檔案管理制度 篇1
1.目的
為提高公司檔案處理工作的效率和質量,使之規範化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.範圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的檔案材料均列入歸檔範圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產檔案、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔檔案材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔檔案材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔檔案材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內檔案材料的有機聯繫。
3.6歸檔的檔案材料主要包括紙質、光碟、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的檔案材料必須為正本，本企業編制的檔案應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子檔案應有相應的紙質檔案材料一併歸檔保存。
3.9非紙質檔案材料應與其文字說明一併歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。
3.11為便於保管和利用，歸檔的檔案材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫檔案材料套用碳素墨水或藍黑墨水，禁用原子筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及複寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔範圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性檔案材料一般應在辦理完畢後的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將檔案材料整理後經部門領導及項目負責人審定後向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的檔案材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收後三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子檔案邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質檔案歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理後於次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束後整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束後歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來後一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的檔案材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的檔案材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批准簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批准後方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核後方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密檔案一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，並妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱櫃應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、檔案、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或複製，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成後果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠於職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要採取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案櫃、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便於調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內採用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材並禁止吸菸，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑑定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑑定銷毀等統計台帳。
3.17檔案鑑定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑑定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑑定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，並在清冊上籤字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠於職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批准，不得擅自擴大檔案的借閱範圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
檔案管理制度 篇2
檔案管理制度
第一條管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括:上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類契約檔案等。
3、制度類檔案按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息;措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱狀況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附屬檔案、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程:起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程:外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷毀
3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷毀
(二)文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結彙編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負責人為第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。
第二條制度規範
1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附屬檔案、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核透過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條管理要點
