公文管理制度 篇1
1、總則
（1）為了規範辦公文具用品的管理，特制訂本制度。
（2）本辦法所稱辦公文具為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1）消耗品。消耗品包括筆記本、信紙、原子筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮檫、複寫紙、便條紙、橡皮、夾子、水蠟、卷宗、標籤、列印油、訂書釘等。
2）管理消耗品。管理消耗品包括簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、筆式擦、列印台、電池等。
3）管理品。管理品包括訂書機、打孔機、打碼機、大型削筆器、計算器、鋼筆、算盤、剪刀、美工刀、姓名單、直尺、印泥、日期章、日期戳等。
2、文具用品的採購
（1）綜合部可向文具批發商採購，其必需品、採購不易或耗用量大者，應酌量庫存，特殊文具綜合部無法採購者，可以經部門經理、總經理審批同意後自行採購。
（2）印刷品（如信紙、信封、表格等）除公司特殊表單外，其印刷、保管均由綜合部申請。
（3）文具的申請應於每月28日由各部門提出辦公用品申請單交綜合部統一採購，次月5日發放。但管理性文具的領用不受上述時間限制。
3、文具用品的發放
（1）消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數）、經驗法則
（估計消耗時間）設定領用管理基準（如原子筆每月每人發放1支），並可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。
（2）管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。
（3）管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應以舊品換新品，如遺失應由個人或部門賠償或自購。
4、文具用品的領用
文具用品的領用為分個人領用和部門領用。
（1）個人領用是指個人使用保管用品，如水性筆、橡皮檫、筆記本等。
（2）部門領用是指本公司共同使用用品，如訂書機、印表機等。
（3）每人及部門設立“辦公用品領用登記表”由綜合部統一保管，在文具領用時分別登記，並控制文具領用狀況。
（4）新進員工入職時由各部門提出文具申請表向綜合部領用文具，並做登記；人員離職時，應將剩餘文具及列管文具一併繳交綜合部。
（5）文具嚴禁帶回家。
公文管理制度 篇2
第一條為使辦公文具用品管理規範化，將制pg本制度。
第二條本制度所稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。
1、消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、筆記本、複寫紙、卷宗、標籤、便條紙、信紙、橡皮擦、夾子等。
2、管理消耗品：簽字筆、螢光筆、修正液、電池、直線紙等。
3、管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、鋼筆、打碼機、姓名章、日期章、日期戳、計算機、印泥等。
第三條文具用品分為個人領用與部門領用兩種。個人領用指個人使用保管的用品，如原子筆、橡皮擦、直尺等。部門領用指本部門共同使用的用品，如打孔機、釘書機、打碼機等。
第四條消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均數）、經驗法則（估計消耗時間）設定領用管理基準（如原子筆每月每人發放一支），並可隨部門或人員的工作狀況調整發放時間。
第五條消耗品應限定人員使用，自第三次發放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品（如直線紙）不在此限。
第六條管理品移交時如有故障或損壞，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。
第七條文具的申請應於每月25日由各部門提出“文具用品申請單”，交管理部統一採購，並於次月一日發放，但管理性文具的申請不受上述時間限制。
第八條各部門設立“文具用品領用記錄卡”，由管理部統一保管，在文具領用時作登錄使用，並控制文具領用狀況。
第九條文具嚴禁帶回家私用。
第十條文具用品一般由管理部向文具批發商採購，其中必需品、採購不易或耗用量大的物品，應酌量庫存，管理部無法採購的特殊文具，可以經管理部同意並授權各部門自行採購。
第十一條新進人員到職時由各部門提出文具申請單向管理部領取文具，並列入領用卡，人員離職時，應將剩餘文具一併交管理部。
公文管理制度 篇3
1.目的
為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程式，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規範化、制度化，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於集團總公司、子公司。
3.職責範圍
3.1集團總裁辦
3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。
3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的檔案處理工作。
3.1.3負責建立健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。
3.2集團其它各部門、子公司
3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。
3.2.2負責按本制度規定執行
4.公文處理原則
4.1公文處理原則
4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5.公文的種類
5.1公文的定義
5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規範格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答覆問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。
5.1.2常用的公文種類
常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。
(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”;經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”。
(二)意見：用於對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 (三)通知：用於傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的事項。
(四)通報：用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。
(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門請示指示、批准用“請示”。
(六)規定：用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範。
