是一項長期艱苦的`工作。要結合本單位工作實際，本著“以人為本”的理念，在做好基礎工作的前提下，努力挖掘本單位保存的檔案的潛力，對已有的檔案進行開發，目的是要充分發揮出檔案本身作用，為本單位的各項事業發展服務。與此同時，對檔案中信息加以充分利用，為領導決策提供依據。
（四）檔案編研。長期以來，基層檔案室對自身所管理的檔案的編研在較低水平上徘徊。檔案本身的作用沒有得到有效發揮。檔案管理人員要不斷提高自身的業務素質，重視檔案編研工作。在檔案編研工作中，挖掘檔案本身價值。為更好的利用檔案的信息資源創造良好條件。
2、基層檔案室存在問題
基層檔案室的水平建設直接關係到資源利用以及檔案作用發揮，基層檔案室雖然長期存在但是多數基層單位檔案室投入不足，管理方式落後。檔案人員素質不能適應檔案信息化建設與發展。基層檔案室管理人員的素質與快速發展的高等職業技術教育不相適應，不僅制約了檔案信息化發展，同時成為制約基層檔案管理水平提高的重要因素。為提高基層檔案管理、利用水平。
（一）檔案意識不強，領導重視不夠。很多基層檔案室的工作不能與其他工作同步發展有些領導幹部的檔案意識薄弱，認為檔案可有可無，認識不到檔案在社會和人民民眾生活中的重要性。
（二）檔案室管理機制和設施不健全。各項管理制度落實不到位，管理設施不健全分管領導不過問，導致基層檔案室管理混亂。
（三）檔案管理人員更換頻繁，專業知識差。管理人員身兼眾職，沒有時間系統學習檔案業務知識，加之更換頻繁，許多檔案管理人員沒有長遠工作的思想，檔案知識貧乏管理水平跟不上。
3、基層檔案室發展方向
基層檔案長期是在一個較為封閉的系統內運作的，缺乏自身活力，導致已有的資源、能量、以及自身發展都受到較大限制。要提高基層檔案室服務能力的實踐探索，加強單位內部文檔一體化管理，與信息化建設發展同步，加強基層檔案室的內部文檔的一體化管理工作，更新檔案管理軟體，同時將檔案的接收、管理環節，以及分類、鑑定、整理、歸檔、著錄、標引、檢索、調閱、登記、統計等全部文書管理與檔案管理環節進行統一管理，並將在日常管理活動中生成的數據、檔案表格、單據等均在計算機網路上進行傳遞、交換、處理和管理，達到了電子檔案目錄、索引自動生成，並實現了及時歸檔。
（一）增強檔案意識。檔案室要完善檔案室管理制度，加強檔案室工作的領導。領導把檔案工作納入全年工作的議事日程。建立健全檔案室管理制度，是做好檔案是管理制度的重要保證。制定檔案保管期限表，歸檔範圍，分類編目方法等規定。把分散在各科室和各人手中檔案材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統一由檔案員管理和利用，做好檔案借閱登記，利用效果登記等各種登記，手續要齊全。
（二）更新服務觀念。要改變“等人上門”的被動服務為主動服務，及時為單位各部門提供寶貴的信息資料。創建一個單位檔案室齊抓共管的良好氛圍，形成一個以檔案室為基地，以檔案員為紐帶，全員參與的檔案管理機制。強化服務能力，是做好基層檔案室工作的動力。基層檔案工作必須樹立服務意識，明確服務是檔案的根本宗旨。檔案工作就是要以服務為主線，一切檔案的保管保護都是為了利用服務。只有搞好服務，基層檔案工作才能創造更大發展空間。運用各種管理手段，不斷提升檔案管理人員的業務素質和業務能力，打造出具有較高水平的人才隊伍，為做好檔案管理工作奠定一個良好基礎，通過培養一流的管理人員建立一流的文檔信息資源，才能得到一流的文檔信息服務結果。同時，檔案管理者需堅定信念，始終明確目標，同？r要求檔案管理者強化責任感，有甘於奉獻，吃苦耐勞的精神，默默無聞，兢兢業業，才能使基層檔案管理和利用工作有更大的發展空間。
檔案室管理制度 篇5
檔案保管制度
一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑑定、提供利用與銷毀等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案櫃編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷毀，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委託者，還須出具他人上述任一證件(含複印、傳真件)及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按<檔案保密制度>辦理;查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准;查閱珍貴檔案時，以複印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外藉手續(限5天內歸還);若續借，需辦續藉手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展諮詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑑定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管許可權，有異議時由鑑定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(註明題名、數量、鑑定時間、參加鑑定人員);銷毀時由3人執行;事後在清冊上註明銷毀日期並簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁菸火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法 ;做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。
五、發生火警、火災要迅速報告，並全力撲救。
檔案室管理制度 篇6
第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟契約，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及契約執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從x年十月一日起執行。
檔案室管理制度 篇7
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽菸、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理後才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的調節工作(標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。
檔案室管理制度 篇8
一、設定專門的檔案室，安裝防盜設備、配備滅火器材，標示嚴禁菸火標誌。
二、配置合格的檔案箱、櫃；鑰匙專人保管。無關人員不得進入檔案室。
三、建立健全檔案登記、傳閱、歸檔、借閱等制度，防止檔案丟失、泄密。
四、檔案要由政治上可靠的專人保管；檔案管理人員要自覺遵守保密紀律，檔案內容不外傳。嚴禁任何人私自保管檔案。
五、報廢的、過期的'檔案材料及檔案工作中形成的不需進檔的草稿紙，要進行登記，經主管領導審批，送往有關地點監督銷毀，確保保密安全。
六、採取有效措施，防止檔案人為的、自然的損壞。
檔案室管理制度 篇9
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內。
三、管理員要堅守崗位,認真負責,要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥櫃的鑰匙不得隨意轉讓他人,特殊情況由領導批准,要注意關好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內不準接待客人,不準吸菸,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時,要嚴格履行接交手續,填寫移交檔案清單,並做好整
理、分類、保管和統計工作。
六、管理員按規定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎教育管理要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的檔案,應及時複製。
八、檔案室要經常保持清潔整齊,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閱記錄,對借出檔案要登記造冊,並在一定時間內收回。
十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案,要經學校領導同意方可銷毀相關檔案。檔案管理員崗位職責
1、熱愛檔案管理工作,努力學習檔案工作業務,虛心接受上級檔案機關和學校領導的業務指導。