1、為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程式，節約辦公經費，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。
3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。
4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。
第二條制度規範
1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程式:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計畫和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計畫，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。
3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。
5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。
檔案管理制度 篇3
第一節檔案收發
一、公司檔案由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的檔案由部門負責人審核簽發。
二、檔案簽發後,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,列印後送回起草部門校對,校對無誤方能複印、蓋章。
三、檔案和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬於秘密的檔案,核稿人應該註明'秘密'字樣,並確定報送範圍。秘密檔案按保密規定,由專人印製、報送。
五、檔案統一由辦公負責傳送。送件人應將檔案內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,並向檔案簽發人報告報送結果。秘密檔案和由專人按核定的範圍報送。
六、外來的檔案由辦公專人負責簽收,並分類登記。由辦公主管提出處理意見後,簽收人應於接件當日即按檔案的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件後即時報送。
七、傳閱檔案由辦公專人負責收回,對領導指示的檔案,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜誌征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書列印
一、服務中心的檔案,有列印必要時方予列印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需列印的檔案,一般不予列印。
二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批准發文權的領導簽字同意後方準列印。一般檔案的列印、複印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意後才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意後辦理。
三、私人資料,不得在公司列印、複印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的檔案資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將列印、複印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何檔案。
六、文印室對送來列印、複印、傳真的檔案資料,應做好登記,並在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。
七、要節約使用列印紙張、墨盒,儘可能雙面列印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好列印設施設備,保證使用效率。
第三節檔案書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批准,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系檔案檔案編號:qms-wy-0203
檔案名稱稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定範圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批覆:答覆請示事項,用'批覆'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批准等詢問和答覆問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。
(十一)契約:適用於各種合作關係,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據法務部門規定程式實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用於小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應註明份數和總頁數和順序編號。
(八)附屬檔案 :有附屬檔案的應標註清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應採取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭檔案應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規範執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規範嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
檔案管理制度 篇4
一、目的
為了規範安全生產檔案檔案的管理,確保檔案檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今後工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用於公司與安全生產有關的檔案檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度,並負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門檔案檔案的管理,並負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位檔案檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1檔案資料收集,安全生產檔案檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產檔案、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產檔案、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計畫、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理台賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衛生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1檔案資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據檔案資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的檔案資料進行歸檔,統一保存。
3.2.4各種檔案資料按一定特徵進行排列和系統化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內檔案資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質的檔案資料應當區別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和綑紮堆放。