(七)函：是相互商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門提出請求的公文。
(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。
6.公文格式和行文規則
6.1公文格式和行文規則
6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸
(1).公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。
(2).公文頁邊與版心尺寸
公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。
6.1.2公文中圖文的顏色
除紅頭檔案外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。
6.1.3排版規格與印製裝訂要求
(1).排版規格
正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。
(2).製版要求
版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
(3).印刷要求
單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。
(4).裝訂要求
公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。
6.2公文中各要素標識規則
組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置於紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置於主題詞以下的各要素統稱版記。
6.2.1眉首
(1).公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
(2).秘密等級和保密期限
密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據檔案內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。
(3).緊急程度
如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。
(4).發文機關標識
由公司全稱或規範化簡稱後面加“檔案”組成，即“湖南九州集團有限公司(檔案)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。
發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等於或大於22mm×15mm。
(5).發文字號
發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。
②如發文單位為總裁辦，則具體格式為：
發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。
(6).簽發人
公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手簽簽發人姓名。
如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為4mm。
公文管理制度 篇4
1公文管理制度制定的目的及意義：
為了規範公司公文處理流程、統一公司公文格式，保證公文安全、高效、流暢的運轉，根據《國家行政機關公文處理辦法》（20xx年）的原則，結合公司實際，特制定本制度。 2適用範圍：
本制度適用於集團公司及下屬所有子公司。 3職責範圍集團綜合部
集團綜合部是公司公文處理的管理部門。
集團綜合部負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導集團各部門和下屬各子公司的檔案處理工作。負責建立健全公司檔案管理制度，負責本制度的制定與修改，同時負責本制度的實施和監督工作。集團其它各部門、子公司不得以集團名義自行對外發布公文。負責按本制度規定執行。
4公文處理原則
公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。
公文處理應按照行文要求和公文處理規範進行，做到準確、及時、安全、保密。
5公文的種類
公文的定義
公文是指公司在經營管理過程中形成的具有管理效力和規範體式，以紙質或電子方式為載體的文書。常用的公文種類
常用的公文種類有：決議、決定、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。?決議。適用於會議討論通過的重大決策事項。
決定。適用於對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級部門/機構不適當的決定事項。
公告。適用於向公司內外宣布重要事項或者法定事項。通告。適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
通知。適用於發布、傳達要求下級部門/機構執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。
通報。適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。
報告。適用於向上級部門/機構匯報工作、反映情況，回復上級部門/機構的詢問。
請示。適用於向上級部門/機構請求指示、批准。批覆。適用於答覆下級部門/機構請示事項。
函。適用於不相隸屬部門/機構之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項。公文按照行文方向分為：
上行文—是指各下級單位向上級單位請求指示、匯報工作、反映情況、答覆詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。請示是就某項工作中的問題、明確某項政策界限、審核批准某事項時使用的請求性上行公文。報告是匯報工作、反映情況、提出建議、回答上級詢問等使用的上行公文。
下行文—是公司或公司職能管理部門向各下級部門或子公司下發的檔案，通常有“通知、通報、決定、批覆”等。
平行文—是指沒有行政隸屬關係或職能管理關係的各級部門或子公司用於聯繫業務或往來活動的知照性檔案，文種有“函”。
6公文格式
公文組成：公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文部門/機構標誌、發文字號、簽發人、標題、主送部門/機構、正文、附屬檔案說明、發文部門/機構署名、成文日期、印章、附註、附屬檔案、抄送部門/機構、印發部門/機構和印發日期、頁碼等組成。
份號。公文印製份數的順序號。涉密公文應當標註份號。公文份號是為了掌握公文的發放方向，便於公文的保密管理，掌握公文的去向。密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標註“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標註“特急”“加急”“平急”。
發文部門/機構標誌。由發文部門/機構全稱或者規範化簡稱加“檔案”二字組成，也可以使用發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。聯合行文時，發文部門/機構標誌可以並用聯合發文部門/機構名稱，也可以單獨用主辦部門/機構名稱。