檔案室管理制度 篇10
1目的
為規範安全管理體系檔案的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類檔案實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的檔案具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本檔案，防止誤用作廢檔案。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程式包含了檔案的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系檔案的控制。
本程式包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的檔案需求。
3.1.2負責對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理檔案的(程式、規定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理檔案的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責檔案更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程檔案的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程式內容
4.1確定檔案種類
4.1.1為便於檔案管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系檔案分為外來檔案、綜合管理體系檔案。
4.1.2外來檔案：外來檔案系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程式);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系檔案
a.方針、目標和指標;
b.實現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業務過程的程式、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於：
a.各類分析/評價/統計數據(如osha統計分析數據);
b.特種設備(如壓力容器等)及其附屬檔案的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)項目可行性研究報告、hse預評價報告、設計方案和圖紙、hse專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;
g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設施的設計、運行技術資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業許可證等;
k.其他資料。
4.2提出檔案的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改檔案的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的檔案需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類檔案(管理過程的程式、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;
4.4進行編寫
4.4.1按照體系檔案編寫的格式要求進行檔案編寫。檔案格式基本內容：
a.目的：明確編制本檔案要達到的目的
b.範圍：本檔案使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義：需要對使用人解釋的術語或辭彙
d.職責：本檔案中的主要職責劃分，包括本檔案的責任部門
e.程式/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關檔案：編制本檔案所依據的檔案或引用的檔案
g.相關記錄：本檔案涉及到的檔案、表格和記錄
h.修改記錄：本檔案每次修改的主要概要的記錄
i.檔案概要/流程：規定類檔案的概要及程式檔案的流程圖
4.4.2檔案的編號按如下要求：
記錄編號
檔案層別號
檔案類別(aq)
公司代號jp
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03等;
檔案類別為：管理手冊用01標識，程式檔案用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用qg標識。
例子：
檔案編號：jp-aq-0201《法律法規標準規範管理程式》
表格編號：編號jpl-aq-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單)，其中01表示對應程式的第一張記錄。
所有檔案(包括表格)必須有版本標識，如有檔案更新，版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1檔案評審。檔案由編制人在檔案原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關部門主管審閱會簽(由部門主管確定會簽部門的數量)，並由4.5.2檔案批准人應對檔案進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將檔案返回檔案編寫人(或部門)，待修改完畢後再批准。
4.5.3檔案審批許可權。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計畫及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。 b.過程管理檔案(程式、規定、制度、表格)由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的檔案由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系檔案,建立外發檔案清單，該清單內容包括：檔案名稱稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該檔案清單在修改、增加/刪減檔案過程中應保持最新狀態。
4.6.2各過程負責人將所編寫的檔案經授權批准人批准後，將書面檔案及電子版檔案一同送交生產部，生產部保存檔案原件。
4.6.3各部門需建立《檔案控制清單》，在發布/修改檔案的同時，檔案與檔案清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關檔案，保證體系檔案始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版檔案。
4.7.2管理體系相關的檔案必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關檔案;不得在檔案上亂塗畫改，不準私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
4.8檔案更新
4.8.1檔案更改時，由過程管理部門持原批准人批准的檔案(原件一份、電子一份)、填寫《檔案更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《檔案控制清單》，
生產部保存批准的檔案原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面檔案應立即回收並更新，填寫《檔案與回收記錄》，防止作廢檔案非預期使用。
4.8.2當檔案在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原檔案編寫單位負責組織對檔案進行評審。如果需要進行修改，由原檔案編寫單位負責提出
檔案更改申請後組織對檔案進行編寫並按原檔案的審批程式進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
4.9.4.1記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
4.9.4.3保存期限依據“安全記錄台帳”中保存的期限規定。
4.9.5處置
記錄保存人按照“安全記錄台帳”中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷毀或歸檔。