3.3.2應採取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1檔案資料檔案借閱,必須辦理借閱手續,借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、塗改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,並辦理續藉手續。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經許可,不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,並在借閱登記本上註銷。
3.5檔案銷毀
對於過期並失去保存價值的檔案資料,經單位領導批准,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環保部制定並負責解釋,自發布之日起實施。
檔案管理制度 篇5
一、總則
1、技術檔案是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發展並在市場上持續強勢競爭力的有力保障，公司的技術檔案屬於公司所有。
2、為規範本公司技術檔案的管理，確保檔案編制的正確性、完整性，明確技術檔案的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術檔案的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用範圍:適用於本廠的技術檔案的管理。
二、技術檔案的編制
1、技術檔案包括:技術檔案是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發計畫階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計畫書、檢驗要求。
2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫檔案、可程式器件源碼、硬體編程手冊、軟體安裝包、驅動程式、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發總結、軟體使用手冊、產品使用手冊。
2、技術檔案的技術要求和數據等務必貼合國家相關標準和規定要求。
3、技術檔案由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術檔案的準確性、合理性負責。
三、技術檔案的提交
1、在產品開發的整個周期中，設計人員務必按照技術檔案規範認真進行各項檔案的編寫工作，以保證技術檔案的完整性。
2、在產品開發的各個階段，設計人員都務必按時提交設計檔案，並保存在公司的伺服器中。每當設計檔案發生重大更改後，設計人員都務必重新提交檔案，以便更新伺服器中的檔案，保證開發工作的可靠性。
3、設計檔案的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的檔案類別提交到starteam相應的目錄。
4、對於已提交的檔案，任何人員不得故意在伺服器上進行刪除。
四、技術檔案的歸檔
1、各相關負責人負責技術檔案的審核和批准;技術檔案的編制務必嚴格執行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術檔案應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批准等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術檔案不得用於歸檔。
3、檔案簽署分為紙質檔案簽署、電子檔案簽署和光碟簽署。其中，紙質檔案簽署須在紙質檔案上手寫簽署，電子檔案簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光碟簽署則在光碟封面的標籤上進行總體簽署。
4、各類歸檔檔案經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔檔案要求一式兩套:一套存放在公司伺服器上，供查閱使用;一套刻錄成光碟，做封存保管。
5、用來存儲歸檔檔案的光碟或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光碟的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔檔案時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔檔案進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。
五、技術檔案的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術檔案，不得非法持續不具許可權的檔案。
2、若因工作需要，須借閱技術檔案，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可透過獲得的授權從公司伺服器上下載相應的檔案進行查閱。
3、對於借閱的檔案，不得私自列印、傳閱，不得泄露借閱檔案的秘密。
4、如有特殊狀況需要將檔案轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。
5、檔案閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱檔案，並補充完整《借閱檔案記錄表》。
六、職責追究
各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術檔案，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。
檔案管理制度 篇6
為了推進機關涉密檔案管理工作規範化、制度化、科學化，提高涉密檔案處理工作的效率和質量，結合工作實際，制定本制度。
一、收文。收到上級或其他部門發來的檔案後要履行簽收手續，簽收人應註明收到的具體時間，書寫其檔案的全稱。簽收後要認真核對信封號碼、件數，開拆後要認真核對檔案的文號、件數與發文通知單是否相符，如有差錯，應立即向有關部門反映，檔案拆封應由檔案管理人員或指定的人員負責，其他人員無權拆封。對注有領導同志“親收”字樣的信件，應由領導同志本人或指定的專人拆封。收文後要認真填寫收文登記簿，將來文單位、檔案標題、文號、密級、份數、收到時間等內容登記清楚。
二、發文。分發上級來文和本單位形成的檔案，要根據檔案的內容和領導的批示意見確定檔案分發範圍。下發的檔案要認真實行檔案、發文通知單、信封“三對照”，防止錯發、漏發。外送的檔案要在信封上加蓋密級章。絕密檔案要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發出的檔案由收發員登記後發放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發出，不準捎帶，不發掛號，更不得發平信。當日的檔案要當日送完，不得積壓或延誤。
三、辦文。文管人員根據領導的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環節，交辦有手續，收回有註銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領導批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，並定期向領導報告。
四、傳閱。按照上級有關規定和領導批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀範圍。閱讀檔案要在辦公室或閱文室內進行。傳閱的檔案要放在資料夾內，夾內要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內抽檔案，不得橫傳或倒手轉借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內落鎖，不準堆放在辦公桌上。
五、借閱。借閱檔案要經過批准，嚴格借閱手續，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續藉手續。外單位借閱檔案，要持有介紹信，並符合閱文規定。借閱的檔案要登記，歸還後要及時註銷。
六、複印。不經批准，不得隨意複印上級檔案和領導同志的講話。確因工作需要必須複印時，要經發文機關同意。要嚴格登記、管理制度，對複印的檔案、資料，應與正式檔案一樣對待，認真辦好分發手續，按時清退，不得遺失。