發文字號。由發文部門/機構代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦部門/機構的發文字號。簽發人。上行文應當標註簽發人姓名。
標題。由發文部門/機構名稱、事由和文種組成。
主送部門/機構。公文的主要受理部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。正文。公文的主體，用來表述公文的內容。附屬檔案說明。公文附屬檔案的順序號和名稱。
發文部門/機構署名。署發文部門/機構全稱或者規範化簡稱。成文日期。署會議通過或者發文部門/機構負責人簽發的日期。聯合行文時，署最後簽發部門/機構負責人簽發的日期。
印章。公文中有發文部門/機構署名的，應當加蓋發文部門/機構印章，並與署名部門/機構相符。有特定發文部門/機構標誌的普發性公文和電報可以不加蓋印章。
附註。公文印發傳達範圍等需要說明的事項。附屬檔案。公文正文的說明、補充或者參考資料。
抄送部門/機構。除主送部門/機構外需要執行或者知曉公文內容的其他部門/機構，應當使用部門/機構全稱、規範化簡稱或者同類型部門/機構統稱。
印發部門/機構和印發日期。公文的送印部門/機構和送印日期。頁碼。公文頁數順序號。
公文使用的漢字、數字、外文字元、計量單位和標點符號等，按照有關國家標準和規定執行。民族自治地方的公文，可以並用漢字和當地
通用的少數民族文字。公文用紙幅面尺寸
公文用紙採用GB/T148中規定的A4型紙張，其成品幅面尺寸為：210mm*297mm。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。版面
公文用紙天頭（上白邊）為37mm±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm*225mm。
無特殊要求，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以做適當調整。
一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心。特定情況可以做適當調整。
如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。
公文的版式及具體格式要求參照按照《黨政機關公文格式》（BG/T 9704-20xx）國家標準執行。 7行文規則
行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。
行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的部門/機構。向上級部門/機構行文，應當遵循以下規則：
原則上主送一個上級，根據需要同時抄送相關上級部門/機構和同級部門/機構，不抄送下級部門/機構。
下級部門/機構的請示事項，如需以本部門/機構名義向上級部門/機構請示，應當提出傾向性意見後上報，不得原文轉報上級部門/機構。
請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。除上級部門/機構負責人直接交辦事項外，不得以本部門/機構名義向上級部門/機構負責人報送公文，不得以本部門/機構負責人名義向上級部門/機構報送公文。
受雙重領導的部門/機構向一個上級部門/機構行文，必要時抄送另一個上級部門/機構。
向下級機構行文，應當遵循以下規則：
主送受理部門/機構，根據需要抄送相關部門/機構。重要行文應當同時抄送發文部門/機構的直接上級部門/機構。
涉及多個部門職權範圍內的事務，部門之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級部門/機構應當責令其糾正或者撤銷。上級部門/機構向受雙重領導的下級機構行文，必要時抄送該下級部門/機構的另一個上級部門/機構。
除集團公司領導直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領導個人報送“請示”、“意見”和“報告”。 8檔案編號
每份檔案都必須設定編號，不得重複或遺漏。紅頭檔案
紅頭檔案的編號按國家公文編號有關標準執行。會議紀要
按年度順序編“集會紀〔2〕×號”。函件編號
按年度順序編“集函〔2〕×號”。其他類型的檔案
公司其他檔案，根據業務發展和管理的需要，另行確定。 9公文擬制
發文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程式。公文起草應當做到：
符合國家法律法規和公司的方針政策，完整準確體現發文部門/單位意圖，並同現行有關公文相銜接。
一切從實際出發，分析問題實事求是，所提措施和辦法切實可行。內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條例清楚，表述準確，文字精煉。
文種正確，標點正確，格式規範。
深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
公文涉及其他單位或者部門職權範圍內的事項，起草部門/單位必須徵求相關地區或者部門意見，力求達成一致。
公文文稿簽發前，應當由發文機構進行審核。審核的重點是：行文理由是否充分，行文依據是否準確。
內容是否符合國家法律法規和公司的路線方針政策；是否完整準確體現發文意圖；是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
涉及有關部門或者子公司職權範圍內的事項是否經過充分協商並達成一致意見。
文種是否正確，格式是否規範；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規範。
其他內容是否符合公文起草的有關要求。公文擬制通過OA系統流程執行。
10公文辦理
行政管理中心負責公司外來檔案以及各部門報送公司領導的檔案的處理。各部門各子公司負責本部門或本公司外來檔案以及公司下發檔案的處理。
公文辦理的每一階段，均要求辦理的時效性。其中，普通件辦理控制在72小時內，急件辦理控制在24小時內，特急件應立即辦理。各責任人應在相應時間範圍內向公司領導、行政管理中心反饋辦理情況。 11公文立卷、歸檔和銷毀
公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應當根據公文立卷、歸檔的有關規定，將定稿、正本和有關材料整理立卷。
公文立卷，應當以檔案的自然形成規律和保持檔案之間的歷史聯繫為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區六個特徵和保存價值，進行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便於保管、查找和利用。
公文複製件作為正式檔案使用時，應當加蓋複製單位證明章，視同正式檔案妥善保管存檔。
案卷要寫標題，填寫卷內目錄、備考表，確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。
沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司《檔案管理制度》有關規定，經過鑑別和主管領導人批准，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由公司有關部門人員監銷，保證不丟失、不漏銷。 12附則
