秘 書 學 試 題（ａ卷）
（說明：滿分100分。第一至第四題為必答題，第五、六兩題任選一題）
一、判斷題（每小題2分，共10分）
1．評價秘書工作的“有效性標準”與“領導滿意標準”可以實現和諧統一。（）
2．新時期以來，秘書人員經常性地出席各類決策會議；在此之前，他們往往無法獲得這樣的機會。（）
3．就一般性秘書工作而言，秘書從業人員的培養應該以通才型人才為主要目標。（）
4．從具體工作的角度來說，生活秘書曾經是我國黨政機關秘書類別的一種。（）
5．秘書在實際工作中，為了不得罪上司或客戶，有時必須學會“編故事”或者說“撒謊”。（）
二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）
1．屬於我國黨政機關秘書規範體系中“根本規範”這一層次的有（）。
ａ．民主集中制原則ｂ．計畫化原則 ｃ．法制原則
ｄ．民族平等原則 ｅ．人民民眾參加國家管理原則
2．秘書機構的基本職能是（）。
ａ．調查研究 ｂ．輔助決策ｃ．辦理會務
ｄ．協調關係 ｅ．服務領導
3．接到打錯的電話時，比較妥當的處理方式是（ ）。
ａ．告訴他打錯了，然後掛電話。
ｂ．告訴對方你的號碼是什麼。
ｃ．仔細問他找的人是誰，看能否幫忙。
ｄ．告訴他，查清楚號碼再打。
4．正在接聽電話時有另外一個來電，這時候應該（ ）。
ａ．長話短說，結束正在接聽的電話，迅速處理另外的來電。
ｂ．記下另外來電的號碼，隨後再打過去。
ｃ．請另外的來電者隨後再打來。
ｄ．先聽完已經接聽的電話，再理會另外的來電。
5．秘書學具有（）等學科特點。
ａ．屬於社會科學範疇 ｂ．綜合性強
ｃ．實踐性強 ｄ．歷史悠久
ｅ．學科發展受到相關學科的影響和制約
三、案例分析題（每小題15分，共30分）
1．某單位的一個職能部門代替單位擬寫了一個申請追加經費的請示，送給負責人核稿時，負責人將“請示”改為“報告”。打字員打出後，原撰稿人在校對時將“報告”改回原來的“請示”；到負責人第二次核稿時，又將“請示”改為“報告”。請示與報告錯用、混用的現象十分普遍，結合本案例，試從秘書規範的角度分析產生這種現象的原因。
2．遼寧省青年友好參觀團在日本富士山縣活動時，中方團長接過日方官員送上的會議程式，只見上面寫著：“中方發言時間：10點17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原來的講稿從十幾頁刪削成五頁、三頁，最後刪到一頁。第二天，中方團長像別的發言者一樣，跑步上場。他的發言乾淨利落，因為被台下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事後，這位團長感慨地說：“這件事給我的啟示太大了。”日方官員如此安排外賓的發言時間，是否失禮？為什麼？
四、下列語句中包含了不少秘書學知識，請試作分析。（每小題5分，共15分）
1．（秘書人員應當）目中有人，眼中有事。
2．秘書是水，領導是容器。
3．（秘書人員必須）“尊重政務與事務之區別”。
五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對秘書工作某一特徵的認識。（字數要求：500～800。本題30分）
今日助理，昨日秘書？
畢業於武漢某高校英語專業的何小姐來廣州找工作，本想找一份秘書的差事，但男友極力反對，說秘書聲譽不佳。何小姐考慮選擇經理助理的職位，又有人告訴她，助理和秘書其實是“換湯不換藥”，助理就是秘書，秘書就是助理。
真是這樣嗎？
據了解，很長時期以來，的確有一些經理老闆喜歡雇用漂亮的女秘書，作為“公關牌”，更有甚者乾脆來個“情人秘書”，公私兼顧。因此，在外人眼裡，秘書往往有“公司花瓶”或“老闆情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。為了避嫌，一些公司想出了新招數。