七、管理。涉密檔案要存放在鐵制櫥內分類放置，經常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到檔案和登記相符。如發現短缺，應及時查找。領導人參加上級會議帶回的檔案，要及時交文管人員登記、保密。
八、清退。對下發的檔案，要按照上級規定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的檔案要認真組織查找。確實查找不到的要追究責任，落實到人，並作出適當處理。
九、銷毀。各級黨委、政府、各部門嚴禁私自銷毀涉密檔案，銷毀涉密件要經過上級保密管理部門、本單位領導審核同意後方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內部檔案、刊物和資料。
檔案管理制度 篇7
一、公司員工必須切實做好檔案檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，使檔案檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的檔案和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或綑紮堆放。
2、檔案櫃要保持整潔衛生，要定期檢查、經常核對檔案檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保檔案檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司領導批准後，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。
八、對於公司機密檔案及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案管理制度 篇8
（一）目的
為規範管理本企業的安全生產規章制度，確保符合國家相關法律法規、標準和規範，符合本企業的特點，具有實際的指導意義，制訂本制度。
（二）適用範圍
本制度適用於水泥有限公司安全生產規章制度，安全操作規程及其他安全生產檔案的編制、發布、使用、評審、修訂等管理。
（三）規範性引用檔案
《檔案控制程式》
（四）職責
1.總經理負責組織制定、審核、簽發並落實本單位安全生產規章制度和、崗位安全操作規程和崗位生產責任制。
2.生產技術處負責實施對安全規章制度、崗位安全操作規程和崗位生產責任制檔案的編制組織、審核修訂，包括與安全標準化有關的外來檔案。
3.各分廠、處室在職權範圍內分工負責本單位的安全生產管理制度、安全操作規程和崗位生產責任制的編制和管理。
(五)管理要求
1.安全標準化檔案的分類、編號
1.1本企業的安全標準化檔案主要包括：安全生產規章制度、安全操作規程、崗位安全生產責任制、事故應急救援預案等。
1.2安全標準化檔案的受控狀態
安全標準化檔案分“受控”和“非受控”兩種形式。“受控”檔案的發放對象為本公司與標準化運行有關的部門或個人。“受控”檔案發放時其封面加蓋“受控”章，進行統一編號，並對持有者進行登記，必要時蓋水泥有限公司專用章。“非受控”檔案只進行編號和記錄，可作為一次性檔案提供給顧客，發出後不再進行管理。
1.3安全標準化檔案的編號規則：
1.3.1公司自行編制的安全標準化檔案的編號規則：
註：
“WNXN”，是“水泥有限公司”的代碼
“WN”是，“威寧”的拼音第一個字母縮寫；
“XN”，指公司名稱“西南”；
“R”是指“記錄”；
“AQ”，指各安全檔案的編號，安全生產規章制度WNXN-AQZD，操作規程WNXN-CZGC，安全責任制WNXN-AQZRZ等開始編，需保留檔案控制的相關記錄。
1.3.2國家行業地方等標準採用原編號。
2.安全標準化檔案的編制
2.1生產技術處負責組織編寫《安全生產管理制度彙編》，包括《應急救援預案》《崗位安全操作規程》《崗位安全生產責任制》等檔案的編寫，按照安全標準化的13個要素進行分解，各分廠、處室按照職權範圍負責本部門所涉及的安全標準化要素進行安全檔案的編寫。
2.2 《安全生產管理制度彙編》至少包含下列內容：安全目標管理、安全生產責任制管理、法律法規標準規範管理、安全投入管理、檔案和檔案管理、風險評估和控制管理、安全教育培訓管理、特種作業人員管理、設備設施安全管理、建設項目安全“三同時”管理、生產設備設施驗收管理、生產設備設施報廢管理、施工和檢維修安全管理、危險物品及重大危險源管理、作業安全管理、相關方及外用工（單位）管理、職業健康管理、勞動防護用品（具）和保健品管理、安全檢查及隱患治理、應急管理、事故管理、安全績效評定管理等。
2.3制度內容要符合國家相關法律、法規，標準和規範，應符合本企業的實際，不能照抄照搬。
2.4制度的編寫人員應了解國家相關法律、法規，標準和規範，熟悉本企業的組織架構和管理特點，確保合規性。制度的格式建議包括以下內容：目的、適用範圍、規範性引用檔案、職責、管理要求、記錄等。
2.5 《崗位安全操作規程》要涵蓋本企業的所有崗位（或設備），內容要基於特定的危險源（危害因素）辨識和風險分析評價和控制。其格式建議包括以下內容：目的、範圍、主要風險及控制措施、操作規程、安全注意事項、應急處置、附屬檔案等。
2.6應急預案的編寫應符合《生產經營單位安全生產事故應急預案編制導則》的要求，應按規定評審，並報安監部門備案。
3.安全標準化檔案的會簽
3.1安全標準化檔案草稿編制結束後，生產技術處應將草稿發放到相關部門，或組織相關部門、人員討論，廣泛徵求各部門人員的意見。
3.2各部門人員提出的意見，生產技術處應做好記錄，斟酌採納後融入到其中。
4.安全標準化檔案的審批
4.1《安全生產管理制度彙編》由生產技術處組織編寫，生產技術處負責人審核後報請主管領導，由總經理批准。
4.2各部門負責編制的安全標準化檔案由各單位自行起草，生產技術處負責人審核後報請主管領導，公司總經理批准。
4.3安全標準化檔案在發布前，審核時規定發放範圍。
4.4各分廠、處室負責人負責審核部門起草的檔案，報公司總經理批准。
5.安全標準化檔案的發布
5.1受控檔案由行政人事處根據檔案的發放範圍統一發放。
5.1.1公司重要安全檔案、制度由行政人事處檔案發放程式發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平台發放到相關部門，相關部門應及時查閱，獲取存檔。
5.1.2一般的安全檔案，由擬定檔案部門，按檔案發放程式發放，發放途徑通過公司OA或ERP管理信息平台發放到相關部門或本部門，相關部門或本部門應及時查閱，獲取存檔。
5.2安全標準化檔案發放應在《檔案發放/回收登記表》上登記，受控檔案應記錄發放號，並有檔案接收人簽名，保留髮放記錄。
5.3各分廠編制的安全生產管理制度及崗位安全操作規程應由行政人事處發放到相關崗位，並組織培訓考核，保留記錄資料。
5.4安全標準化檔案應以公司正式檔案發布。
5.5各分廠、處室應嚴格按照安全標準化檔案的要求執行。
6.安全標準化檔案的使用
6.1檔案使用人的受控檔案破損嚴重影響使用時，應向辦公室辦理更換手續，交回破損檔案，補發新檔案。補發新檔案，分發號不變。
6.2檔案使用人丟失受控檔案應向行政人事處報告，說明丟失原因，經原批准人批准後補發新檔案。
6.3行政人事處保存相關《受控檔案目錄》。
7.安全標準化檔案的評審
7.1公司每年至少組織一次對安全生產法律法規、標準規範、規章制度和操作規程、崗位安全生產責任制的執行情況及適用情況進行全面檢查和評估，並編寫評估報告。
7.2個別檔案因可操作性等原因需要臨時評審的，由使用單位提出，生產技術處負責組織安全標準化檔案評審，以確定是否需要修改。
7.3出現下列情況時，評審工作可以立即開展，確保全全規章制度和安全操作規程的適用性和有效性：
7.3.1國家安全生產新的法律法規標準及其他要求在官方媒體公布或通過檔案精神下達時。
7.3.2省市等上級部門安全生產行政管理部門新下發的安全管理相關檔案通知時。
7.3.3公司新工藝新技術、新裝置、新產品和新方法的投入使用時。
7.3.4當發生事故時，工藝技術材料等發生變更時。
7.3.5企業發生併購重組時。
8.安全標準化檔案的修訂
8.1制定檔案修訂的計畫，並根據檔案評審結果、安全檢查反饋的問題、生產安全事故案例和績效評定結果等，對安全生產規章制度及崗位安全操作規程進行修訂，確保其有效和適用；
8.2安全標準化檔案需要更改時，應有檔案更改人書面說明原因及更改內容；重大更改（如技術等）還應附有充分的理由和依據，經單位負責人簽字，檔案主管部門審核後，報原檔案批准人批准。原批准人發生變化或其職能發生變化時，應報接替其職能的人員批准。
8.3安全標準化檔案經修改後應註明修改狀態，自0開始順序編號，修改頁超過2/3時應換版。