本制度由集團行政管理中心負責解釋，並修訂完善。本制度自發布之日起施行。
公文管理制度 篇5
第一章辦公物品的購買
辦公物品購買細則
第一條原則
為了統一限量，控制用品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由行政部統一負責。
第二條辦公物品的訂購
根據本部門日常辦公必需品的消耗水平，向行政通報，確定訂購數量。
第三條採購辦法
在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條訂購單
在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經行政部門確認後，直接向有關商店訂購。
行政部門必須依據訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應寫明訂購日期、訂購數量、單價以及向哪個商店訂購等等。
第五條跟蹤
按訂購單以及訂購進度控制卡檢查所訂購辦公用品，以及在預定日期送到與否。
第六條驗貨
所訂購辦公用品送到後，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題後，在送貨單上加蓋印章，表示收到。然後，在訂購進度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數量等等。
第七條付款
收到辦公用品後，對照訂貨單與訂購進度控制卡，開具支付傳票，經經理簽字蓋章，作好登記，轉交財務部負責支付或結算。
第八條分發
辦公用品原則上由公司統一採購、分發給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行採購。在這種情況下，行政部門有權進行審核，並且把審核結果連同申請書一起交付監督部門保存，以作為日後使用情況報告書的審核與檢查依據。
第二章報廢處理
第九條報廢與更換處理
1、對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。
2、報廢成立後才能給予新的辦公用品。
3、報廢品必須符合《辦公用品報廢審核規定》
第三章辦公物品的保管
第十條填寫清單
所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。
第十一條保管
必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。第十二條印刷品與紙張管理
印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領用的數量隨時進行記錄並進行加減，計算出餘量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。
第十三條持有量調查
必須對總公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品持有量進行調查。調查方式是，定期對每月領用量、使用量以及餘量作出統計，向上報告。行政部對報告進行核對，檢查各部門所報統計數據是否與記錄相一致。最後把報告分部門進行編輯保存。
第四章對辦公物品使用的監督與調查
第十四條調查內容
對公司各部門進行調查，調查內容包括：
1、核對用品領用單據與用品清單。
2、核對用品申請書與實際使用情況。
3、核對用品領用清單與實際用品清單。
公文管理制度 篇6
第一條目的：
為增強公司公文的印製、呈批、傳達及管理的規範性，特制定本實施細則。
第二條適用範圍：
適用與公司的內部呈文和外來公文。
第三條管理許可權：
行政辦公室第四條公文的管理程式：
1.公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔等事項。
2.收文管理程式：
(1)公司收文的範圍：各級政府來文、行業管理部門來文以及其它單位來文。
(2)行政辦公室負責公司所有收文的簽收、登記造冊及統一管理，按照總經理批准及時交由相關部門承辦，並及時跟蹤、反饋承辦結果。
(3)公司外來檔案凡屬公司領導親收件，應及時送交收信人本人。
(4)需承辦的公司收文，由辦公室交由承辦人，承辦人需按規定迅速辦理，不得拖延；如需兩個或兩個以上部門共同承辦的，部門間應做好協調工作，儘快辦理。
(5)如需進行收文轉辦的，應由第一承辦人及時轉辦和催辦，以確保公司收文的事項及時落實。
(6)各部門因外出開會或通過其它渠道直接收到的收文性質的檔案，應及時送達辦公室登記存檔，並按上述程式閱辦。
3.內部呈文管理程式：
(1)凡以公司名義的發文，均由行政辦公室統一登記管理，並填寫統一的文頭紙。
(2)所發公文原則上應一文一事。
(3)一般不可越級行文，確需越級行文時，應同時抄報被越級的部門或人員。
(4)發文文稿應由主辦部門擬定，報總經理審批後，由行政辦公室承辦。
(5)公司內部公文的發布，均由行政辦公室以規定格式統一發布。下發給個別部門的公文，應履行簽收手續。4.公司公文的行文要求：
(1)擬定公文時，應按公司規定文種擬定，文頭紙須符合公文規範，並使用電腦列印稿，做到用詞恰當、標點準確，言簡意賅。
(2)公文格式：公司公文由發文的文號、簽發人、標題、正文、附屬檔案、印章、發文時間、主送單位等組成。(3)公司發文統一編號：
(4)公司發文落款應標註公司全稱：
(5)公司發文時間：由公司總經理簽發的公文，以其簽發日期為準；經公司會議、總經理辦公會討論通過的公文，以通過日期為準；公司性法規公文，以總經理批准日期為準。
公文管理制度 篇7
一、公文的辦理
（一）簽收、整理、登記
所有收文實行辦公室“一個口子”進，送達檔案的簽收、檔案交換、所收信函均由專人簽收。所有收文經簽收人整理登記，並附公文處理標籤。
（二）擬辦、分發
經整理的檔案由辦公室主任提出擬辦意見後呈送委領導批辦。
（三）批辦
檔案分發後，無特殊情況，委領導應於一個工作日內簽示處理意見。
（四）傳送
根據主要領導批示，由辦公室登記批示意見後，分別送承領導班子成員及各科室，閱文人簽字後，及時返還辦公室。檔案如需留存由辦公室複印保留，檔案原件需交辦公室存檔。
（五）承辦
承辦單位應將所承辦檔案進行登記，以方便跟蹤檔案辦理進度，並根據領導批示和檔案內容要求辦理，辦理結果及時反饋。
（六）催辦
規定期限辦理和回復的，辦公室需單獨登記，並定期催辦。
（七）存檔
辦理完畢的檔案由辦公室暫存，每年向縣檔案局移交一次。
（八）檔案的複印、借閱。借閱一般檔案應履行借閱手續，借閱保密檔案應由分管領導簽署意見，所有借閱檔案應按時歸還。秘級檔案不得複印。
二、發文管理
業務性檔案由相關科室負責擬稿，綜合性檔案由綜合科負責擬稿；科室擬稿件需經分管負責人進行核稿，報主要負責人簽發。簽發後的公文送辦公室進行登記編號。辦公室負責對所有發文的審核，對發文對象、字型、字號等按公文發文規範格式進行把關，檔案印製後統一繕印，用印後的檔案應保留兩份隨擬稿封面、草稿、清稿、相關附屬檔案材料一起由辦公室留存，同時保存電子文檔。
公文管理制度 篇8
公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效、準確、及時、安全。根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等規定，結合實際，制定本規定。
一、公文處理應遵循的一般原則
（一）使用法定的公文文種制發公文。即以黨的機關使用的14種公文種類和國家行政機關使用的13種公文種類制發公文。
（二）使用規定的公文格式制發公文，制發公文時，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、列印與裝訂格式。
