二是社會名流。根據公共關係學中的“名人效應”原理，社會各界的名人對於公眾最有吸引力，能夠請到他們，將有助於更好地提高本單位的知名度。
三是大眾傳媒。在現代社會中，報紙、雜誌、電視、廣播等大眾媒介，被稱為僅次於立法、行政、司法三權的社會“第四權力”。邀請它們，並主動與它們合作，將有助於它們公正地介紹本單位的成就，進而有助於加深社會對本單位的了解和認同。
四是合作夥伴。在商務活動中，合作夥伴經常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅，是完全應該的，而且也是絕對必要的。
五是社區關係。它們是指那些與本單位共居於同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如，本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼稚園、養老院、商店以及其他單位等等。請它們參加本單位的慶典，會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人，本單位每一項成就的取得，都離不開他們的兢兢業業和努力奮鬥。所以在組織慶典時，是不容許將他們完全“置之度外”的。
以上人員的具體名單一旦確定，就應儘早發出邀請或通知。鑒於慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，應當精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務交往中來賓的接待相比，對出席慶祝儀式的來賓的接待，更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細緻地照顧好全體來賓，而且還應當通過主方的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，並且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。
最好的辦法，是慶典一經決定舉行，即成立對此全權負責的籌備組。籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成，他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。
在慶典的籌備組之內，應根據具體的需要，下設若干專項小組，在公關、禮賓、財務、會務等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。
慶典的接待小組，原則上應由年輕、精幹、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。
接待小組成員的具體工作有以下幾項：其一，來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。其二，來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到既定的地點。其三，來賓的陪同。對於某些年事已高或非常重要的來賓，應安排專人陪同始終，以便關心與照顧。其四，來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。
凡應邀出席慶典的來賓，絕大多數人對本單位都是關心和友好的。因此，當他們光臨時，主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎，是會傷來賓的自尊心的。
再次，應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場。舉行慶祝儀式的現場，是慶典活動的中心地點。對它的安排、布置是否恰如其分，往往會直接地關係到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的有關規範，商務人員在布置舉行慶典的現場時，需要通盤思考的主要問題有：