高素質秘書短缺 考證選擇有四種

2004年各類人才招聘會上透露信息表明,許多外企和大型企業出高薪招攬的總裁秘書、行政秘書、總裁助理的廣告隨時可見,應聘者雖多,但滿足需求的高素質秘書仍然難以尋覓,這讓許多招聘者頭疼。

有資料顯示,我國公司、企業秘書80%以上沒有受到專門培訓,中國高教秘書協會副會長范立榮說,隨著社會發展,我國秘書行業已形成龐大的社會職業群體,凡是從事辦公室程式性工作,協助政務的人員,都可稱為“秘書”。秘書的職能正在發生變化,過去秘書只是打打字、發發檔案,當今快速發展的社會對秘書工作的需求越來越高,特別是我國加入世貿組織後,為適應經濟全球性、信息網路化的國際大環境,需要培養大批的商務性、實用性的高素質秘書。秘書經常要參與制訂工作計畫,在職權範圍內協助處理政務、商務,有時還要參與工作決策,已經成為上司的特殊助手。

有關人士認為,現代合格的高素質秘書應是多方位發展的人才,懂得兩三門外語、會計算機、熟練運用網際網路,具有組織活動能力、語言組織能力、與人溝通能力、獲取新知的能力及團隊合作能力。社會對秘書要求的日益提高,秘書資格認證已勢在必行。秘書職業已納入國家職業準入制度職業目錄,是國家要求持證上崗的87個職業之一。

目前,在我國開展的較有影響的秘書職業資格考試有四種。

勞動部 秘書資格鑑定

國家勞動和社會社會保障部職業技能鑑定中心有關負責人介紹說,我國從1998年開始秘書資格全國統一鑑定,參加鑑定人數從最初19000人,迅速發展到2002年的近10萬人,到2003年底為止,全國已組織了13次鑑定,鑑定人數達37萬人。

據介紹,秘書資格鑑定分初、中、高三級,分別對應國家職業資格五、四、三級。秘書資格鑑定包括理論知識考試和操作技能考試,全部採用閉卷筆試方式。知識考試為一個半小時,技能考試為兩個小時。每部分滿分均為100分,60分及格。一般考生需要在一年期內通過同一級別的兩部分考試。一科不合格,補考的時限不能超過一年。

培訓教材包括《秘書職業技能培訓鑑定教材》和《職業道德》部分,對秘書工作可能涉及的環節制訂了國家規範,是行政輔助人員,對管理者有效支持的能力、資歷證明。高級秘書,更是從事更高級別管理層行政輔助人員的有效證明和必備證書。

2004年下半年還將組織兩次秘書資格鑑定,時間分別是9月11—12日、11月6—7日。

秘書資格考試申報條件:

初級(具備以下條件之一者)(1)從事秘書職業一年以上;(2)職業學校秘書專業畢業;(3)經本職業初級正規培訓(指經過勞動保障部門批准的辦學機構秘書培訓並結業,下同)。

中級(具備以下條件之一者)(1)取得初級秘書職業資格證書後,從事秘書工作兩年以上並經本職業中級正規培訓;(2)取得初級秘書職業資格證書後並從事秘書工作三年以上;(3)從事秘書工作四年以上並經本職業中級正規培訓;(4)秘書專業(含中文、新聞、管理、歷史、社會、檔案、經濟等專業,下同)大學專科畢業以上。

高級(具備以下條件之一者)(1)取得中級秘書職業資格證書後,從事秘書工作兩年以上並經本職業高級正規培訓;(2)取得中級秘書職業資格證書後,並從事秘書工作三年以上;(3)從事秘書工作十年以上並經本職業正規培訓;(4)大學專科秘書專業畢業後並從事秘書工作三年以上;(5)大學本科秘書專業畢業後並從事秘書工作二年以上。

評價:秘書資格全國統一鑑定由國家勞動部發起,普及面廣,知名度高,全國統一試卷統一時間、統一地點舉行考試,是權威的國家級考試,證書國家認可。

劍橋 秘書證書考試

現名劍橋 辦公管理國際證書考試。作為一項去年年底剛在國內開考的新考試,劍橋秘書考試由教育部考試中心中英中心從劍橋大學考試委員會引進,一年開考兩次,首次開考就讓考生感到新奇,因為其案例緊密結合現實,甚至連美國“9·11”後的辦公室反恐都堂而皇之地列入考題,要求考生就收到可疑郵包一事寫通知,細緻到該如何辨別等細節。許多考生表示,既使不做秘書,參加這個學習也收穫很大。

“劍橋秘書證書考試”是按國際標準開發的全新的秘書技術和職業培訓課程,重視實際套用技能的培養,已經在全世界90多個國家和地區推廣,得到了國際社會的公認。考試模組涉及領域廣,內容新,可操作性強,符合實際需要。儘管劍橋辦公管理國際證書考試不設報考資格限制,但從考試內容看,中專以上學歷在校生及從事辦公室工作人員是其主要面向。