現任一家百貨公司人事部經理的李先生告訴記者，他所在的公司曾有一段時間專招男性秘書。後來發現，男秘書不如女秘書細心，在瑣事面前容易產生厭煩情緒，於是公司又開始聘用女性秘書。為了表明此“職業秘書”非“花瓶秘書”，就給它安了個“經理助理”的頭銜，其實做的事也就是秘書的職責。
“助理”代替“秘書”，求體面、正視聽是一方面，秘書這一職位本身的工作範圍和職業要求有了新變化也是重要因素。傳統型秘書主要為上司處理日常事務，協調上下關係，負責員工考勤及會議紀要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發展，可以參與公司發展的規劃、監督、決策以及人事方面的管理等。一個能幹的管理型秘書，對上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定範圍內言出必遵的“準上司”。不叫“秘書”叫“助理”，理所當然。
朱小姐工作5年，正好完成了從秘書向助理的轉換。她最初為一家服裝公司的經理做秘書，工作很輕鬆，主要在辦公室整理檔案，給經理泡泡茶，也常陪經理在外面見客戶。由於覺得自己學非所用，加上屢遭經理非禮，沒幹上一年就辭了職。第二家公司環境不錯、待遇不錯、經理也很“君子”，但她在裡面幹了兩年，因為她不喜歡老是在別人的指揮下工作。到了現在工作的這家房地產公司，開始仍是秘書，但漸漸涉及管理層面。如今，她的名片上印著“總經理助理”。
回溯5年，朱小姐承認乾秘書這一行的確容易讓人有“別樣”的想法，關鍵是自己要堅持做人的基本原則。像她這樣由秘書變成助理的為數不少，但她靠的絕對是自己的實力。從她的經驗來看，助理和秘書不能簡單等同，助理要有更高的學歷，更強的能力，並非“換湯不換藥”。
秘書與助理，真正的區別還要看在實際工作中能夠發揮的作用。光從招聘榜上看大大小小的秘書或經理助理職位，難以說清其間的微妙之別。心動了的求職者，此時的關鍵在於弄清這個職位需要你做什麼，你是否喜歡，是否能夠勝任。好聽不好聽——任由別人說的事，你又何必太在意！（作者：楊黎虹、李新龍，載《羊城晚報》1999年6 月8日第18版）
六、閱讀下面兩篇不同時期的報導，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）
（一）領導自己寫報告，專職秘書都取消
本報江西訊 江西省全南縣委書記李蔚近日宣布，取消縣委、縣政府領導的專職秘書。該縣縣委只配備兩個公用秘書，縣政府只配三個秘書，使秘書職數減少了50%。
近年來，全南縣委、縣政府正、副縣黨政領導都配備有專職秘書。秘書職數越來越多，使部分領導養成了惰性。去年底，該縣新一屆領導班子組成後，要求所有領導幹部提高自身業務素質，做到自己寫報告、擬文稿，全面處理本職事務。（載1998年6月10日《羊城晚報》第15版）
（二）四川綿陽市委規定：縣級領導不得配秘書
本報訊 據《成都商報》報導，四川省綿陽市委近日發通知規定，縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書。
眾所周知，在縣（市、區）黨政領導班子成員中，配備秘書已是比較普遍的現象，在一定程度上加大了領導幹部的工作成本，同時，對縣級領導幹部的形象也有一定的不良影響。
為進一步加強各縣（市、區）黨政領導班子建設，綿陽市委下發通知規定：各縣（市、區）黨政幹部不需要再配備專職秘書負責文字材料等日常工作，黨政一把手可由辦公室指定一個同志主要負責為其做好服務工作。對已配備的秘書人員安排適合的工作，屬於借用、聘用的秘書人員要及時清退。
附：參 考 答 案（ａ卷）
一、判斷題（每小題2分，共10分）
1．√2．×3．√4．√5．√
二、知識技能選擇題（不定項選擇，每小題3分，共15分）
1．ａｂｃｄｅ 2．ｂｅ 3．ａ 4．ａ 5．ａｂｃｅ
三、案例分析題（每小題15分，共30分）
