接打電話要“禮貌”、“簡沽”和“明了”。在辦公室打點好，不可過久占線。
1.打電話
在打電話之前，請做一下準備，將所要說的問題和順序整理-下，這樣打起電話來就不會羅嗦或遺漏。
撥通電話後，應當先自報家門和證實一下對方的身份。如果你找的人不在，可以請接電話的轉告。這時可以先說一句：“對不起，能不能麻煩你轉告XXX……”然後將你所要轉告的話告訴對方，最後向對方致謝，並且問清對方的姓名。切不要“咔嚓”一聲就把電話給掛了。即使你不要求對方轉告，你也應說一聲：“謝謝，打擾你了。”
如果你打的電話是要通過總機轉接的，應對總機值機員說一個“請”字，“請轉XXX分機”。
打電話的時間，要考慮到對方是否方便。最好在早上八時後及晚上十點前，午間最好也不要打電話。
打電話時，要適當控制聲音和語氣，不可大聲嚷嚷，高聲笑談，也不能一驚一詫，也不能鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意，影響他人工作。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。
2.接電話
當聽到電話聲響起時，應迅速起身去接，拿起昕筒，可先自報一下家門：“您好!這兒是XXX部門，請講。”作為接話人，通話過程中要仔細聆聽對方的講話，並及時作答，給對方積極的反饋。通話結束時，接話人應等對方掛上電話後再放下話筒。
如果電話找其他人，應弄清對方是誰，找誰，以便與其聯繫，並告知對方“稍等片刻”，並迅速找接話人。如果呼喊距離較遠的人，可用手輕捂話筒，然後再呼喊接話人。如果接話人不在，打電話的人要求你轉告的話，你應做好電話記錄，記清：1.打電話者的姓名、單位; 2.轉告的具體內容; 3.是否需要回電，以及回電號碼、時間; 4.對方打電話時的日期、時間。記錄完畢後，最好向對方複述一遍，以免遺漏或記錯。
同時有兩個電話接待，而辦公室內只有一人時，-般可先接聽首先打進來的電話，向其解釋並徵得同意後，再接昕另一個電話，並讓第二個電話留下電話號碼，告之稍後主動與其聯繫。然後再迅速接昕第一個電話。如果兩個電話中有一個較另一個更為主要，則應先昕重要的一個，一般先聽長途再昕市內的、先昕緊急的再昕一般的。切不可同時昕兩個，與一個交談，而讓另一個線上上空等。
當接到拔錯的電話時，應禮貌地告訴對方“您打錯了”，對方若說“對不起”，你可以回答“沒關係，再見!”