8.4安全標準化檔案的換版和檔案的作廢及銷毀要進行登記。
9.安全標準化檔案的管理
9.1經批准的檔案應按檔案的編號規則予以編號登記。檔案起草部門應將檔案原稿和批文交辦公室保存。以媒體形式存放檔案應加密/將磁碟標識存檔。
9.2需臨時借閱安全標準化檔案時，應經安全檔案管理部門負責人批准並予以登記，借閱者應在規定的日期時間內歸還檔案。檔案原稿不對外借閱。
9.3檔案複印和拷貝需填寫申請單，由行政人事處負責人批准後執行。未經批准任何人不得擅自列印複印和拷貝。
檔案管理制度 篇9
工程部機房上牆檔案:鍋爐房管理制度
1、爐工必須持有國家勞動部門頒發的《司爐工操作證》。
2、操作人員必須認真貫徹'安全第一、預防為主'的方針。
3、嚴格執行鍋爐安全操作規程和各項規章制度。
4、鍋爐運行須兩人操作,認真填寫運行表和各種記錄。
5、發現鍋爐管道、閥門、各種報警設備有異常現象危及安全時,應採取緊急並報告上級主管。
6、認真執行巡迴檢查制度,定時進行巡迴檢查,並做好記錄。
7、格執行門禁制度,外來人員進入鍋爐房必須登記《工程部機房外來人員登記表》。
8、鍋爐房內禁止吸菸。
9、停爐後關閉天然氣總閥,關閉鍋爐總電源。
10、鍋爐房內應保持地面、設備、水箱、軟水罐的清潔。
物業管理公司工程部
20xx年x月x日
檔案管理制度 篇10
一、總則
1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。
2、檔案管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種檔案、資料。
3、本企業各類檔案統一由辦公室歸口管理。
二、發文管理
1、凡以我公司名義上報或下發的檔案（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送總經理簽發。
2、經總經理簽發的檔案由辦公室統一登記、分類編號並保留一份原件存檔。
3、發出的檔案、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式傳送。
4、所有由辦公室發出的傳真、檔案等應統一登記，並標註傳送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主傳送的，由傳送部門自行負責。
5、發文辦理工作程式：
（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的檔案由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。
（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。
（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽後送辦公室主任處對公文進行覆核，覆核的主要內容為是否已協商、會簽；文種、公文格式是否正確等。
（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改並簽署姓名和日期。
（5）發文登記：此時的發文登記是指對待發文稿進行覆核，重點看審批簽發手續是否完備，附屬檔案是否齊全，格式是否統一、規範，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，並對待發文稿進行編注發文字號，確定份數後印製。
（6）用印：用印是指辦公室對已印製好的公文進行蓋章。
（7）存檔：在發文辦理流程結束後，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，並定期將電子檔備份到專門的硬碟）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑定和總經理批准可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。
三、收文管理
1、所有發至本企業的檔案(含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來檔案等)，由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免檔案擠壓，一般應在當天完成送閱。
2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收後負責轉交，並由接收人簽收。
3、外出辦公帶回的檔案及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據檔案內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，並由辦公室保留原件或複印件存檔。
4、辦公室收到檔案，應根據檔案內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理後辦理，根據檔案內容、總經理批示予以催辦。
5、已交辦公室存檔的檔案在借閱中應嚴格遵守傳閱規定和保密範圍，所有檔案如需外借或複印必須辦理檔案借閱手續，經總經理批准後方可借閱。
6、個人或部門閱讀檔案應抓緊時間，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借給其他人，閱讀完後應及時交還給檔案管理員。
7、收文辦理工作程式：
（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上籤字，表示收到。公司所有公文由辦公
室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。
（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行註冊、編寫收文號等。將收到的檔案先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、檔案標題、份數、等逐項進行登記。
（3）擬辦：在收文登記後，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據檔案的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示後交有關部門辦理。
（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，並指定辦理部門和傳閱範圍。
（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱範圍。承辦部門接到需辦檔案後，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的檔案，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，並負責回復辦理結果。
（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門儘快上報辦理結果。
（7）注結：檔案辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，註明辦理日期，並簡要寫明辦理結果。
（8）存檔：在收文辦理結束後，應根據公文的相互聯繫、特徵和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑑定和總經理批准，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。
四、保密檔案管理
1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷毀等，並嚴格把關。
2、制發保密檔案時，經辦人要根據檔案、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定傳送範圍、數量，報送總經理審批後印發。
3、借閱、複印保密檔案、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密檔案拿到其他營業性場所複印。
4、對保密檔案、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。
五、檔案的銷毀
1、對於多餘、重複、過期和無保存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷毀手續報總經理批示。
2、經審核同意銷毀的檔案，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷毀。
六、附則
1、本制度由公司辦公室負責解釋。
2、本制度自發文之日起實施。