商務交接的禮儀!

在儀式結束後,若不安排參觀活動,還可為來賓安排一場綜藝類的文娛表演,以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工,也可以邀請專業人士。表演的主要內容,則應為輕鬆、歡快、娛樂性強的節目。

需要說明的是,有關的工程項目或大型設備的交接,自然是與其完工驗收相互銜接的。對於交付接收單位驗收的工程項目、大型設備,施工安裝單位理當精心設計、精心施工、精心安裝、保質保量地如期完成任務。而接收單位也應當公事公辦,嚴把質量關,切不可為圖一己之私利而手下留情,至使後患無窮。由於驗收工作極其嚴肅複雜,而且頗耗時日,所以不應為了趕時間、走過場、湊內容,而將其列為交接儀式上的一項正式程式。換而言之,驗收工作與交接儀式由於性質不同,故應有所區分,分別而論。正式的驗收工作應當安排在交接儀式舉行之前進行,而交接儀式則必須安排在驗收工作全部過錯成之後舉行。這主要是因為,交接儀式一旦舉行之後,有關的工程項目或大型設備既被正式交付給接收單位。此後它們倘若出現了質量問題,當然就不如在驗收過程之中解決起來那么容易。[fs:page]

最後,要留意在交接儀式上表現得體。在參加交接儀式時,不論是東道主一方還是來賓一方,都存在一個表現是否得體的問題。假如有人在儀式上表現失當,往往就會使之黯然失色。有時,甚至還會因此而影響到有關各方的相互關係。

對東道主一方而言,需要注意的主要問題有:

一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員,不僅應當是“精兵強將”、“有功之臣”,而且應當使之能夠代表本單位的形象。為此,必須要求他們妝容規範、服飾得體、舉止有方。

二是要注意保持風度。在交接儀式舉行期間,不允許東道主一方的人員東遊西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發言者鼓掌時,不允許厚此薄彼。當來賓為自己道喜時,喜形於色無可厚非,但切勿囂張放肆、得意忘形。

三是要注意待人友好。不管自己是否專門負責接待、陪同或解說工作,東道主一方的全體人員都應當自覺地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題或需要幫助時,都要鼎力相助。不允許一問三不知、藉故推脫、拒絕幫忙,甚至胡言亂語、大說風涼話。即使自己力不能及,也要向對方說明原因,並且及時向有關方面進行反映。

對於來賓一方而言,在應邀出席交接儀式時,主要應當重視如下四個方面的問題:

其一,應當致以祝賀。接到正式邀請後,被邀請者即應儘早以單位或個人的名義發出賀電或賀信,向東道主表示熱烈祝賀。有時,被邀請者在出席交接儀式時,將賀電或賀信面交東道主,也是可行的。不僅如此,被邀請者在參加儀式時,還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手,再次口頭道賀。

其二,應當略備賀禮。為表示祝賀之意,可向東道主一方贈送一些賀禮,如花籃、牌匾、賀幛等等。時下,以贈送花籃最為流行。它一般需要在花店訂製,用各色鮮花插裝而成,並且應在其兩側懸掛特製的紅色緞帶,右書“恭賀某某交接儀式隆重舉行”,左書本單位的畫龍點睛式全稱。它可由花店代為先其送達,亦可由來賓在抵達現場時面交主人。

其三,應當預備賀詞。假若自己與東道主關係密切,則還須提前預備一份書面賀詞,供被邀請代表來賓發言時之用。其內容應當簡明扼要,主要是為了向東道主一方道喜祝賀。