1．根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，“報告”適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問；“請示”適用於向上級機關請求指示、批准。本案例中，某單位申請追加經費，應該使用“請示”這一文種。《國家行政機關公文處理辦法》作為我國現行秘書規範的重要組成部分，體現了國家對各級機關秘書活動中公文處理的基本要求，帶有強制性，不得違反，除了秘書人員必須嚴格遵守之外，與文書工作密切相關的各級領導者也應熟悉、掌握。本案例中的失誤主要應由“負責人”承擔責任。當然，原撰稿人沒有委婉地向“負責人”指出錯用文種的不良後果，而是採取私下更改的做法，對此也應予以批評教育。
2．日方如此安排外賓的發言時間並不算失禮。因為在安排會議程式時，必須充分考慮會議的整體時間結構，如果任由外賓或重要人物自由發言，必然會影響到整個會議的進程，無法實現會議的預期目的。日方官員在設定中方團長的發言時間時，只預留了一分鐘的時間，而且居然精確到了秒，這也可以看出日方對於會議程式的講究已經形成一種習慣，成為一種約定俗成的做法。中方團長最初感到驚愕，恰好反映出雙方對於開會的認識差異。這既是一種實際做法的差異，更是觀念上的巨大反差。因為在講究時間、講究效率的競爭機制下，如果連開會都無法準時開始、準時結束，會議的效果以及會後的執行情況又怎么可能實現高效率？一句話，只有開好會，才能辦好事。這一點，應該是中方團長事後為之感慨的重要原因。
四、下列語句中包含了不少秘書學知識，請試作分析。（每小題5分，共15分）
1．要點：“目中有人”意思是秘書人員應當尊重所有人，而不應盲目驕傲、目中無人，更不能盛氣凌人、頤指氣使；“眼中有事”指秘書人員應當時時處處做有心人，善於發現那些不被人注意的問題，主動積極地將問題解決在萌芽階段。（第二點也可答作“既要想領導之所想、急領導之所急，又要想領導所未想、急領導所未急”）
2．要點：容器的形狀決定了水的形狀。這句話形象地反映了領導與秘書在工作中的地位：秘書在為領導服務的過程中，處於被動服從的位置。秘書的個性可以體現在生活中，而不應體現在工作中。
3．要點：秘書人員必須牢記自己的身份與地位，將處理好事務性工作視為輔助領導決策的重要渠道（也是常規渠道），不能隨意越權越位，干擾或代替領導的決策。不能認為秘書人員必須參加一切政策的輔助，領導的所有決策都理所當然由秘書機構和秘書人員輔助。
五、閱讀下面的文章，把握其主要傾向，談一談你對秘書工作某一特徵的認識。（字數要求：500～800。本題30分）
《今日助理，昨日秘書？》的主要傾向是認同標題中的結論，即“今日助理，昨日秘書”。換言之，秘書有望成為更高層次的助理。全文的重點語句如下：“傳統型秘書主要為上司處理日常事務，協調上下關係，負責員工考勤及會議紀要等文案工作，如今這一職位逐漸向管理方向發展，可以參與公司發展的規劃、監督、決策以及人事方面的管理等。一個能幹的管理型秘書，對上司而言，是左膀右臂；在員工看來，是一定範圍內言出必遵的‘準上司’。不叫‘秘書’叫‘助理’，理所當然。”“秘書與助理，真正的區別還要看在實際工作中能夠發揮的作用。”
六、閱讀下面兩篇不同時期的報導，結合你對秘書工作的認識，寫一篇分析性文章。（字數要求：500～800。本題30分）
評閱提示：報導一與報導二都有矯枉過正之嫌。首先，秘書工作的輔助性功能不容置疑，無論是精簡機構，還是降低工作成本，抑或是樹立領導幹部事必躬親的形象，都不應盲目裁減秘書人員，應視具體情況而定，不能簡單地搞一刀切。其次，領導者的主要職責在於決策，為了精簡機構或降低成本而造成領導者忙於應付起草一般性檔案的局面，將領導者重新捆綁在瑣碎、繁雜的事務性工作上，勢必影響領導者的決策水平，造成不應有的損失，這樣做可謂得不償失。第三，大幅度裁減秘書人員，或者硬性規定“縣（市、區）黨政領導一律不得配備秘書”，勢必遭到或大或小、或顯或隱的阻力，很難說具有多大的可行性。