（三）遵守行文規則。在行文時，要堅持注重實效、“少而精”、黨政分工、根據隸屬關係和職權範圍確定行文關係、聯合行文的機關必須是同級等規則。特別在辦理請示行文時，要堅持請示事項必須協調一致、只寫一個主送機關和一文一事的原則，不得在報告等其它非請示公文中夾帶請示事項和直接向領導個人報送公文。
二、發文辦理
（一）發文辦理的一般程式
發文辦理的程式包括：草擬、審核、簽發、登記、覆核、列印、分發、傳遞等工作。
（二）公文草擬的要求
1、符合黨的路線、方針、政策和國家的.法律、法規及上級機關的指示，準確地體現本局工作意圖，並同現行有關公文內容相銜接。
2、全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施等切實可行。
3、觀點明確，情況屬實，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。
4、人名、地名、時間、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，引用公文應先引標題，後引發文字號；漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家的有關規定。
5、開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，用詞規範，文風端正，文種格式正確，層次序數準確。
6、起草公文時，對涉及其它部門職權範圍內的事項，應當主動協商，徵求意見。
7、起草重要公文應當由局領導或部門負責同志親自主持、指導，進行調查研究和充分論證，徵求有關部門意見。
8、代擬起草公文時，應嚴格代擬稿質量，嚴格控制檔案篇幅，嚴格報送程式和完善報送材料。
（三）公文審核的要求
1、凡以本局名義制發的檔案，在送局領導正式簽發前，必須填寫公文稿審簽單，經承辦科、室分管領導核稿，送辦公室主任審核文種、格式，並提出是否公開、保密審查初步意見和發文文號。
2、核稿重點：觀點和內容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法規，是否完整、準確地體現中央、省、市、市質監局和區委、區政府以及本局的意圖，是否符合實際，並同現行有關檔案內容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實可行；涉及有關業務部門的事項是否經過協商並取得一致意見；關鍵用詞是否規範；行文是否準確；文字是否精煉；邏輯是否嚴密；結構是否嚴謹；是否確需行文或聯合行文。
3、由其它單位主辦與我局聯合發文，由有關科室審改後，按我局檔案審核、簽批程式辦理。
（四）公文簽發要求
公文必須由局領導人或其授權的局領導簽發，公文一經簽發即成為定稿生效。會簽時，在送簽過程中逐個送簽，不要遺漏。
（五）公文登記要求
擬發公文經簽發後，需進行登記，包括填寫公文標題、發文字號、簽發人，按經領導審定的印發範圍和存檔要求確定公文印發份數等。
（六）覆核、列印、分發、傳遞的要求
辦公室要對公文的審批手續、文種、格式、內容等進行再次覆核，經覆核如需對涉及內容的實質修改時，必須報請原簽發領導複審。列印要做到準確、及時、安全、保密，用印規範、正確。分發、傳遞應做好登記，按分發、傳遞範圍進行分發，傳遞密級檔案時，嚴格執行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時存檔。
三、收文辦理
收文辦理一般程式包括：簽收、登記、擬辦、分發、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。
收文的簽收、登記及擬辦統一由局辦公室負責，並提出擬辦意見，電報和急件要做到隨到隨送。簽收時應逐件清點，標註簽收時間，如發現問題，須及時向發文機關查詢並採取相應處理措施。登記時，應按照發文機關分類要求，對檔案逐一登記，登記內容為：公文標題、密級、發文字號、發文機關、份數、收文日期、收文序號等。
辦公室負責將收文按擬辦意見送局領導閱批。急閱件應隨送隨批，傳閱件一般應在三日內閱批。凡經辦公室登記並送局領導閱批的檔案，局領導閱批後，應送回辦公室，辦公室按照局領導的閱批要求分送有關科、室、隊辦理，並根據局領導的閱批意見及時提醒相關科、室、隊按時限要求辦結。
傳閱（傳批）時，辦公室應根據局領導批示或授權，按照程式將公文送有關局領導閱知或批示，傳閱公文時按照局領導排序由前向後遞送，傳批時按照局領導排序由後向前遞送。傳閱、傳批時應隨時掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。
催辦時，辦公室應對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或重要公文及時催辦，對一般公文定期催辦，並及時向局領導反饋辦理情況。
注辦時，承辦人員在公文辦理完畢後，應在檔案處理單作簡要註明，註明發文日期與發文字號，承辦人姓名與辦理結果等，以便管理和查考。
四、公文網上交換與電子公文管理
（一）公文網上交換的範圍
以局名義制發需報送的非涉密公文。
（二）電子公文的接收與管理
1、辦公室接收電子公文時，應當對公文的傳送部門、公文的完整性和體例格式等進行校對，確認無誤後方可接收。
2、辦公室應當及時接收電子公文，電子公文接收後，應列印成紙質檔案，按收文辦理的要求進行公文處理，並進行電子簽收。
3、嚴格保密，不得向無關人員透露電子公文操作程式或提供電子印章軟碟等相關設備和軟體，並定期更換公文網上系統用戶口令。
4、指定專人管理和維護用於公文網上交換的計算機及其相關設備，嚴禁接入國際網際網路和政務外網。
公文管理制度 篇9
一、目的
使辦公用品管理制度化、規範化、合理化，實現計畫採購、計畫領用，控制發放，降低成本。
二、範圍
適用於天津中信置業有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。
三、辦公用品的發放
1、各部門根據部門及個人需要填寫《辦公文具用品申領單》，並指定專人負責此項工作。辦公室於每周一進行辦公用品的發放，除特殊情況外，其他時間不予領取。
2、《辦公文具用品申請單》必須經各部門負責人和辦公室負責人簽字後方可領貨。
3、公司各部門要嚴格按本部門提交的《辦公文具用品申領單》按公司定額進行領取，特殊情況要附加申領說明。對超計畫領取，辦公室將不給予發放。
4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅持原則，秉公辦事，嚴格掌握辦公用品的發放範圍、發放數量，物品發放均由領用人簽名。
5、管理人員請假、休假或因事不在崗時，由辦公室主任或其指定人員代管。
四、辦公用品的管理
1、辦公用品由辦公室統一管理，由庫管統計、掌握文具的領用狀況，有效地進行費用控制。
2、屬於部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管；個人使用的辦公用品，由個人保管。如遺失應由部門或個人賠償或自購解決。
3、庫房內禮品等貴重物品的領用，需經主管負責人同意，庫管人員不得擅自動用。
4、辦公室對必須及耗用量大的文具，採取酌量庫存的辦法。
5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進貨、發貨、存貨明細進行匯總月報。
五、辦公用品定量
筆、筆芯：每位管理人員每月不超過1支。
衛生紙：每位管理人員每月不超過2卷。
雙面膠、膠布：部門每月各2卷。
膠水：每部門每月不超過2瓶。
曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。
一次性紙杯：有關部門每月不超過2包。
複印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。
電池：有關部門每月不超過4節。
色帶：部門每月不超過2根。
備註：物品按月申領，即每次領用為當月需求量。個別部門定量過低經確認後另做調整。
公文管理制度 篇10
一、總則：
1、為加強公文流轉管理，運用現代計算機技術，使公文處理進一步規範化、制度化、科學化、程式化，提高公文處理質量和工作效率，結合我校實際情況，特制定本辦法。
2、公文處理應當堅持實事求是、精確、高效的原則，做到及時、準確、安全。
3、根據我校實際，適用公文流轉管理的公文主要種類有：上級來文、教育局網上檔案、學校有關檔案材料的上輸等
4、對上述公文的流轉、記載、歸檔、銷毀等工作由辦公室專人實行檔案收轉登記薄登記管理或計算機專人管理。
5、公文的原件應當保存完好，重要的公文原件應當通過現代技術手段在計算機中予以備份。
二、收文管理：
1、收文及其處理工作應當做到從辦公室口子進，從辦公室口子出。
2、外部公文由辦公室接收，及時做出內部流轉處理意見，並在檔案收轉登記簿上予以登記。
3、本校其他部門接收的公文，應當先送交辦公室予以書面登記後，再予辦理。
4、外部公文初始目錄檔案收轉登記薄登記內容包括：
1）收文登記系統自編號；
2）收文時間（年/月/日）；
3）來文單位；
4）來文自編號、批件登記號；5）公文標題；
5、公文處理完畢，具體承辦部門應當將處理意見、處理過程及處理結果交由辦公室予以登記。
6、公文處理過程及處理結果登記內容包括但不限於：
1）辦公室擬辦意見；
2）其他處室處理意見；
3）校領導批覆、處理意見；
4）最後處理結果。
7、公文處理完畢，應當整理歸檔，歸檔去處及編號應當在檔案登記薄中登記。
8、重要的公文原件應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，並與相應的電子登記目錄建立超級連結，以備將來快速查詢。
三、發文管理
1、凡由本校各部門起草，須加蓋本校公章的公文應當由辦公室實行嚴格的計算機登記管理。
2、發文計算機登記內容包括：發文登記系統自編號、擬稿部門、擬稿人、簽發人、發文單位、發文字號、發文時間、發文標題、發文類別、抄送抄報單位、發文份數、發文主題詞、其他。
3、重要的發文原件審批稿應當予以掃描歸入計算機中予以數據化保存，並與相應的'電子登記目錄建立超級連結，以備將來快速查詢。
四、檔案銷毀
1、不具備歸檔和存查價值的公文經負責人批准，可以銷毀。公文的銷毀，需進行登記並由專人監銷，確保不錯銷、不漏銷。
2、銷毀的公文目錄應當予以保存，以備查詢。
五、附則
1、本管理辦法由校長室負責解釋。
公文管理制度 篇11
1.為使公司(以下簡稱公司)公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高工作效益和辦理公文質量，結合公司實際，特制訂本管理規定。
2適用範圍本規定適用於公司機關、分子公司及各單位。
3規範性引用檔案
下列檔案中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用檔案，其隨後所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協定的各方研究是否可使用這些檔案的最新版本。凡是不注日期的檔案，其最新版本適用於本標準。 《國家行政機關公文格式》
《集團公司機關公文處理辦法》
《集團公司公文管理辦法》
4職責
4.1經理(黨委)辦公室負責公司機關部門公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導工作。
4.2各分子公司辦公室或相關部門負責本單位公文管理工作。
4.3公司主要領導負責公文的審閱簽發工作。
4.4行文部門負責公文的擬辦和發文手續辦理工作。
4.5公司檔案室負責公文的歸檔指導工作;按歸檔範圍，督促檢查、指導工作。
5活動描述
5.1管理原則
5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達、貫徹、落實黨和國家的路線、方針、政策，請示和報告問題，批覆和部署工作，商洽和交流情況的重要工具。
5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關聯、銜接有序的工作。公司經理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門，負責公司的公文處理工作，並負責指導公司分子公司和機關部室公文處理工作。
5.1.3公文處理必須堅持實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安全，統一收發、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷毀。
5.1.4公文處理必須嚴格執行國家和企業有關保密法規，確保國家秘密和企業商業秘密安全。
5.2管理內容
5.2.1公文種類
5.2.1.1通知：用於轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位公文;傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項;任免和聘用人員。
5.2.1.2通報：用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
5.2.1.3報告：用於向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見，答覆上級詢問的事項。
5.2.1.4請示：用於向上級請求批示、批准的事項。
5.2.1.5批覆：用於答覆下級單位的請示事項。
5.2.1.6決定：用於對重要問題或重大行動做出安排及決策。
5.2.1.7意見：用於對重要問題提出見解和處理辦法。
5.2.1.8會議紀要：用於記載和傳達會議情況和議定事項。
5.2.1.9函：用於不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
5.2.1.10公告：用於向公司內外、國內外宣布重要事項。
5.2.2公文格式
公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發文字號、簽發人)，主體(標題、主送機關、正文、附屬檔案、印章、成文時間、附註)，版記(主題詞、抄送單位、印發單位和日期)三部分組成。
5.2.2.1密級和緊急程度
涉及國家機密和商業經濟秘密的公文，標明密級。涉及緊急事項的公文，標明緊急程度。
5.2.2.2文頭
用發文單位全稱或規範化簡稱;分為公司、部室、子公司三類文頭。
5.2.2.3發文字號
包括單位代字、年份、序號、形式為“代字[年份]序號”。公司文頭髮文代字為“黨發，”，部門文頭髮文代字為“A字”(A為部室代號，包括民眾組織);子公司文頭髮文代字為“B發。年份用四位阿拉伯數字，序號為該代字流水號。聯合發文只標明主辦單位代字、序號。
5.2.2.4簽發人
上行文應註明簽發人，簽發人一般應為單位主要領導。
5.2.2.5標題
準確簡要概括公文主要內容，並可表明公文種類。
5.2.2.6主送機關
公文的主要受理機關，用全稱或規範化簡稱、統稱。
5.2.2.7附屬檔案
如有附屬檔案，標明名稱。附屬檔案說明在正文下空1行、左空2行字進行標識。如：
附屬檔案：1.