劍橋辦公管理國際證書考試設初、中、高三級,核心課程包括文字處理、溝通和項目管理和辦公室管理三門。另外還設立了速記、客戶服務、信息與溝通技術、人際商務技巧及組織會議和活動等內容。每個模組有一本教材,教材覆蓋了辦公室工作的方方面面,有理論,有實踐,有技能,以培養實際能力、強化技能為宗旨,學習者能在較短的時間內掌握商務秘書的系統理論和技能。

考生可以任選考試模組和考試級別。通過核心模組考試可以獲得“核心模組證書”、通過單科選修模組考試,可以獲得單科合格模組證書,在三年內完成三門核心模組和規定的選修模組學習並通過考試可分別獲得初、中、高級劍橋辦公管理國際證書。證書由中國教育部考試中心和劍橋大學考試委員會用中英文共同簽署。

2004年下半年的劍橋秘書證書考試將於11月舉行,10月14—16日在中國人民大學培訓學院報名。根據中國學生的反映,劍橋大學考試委員會同意在這次考試中,對中國大陸考生下調考試費用,下調幅度平均達三分之一。

評價:中國高教秘書協會副會長范立榮認為,“劍橋秘書證書”考試培訓,就可以使這些秘書人員在理論上和實踐上受到系統的教育與訓練,達到世界公認的秘書職業能力和行為標準,能更好地協助領導商海運作,獲得效益。

lccieb 秘書證書考試

倫敦工商會考試局英文簡稱lccieb,成立於1890年,在國際上有廣泛影響力,是世界最大的職業技能證書發放機構之一。目前已在全球125個國家和地區設立了8500多個考試中心。在目前引入中國的資格考試中,包括了其秘書資格考試。

據lccieb北京考試中心的袁小姐介紹,lccieb秘書證書考試在英國本土最高有四級,國內目前開考的是二級和三級。考試形式為筆試。

lccieb秘書證書考試全球統一命題、統一考試,也就是說,中國考生也需要採用英文試卷。基本上一年考四次,分別在3月、4月、6月和11月舉行,也可根據需要安排考試。

lccieb的秘書二級考試包括商務英語(二級,下同)、商務管理和文本產生三門,三級考試除了上述後兩科的三級外,還要考核商務實踐,商務英語則可由考生自選二級或三級。每科考試50分及格,考生通過單科考試可獲得單科目證書,首次報考後24個月內通過所有考試,可獲得lccieb的英文證書。

考試本身對報考人沒有資格限制,也不強求參加培訓。

lccieb秘書證書考試進入中國已近十年,目前在30多個省市都設立了考試中心。根據和教育部考試中心簽署的協定,考務方面由教育部和各地教委組織。

評價:有“工作綠卡”之稱,在大英國協國家和東南亞影響很大,與商界尤其是外企聯繫較多。在考試題目設定方面,會更多地側重商業秘書需要。為促進學生就業,已經設立了中國學生服務中心,免費向外企推薦工作。另外,其證書在赴英留學移民方面也可作為申請條件之一。

iaap 秘書資格考試

“特許職業秘書”資格考試由國際職業秘書協會舉辦,目前國內在北京和上海等大城市已經設立了培訓點和考點。

“國際職業秘書協會”,簡稱iaap,成立有於1942年,是世界有名的跨國性的職業組織。原名美國全國秘書協會,1981年改為“國際職業秘書協會”,總部在美國密蘇里州開普斯城。會員4萬人,除美國的在職秘書外,包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區,其宗旨是:作為秘書的代言機構,維護秘書的合法利益;通過連續教育,提高秘書人員的素質和水平;介紹最新技術,增強業務技能,提高秘書的職業地位。

“國際職業秘書協會”有很多分支機構,美國、加拿大、拉美的維京群島及波多黎各地區人數較多。在英格蘭、蘇格蘭、德國、瑞士、荷蘭、挪威、日本、印度、紐西蘭、澳大利亞、馬來西亞、新加坡、泰國、印尼、香港、台灣、巴西、巴拿馬、墨西哥等27個國家和地區設立了分支機構。

“特許職業秘書”資格考試報考要求高中生有6年秘書工齡,大學生要有共6年的大學學齡和秘書工齡。有學士學位的人須滿一年工作經驗才能報考。考試科目包括:企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程式等。考試連續進行12小時。合格者獲“特許職業秘書”資格(簡稱cps)。

評價:作為考試,特許職業秘書考試在中國還只是“小荷才露尖尖角”,但作為一個秘書協會組織,其組織的考試影響力不可小覷。