下面是會議邀請函的定義，請看介紹
會議邀請函是專門用於邀請特定單位或人士參加會議，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。
邀請函用於會議活動時，與會議通知的不同之處在於：邀請函主要用於橫向性的會議活動，傳送對象是不受本機關職權(課件之家)所制約的單位和個人，也不屬於本組織的成員，一般不具有法定的與會權利或義務，是否參加會議由對象自行決定。舉行學術研討會、諮詢論證會、技術鑑定會、貿易洽談會、產品發布會產等，以發邀請函為宜。而會議通知則用於具有縱向關係（即主辦方與參會者存在隸屬關係或工作上的管理關係）性質的會議，或者與會者本身具有參會的法定權利和義務的會議，如人民代表大會、董事會議等。對於這些會議的對象來說，參加會議是一種責任，因此只能發會議通知，不能用邀請函。學術性團體舉行年會或專題研討會時，要區別成員與非成員。對於團體成員應當發會議通知，而邀請非團體成員參加則應當用邀請函。
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