4.應邀者回函禮儀
對書面邀約所進行的答覆，通常採用書信的形式。在商務禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果列印回函，則至少應當親筆簽名。
不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之後三日之內回復，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答覆。如果拒絕，則講明理由。
回函的格式可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。在寫接受函時，應將有關的時間與地點重複一下，以便與邀請者核實無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。回函通知邀請者自己決定接受邀請後，最好不要失約了。這類臨時的取消，會給邀請者帶來許多麻煩。拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可採用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。
華夏集團董事長劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團總裁溫升先生的邀請，將於4月20日上午10時準時出席盛澤集團開業儀式。謹祝開業大吉
例子：拒絕邀約的回函示範一則
尊敬的盛澤先生：
我深懷歉疚地告訴您， 由於本人明晚將乘機飛往英國倫敦洽談生意，故無法接受您的邀請，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒。
對於邀約上書面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，並且照章辦事。
如何讓應邀者儘快回復邀請
為了讓被邀請者對邀約儘快回復，邀請者在發出書面邀約時，應該對被邀請有所暗示，請對方能否到場必須作出答覆。通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者如蒙光臨，請子函告能否出席，敬請答覆，以及盼賜惠復，等等。
為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子信箱號碼(網址)、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或諮詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。
某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答覆的請求，通常都採用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。
例如：意即備忘。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。
r.s.v.p.意即不論出席與否，均望答覆。regrets only廣意即不能出席時，請予以答覆。
這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下 有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書面邀約時，往往會同時附上一份專用的答覆卡。
上面除了接受邀請、不能接受這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答覆時，只須稍費舉手之勞，在以上兩項之中，作一回選擇題，在二者之一划上一道勾，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。