2.(後面不加標點符號)
5.2.2.8印章除會議紀要外，各文種均加蓋印章;印章應與文頭相符。
5.2.2.9成文時間
以負責人簽發日期為準。
5.2.2.10附註
公文如有其他需要說明的事項，應加附註，用括弧括起位於成文時間下一行居左空2格加圓括弧標識;上行文應在附註中註明聯繫人姓名和電話。
5.2.2.11主題詞
按照《集團公司公文主題詞表》標註;同時結合企業實際，規定五種自由詞作為主題的補充，包括公文中關鍵的人名、單位(地)名、產品名、項目名、裝置(設備)名。主題詞不能超過5組。
5.2.2.12抄送單位
公文如需除主送機關外的其他機關知曉或執行，應註明抄送單位;抄送單位名稱應使用全稱或規範化簡稱、統稱。
5.2.2.13印發單位和日期
標明主辦單位全稱或規範化簡稱以及印發時間。
5.2.2.14印刷和裝訂
公文採用國際標準A4型紙張雙面印製，左側裝訂。
5.2.3行文規則
5.2.3.1行文應當確有必要，注重效用。
5.2.3.2公司機關各部門根據職權範圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位範圍內行文，不得對外正式行文。
5.2.3.3向上級機關行文，應主送一個上級機關，如需其他上級機關閱知，可以抄送;公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份檔案交公司經理(黨委)辦公室存檔，然後再將兩份檔案送上級辦公室閱批。
5.2.3.4一般不得越級請示或報告;除生產事故、大型集體上訪、突發事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時機將造成損失，經公司領導指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時，應抄送被越過的上級機關。
5.2.3.5 “請示”和“報告”在公文中不能並用;“請示”應一文一事;報告中不得夾帶“請示”事項。
5.2.3.6除本《規定》規定的公文種類以外，工作要點、活動方案、計畫等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發。
5.2.4發文辦理
5.2.4.1發文辦理是指制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、覆核、繕印、校對、用印、登記、分發等程式。
5.2.4.2草擬公文應當做到：
a.符合國家的法律、法規和企業有關規定，遵循上級機關的指示精神，完整、準確地體現發文機關的意圖;
b.全面、客觀反映情況，提出的政策、措施切實可行;
c.觀點明確、條理清楚，結構嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞規範，標點正確;
d.人名、地名、數字、引文準確;引用公文應先引標題後引發文字號;引用外文註明中文含義;日期寫明具體年、月、日;
e.結構層次序數為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;
f.根據行文目的和發文機關職權選擇適當的文種;
h.公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序號和在詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字;
i.應使用國家法定計量單位;
J.文中使用非規範化簡稱，應先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應在第一次出現時註明準確的中文譯名;
k.公文書寫稿紙要乾淨耐用，書寫字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、原子筆和彩筆書寫;用計算機列印的，排版要規範。
5.2.4.3行文前，應填寫發文稿紙，標明起草人，主送機關和公文標題。
5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負責人進行審核。公文的簽發，凡以公司(子公司)名義報送上級機關或下發的'涉及全局工作的重要公文，都要由主要領導簽發;涉及專項或某一系統工作的公文，由分管領導簽發。需要會簽的聯合行文，應在會簽欄註明會簽部門;簽發或會簽應署姓名和日期。
5.2.4.5審核、簽發或會簽公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側裝訂線外書寫。
5.2.4.6公文不準翻印，經辦公室批准，可以複印或翻印。
5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門職權範圍內的問題，主辦部門應當與有關部門協商，取得一致意見後方可行文。
5.2.4.8公文送負責人簽發前，應先經起草部門負責人核稿、把關、簽字，然後由辦文單位(部門)送經理(黨委)辦公室進行審核，最後呈送公司(子公司)相應領導簽發。經理(黨委)辦公室審核的重點是：
a.是否確需行文，行文方式是否妥當;
b.是否符合黨的路線、方針和政策，是否符合國家法律、法規和企業的有關規定，是否符合上級有關精神和本單位實際;
c.是否符合行文規則，公文的諸要素如人名、地名、產品名、裝置名、單位部門名稱、時間、數字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準確、恰當，文字、標點符號及文種使用、公文格式是否符合本《規定》的規定;報批手續是否符合規定;核稿、會簽等手續是否齊備。檔案中的數據、計量單位，由辦文單位領導把關。
5.2.4.9對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。
a.文字質量存在問題，如文字修改量不大，由經理(黨委)辦公室負責修改;需要做重大修改的，由擬搞部門修改後再報審;
b.違反公文辦理程式的，由擬稿部門補辦;
公文管理制度 篇12
第一條總則
1.山東物業管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業單位之間以及公司內各部門之間，建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規範化，特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準確、及時、安全。
3.各類文稿均應符合公文規範，做到公文種類正確，標題完整，格式規範，內容簡明，措辭妥當，傳送單位清楚，附屬檔案齊備。
4.一般不能越級行文，呈報的公文應一文一事，正式行文及簽署契約的應使用公司或項目名稱全稱。
第二條公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發文對象，分為對外行文和內部行文；
2)按是否編號，分為編號文和不編號文；
3)編號文按刊印方式，分為公司發文和內部刊物；
4)按公文保密等級，分為絕密、機密、秘密三種，其他為一般檔案。
絕密:公司董事長簽發的相關檔案；
機密:公司副總經理簽發的相關檔案；
秘密:在公司一定範圍內執行、下發的其他檔案；
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經部門經理以上級領導批准；
2)開具的介紹信要有編號並加蓋騎縫章；
3)不允許開具空白介紹信；如確有必要，須徵得公司領導授權人同意；
4)介紹信存根應妥善保管、歸檔；
5)因情況變化，介紹信領用人沒有使用介紹信，應即退還；
6)如若發現介紹信丟失，領用人應立即向部門經理或辦公室報告，及時採取相應措施；
3.內部出版物
內部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編髮、採用自定刊頭和單獨編號。(如:山東物業管理有限公司內刊、客戶通訊)
4.不編號文的範圍
1)有關公司內部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知；
2)由個人署名(註明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發出的非正式函件；
3)非正式對外發出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿；學術性、知識性資料；其他非正式材料；
5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。
第三條收(發)文
1.實行收、發文登記管理制度。需要分別記入收、發文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的檔案和傳真等；
2)發文類:公司下發的檔案，寄出的商務信函、以公司名義下發或對外發出的商務傳真以及需由辦公室轉發到各部門、各項目的`傳真；
2.公文傳真的收、發(除各部門可自行傳送的傳真)均由前台負責；
3.除急件外，前台每日下午3:00前將各部門提交的需傳送的信件匯總發出；
第四條公文格式
1.凡以山東物業管理有限公司的名義對外、對內發出的正式公文，一律採用公司統一印製的公文紙；
2.公司內部行文採用統一印製的內部聯絡單；
3.各部門對總經理呈送的報告，採用統一印製的呈報批示單；
4.公文一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附屬檔案、印章、發文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附屬檔案，應在正文之後註明附屬檔案名稱和順序；
5.公文紙一般用a4型，左側裝訂；
6.字型字號選用:
公文版頭為小初號加黑宋體字；
公文大標題選用二號(小二號)宋體字；小標題選用三號宋體字；
公文正文、抄送、抄報、印發說明、附屬檔案說明等均採用四號宋體字；
密級採用三號黑體字。
第五條公文辦理
1.草擬公文
1)首頁要使用公司統一的公文格式；
2)人名、地名、數字、引文要準確。時間應寫具體的年月，年份要寫全，統一用漢字書寫，如20__年五月八日；
3)公文中的數字，除發文字號、統計表、計畫表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數字的使用要保持前後一致。
2.會簽
1)會簽是指對草擬的公司重要檔案，由公司各級相關領導進行審閱，在檔案會簽單提出意見，反饋檔案起草部門進行修改後下發；
2)凡以公司名義向公司內各部門發出的規章制度、決定、決議等，在正式下發前必須先經過公司領導會簽；
3)凡對外發出的正式函件，如內容涉及具體專業事務時，應由涉及的專業部門負責人會簽；
3.行文字號
1)5.3.1公司:魯xx字[20xx]第號
2)5.3.2直屬部門:魯x字[20xx]第號
x為直屬部門代字，具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經營管理部---經、保全部--保、環境服務部--環
簽發公文必須經過發文單位負責人簽發。以各部門名義行文的公文，由各部門負責人簽發。以公司名義發出的正式檔案，必須經過總經理或其授權人簽發。
4.執行
1)辦公室負責將以公司名義發出的公文複印一份送執行單位辦理，公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存複印件)；
2)繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數準確；
3)對於不符合要求的公文，監印人可不予蓋章；
4)封發公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要註明要求；
5)公司發出的規章制度、決議、決定、通知、會議紀要等檔案，收文部門必須在檔案簽收單上籤字，並交公司辦公室存檔備查。
第六條公文歸檔
1.任何以公司、項目名義簽發的公文正本均需交辦公室歸檔存查；
2.若辦文部門必須使用正本時，可暫時借出，使用後歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔複印件；
3.存檔檔案按照檔案管理規定執行，保存期滿列表報準監銷；
4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發文由部門指定專人負責歸檔、保管複印件。個人不得保存應存檔的公文。
第七條責任
1.簽發人對公文主題和內容承擔領導責任。會簽人對公文專業內容承擔專業技術責任；
2.辦文部門負責人應對所經辦的公文內容認真審查、核對，應承擔相應的管理責任和連帶責任；
3.擬稿人應全面領會辦文要求，並具備準確表達這一要求的專業知識和寫作能力，對公文內容承擔直接責任；
4.校對人以原稿為根據，應做到校對字跡清晰，每次校對的錯漏率應小於1‰，對發文中出現的校對錯誤承擔直接責任。
第八條附則
公文管理制度 篇13
為提高公文工作質量，強化公文收發的程式化管理，促進公文處理工作規範化、制度化、科學化，特制定本管理制度。
公文管理由辦公室負責，分為收文管理和發文管理兩部分：
一、收文管理
（一）傳送來的檔案資料，由辦公室統一接收，登記和保管，傳送領導個人的檔案、資料、信函，辦公室要及時送達。
（二）處理各類來文，嚴格按程式辦理，隨到隨辦，急件急辦，防止檔案積壓和逾期不辦。
（三）領導閱文後，要在處理單上批簽意見或明確辦理責任人，並簽名。
（四）辦公室負責督促領導批辦事項的落實，及時將辦理結果向領導反饋。
（五）檔案處理完畢後，要及時歸檔。
二、發文管理
（一）公文制發的基本要求
1、所有公文以運管所人秘股的名義制發，要求嚴謹、規範，符合國家法律法規、方針政策和上級機關的檔案精神。
2、發文目的要明確，依據充分，概念準確，文字簡潔，與本單位的管轄範圍和許可權相適應，不得超越權力界限和範圍行文。
3、公文必須使用國家法定的規範漢字和計量單位，不得使用異體字和不規範的繁體字、簡體字。撰寫、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。
4、公文制發的具體方法、程式、行文規則及文種格式等，要嚴格遵守相關規定。
（二）公文制發程式
相關股室（擬稿）→辦公室（核稿）→主管領導（會簽或簽發）→主任（簽發）→辦公室（編號等）→相關股室（列印樣稿）→辦公室（覆核樣搞）→相關股室（印製）→相關股室（傳送）→辦公室（存檔）
（三）公文的草擬和審核
1、草擬公文。股室業務性公文由有關業務股室擬稿，並按照程式將草擬稿送辦公室核稿，草擬文稿，要求字跡端正、清晰。
2、辦公室核稿時，審核確定是否需要行文，文稿的內容是否正確，公文文種及發文級別是否適當，檔案格式及語句是否準確，傳送範圍和機密等級，緊急程式是否適當，做好發文的基礎工作。未經辦公室核稿的文稿，原則上領導不予簽批。
（四）公文的送審和簽發
1、辦公室核稿由辦公室負責文字工作的同志或辦公室主任負責，核稿後的文稿，送分管領導審簽。
2、發文文稿按以下辦法送領導審簽：
①檔案內容屬於方針、政策、原則範圍內的'或其他事關全局的，送主任簽發.②領導簽發公文，應當簽署明確意見、姓名和具體時間。③公文要按規定時間審簽、傳遞，一般檔案在一位領導手中不超過2天，緊急公文不在領導手中過夜，特急公文、秘密公文由辦公室派出專人傳遞送簽。
（五）公文的印製與傳送
1、經領導簽批同意發文的公文稿，由辦公室負責進行覆核，在覆核中發現不妥或有疑問的，應及時報告簽發檔案的領導，建議更改，但核稿人不能擅自作主修改。
2、檔案覆核定稿後，由辦公室按程式進行登記編號，確定印刷份數，安排打字、校對、印刷、蓋章和分發。在校對中如發現原稿在內容、格式、文字、傳送範圍等方面有疑問或錯誤，應及時通知核稿者，建議其糾正，並按程式批准。
3、單個股室的業務性公文由業務股室分發，事關全局或涉及多個股室的公文由辦公室分發。檔案分發要及時、準確、安全；分發密級檔案時，要按機關保密工作規定，將分發對象、份數登記清楚，防止失密泄