會展項目策劃書 篇1
各館根據自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長知識、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關懷--毛澤東、鄧-小-平、江-澤-民等黨的三代主要領導視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦……
一、參加範圍
全省120家博物館紀念館，重點是71家免費開放的博物館紀念館。
二、活動內容
(一)舉辦革命文物陳列展覽
各館根據自身藏品情況，舉辦豐富多彩的革命文物專題陳列展覽，滿足廣大觀眾特別是青少年增長知識、接受教育的需要。省博物館將舉辦《親切的關懷——毛澤東、鄧-小-平、江-澤-民等黨的三代主要領導視察安徽省博物館特展》，安慶市博物館將舉辦《光輝歷程——陳獨秀等黨的早期革命志士在安慶活動史跡展》，涇縣新四軍軍部舊址紀念館將舉辦《中共中央東南局史料陳列展》，同時繼續完善《新四軍軍史陳列》。
(二)送展進機關、進學校、進社區、進軍營
各博物館紀念館利用“三下鄉”和文藝演出等活動，將本館具有代表性的革命文物實物、圖片、史料等製作成圖文並茂的展板，送展進機關、學校、社區、軍營，同時為觀眾講解。省博物館將製作《沒有就沒有新中國》、《陳毅的壁詩——解放南京》、《時代的楷模——沈浩》等展板，送展進合肥市公安局、安農大、安三孝光明街道、解放軍電子工程學院等。同時組織“革命文物宣講小分隊”，走進永紅路國小、合肥工業大學、武警指揮學院、江汽集團、蜀山監獄等進行宣講，宣講內容有“領袖的風範”、“老政治犯——小蘿蔔頭”、“傳奇將軍李克農”等，並定期向來館參觀的觀眾特別是青少年進行宣講。淮南市博物館將製作《淮南革命史跡展》送到礦區展覽。懷寧縣博物館開展“送展進校園——走進石牌”活動。青陽縣博物館配合文化下鄉活動開展送《青陽革命史跡展》進廣嘗社區和鄉村巡展活動。
三、時間安排
2月制定方案並發文部署
3—4月各館制定陳展方案，各市制定工作方案並上報
5—6月各館施工製作展覽、展板
7月陳列展覽對外開放
8—9月送展進機關、學校、社區、軍營。
會展項目策劃書 篇2
一、會展預備階段的文案的概念：
會展預備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預先準備階段涉及到的所有文本文案。
二、會展預備階段的文案種類：
一般來說，會展預備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計畫、觀眾邀請函、參展契約、展出工作方案、展會費用預算表、展會宣傳推廣計畫、廣告文案等。
第二節 會展預備階段的文案寫作
一、《展會立項策劃書》的寫作
(一)《展會立項策劃書》的概念：
所謂展會立項策劃，就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計畫舉辦的展覽會的初步規劃內容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構、展品範圍、辦展時間、展會規模、展會定位、招展計畫、宣傳推廣和招商計畫、展會進度計畫。現場管理計畫、相關活動計畫等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規劃、策略和方法，它是對以上各項內容的歸納和總結。
(二) 展會立項策劃書的內容結構：
一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內容：
1、辦展市場環境分析：包括對展會展覽題材所在產業和市場的情況分析，對國家有關法律、政策的分析，對相關展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。
2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構的組成、展品範圍、辦展時間、辦展頻率、展會規模和展會定位等。
3、展會價格及初步預算方案。
4、展會工作人員分工計畫。
5、展會招展計畫
6、展會招商計畫。
7、展會宣傳推廣計畫。
8、展會籌備進度計畫。
9、展會服務商安排計畫。
10、展會開幕和現場管理計畫。
11、展會期間舉辦的相關活動計畫。
12、展會結算計畫。
(三) 展會立項策劃書的寫作要求：
1. 展會名稱
展覽會的名稱一般包括三個方面的內容：基本部分、限定部分和行業標識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業標識是“出口商品”。
下面分別對這三個內容作一些說明：
· 基本部分：用來表明展覽會的性質和特徵，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節”等。
· 限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質。
展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。如第三屆大連國際服裝節、**年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達辦法裡，用“屆”來去示最常見，它強調展會舉辦的連續性。那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。
展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現，如第三屆大連國際服裝節中的“大連”。
展會名稱里體現展會性質的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區”等。如第三屆大連國際服裝節中的“國際”表明本展會是一個國際展。
· 行業標識：用來表明展覽題材和展品範圍。如第三屆大連國際服裝節中的“服裝”表明本展會是服裝產業的展會。行業標識通常是一個產業的名稱，或者是一個產業中的某一個產品大類。
2、展會地點
策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內容：一是展會在什麼地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什麼地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市裡舉辦。
策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設施和服務如何等因素。
3、辦展機構
辦展機構是指負責展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關單位。辦展機構可以是企業、行業協會、政府部門和新聞媒體等。
根據各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協辦單位、支持單位等。
主辦單位：擁有展會並對展會承擔主要法律責任的辦展單位。主辦單位在法律上擁有展會的所有權。
承辦單位：直接負責展會的策劃、組織、操作與管理，並對展會承擔主要財務責任的辦展單位。
協辦單位：協助主辦或承辦單位負責展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。
支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時間
辦展時間是指展會計畫在什麼時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統一的標準，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達幾個月甚至半年;但對於占展會絕大多數的專業貿易展來說，展期一般是3-5天為宜。
5、展品範圍
展會的展品範圍要根據展會的定位、辦展機構的優劣勢和其他多種因素來確定。
根據展會的定位，展品範圍可以包括一個或者是幾個產業，或者是一個產業中的一個或幾個產品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品範圍就很廣，如“廣交會”的展品範圍就超過10萬種，幾乎是無所不包;而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品範圍涉及到的產業就很少，就只有汽車產業一個。
6、辦展頻率
辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業的實際情況看，一年舉辦一次的展會最多，約占全部展會數量的80%，一年舉辦兩次和兩年舉辦一次的展會也不少，不定期舉辦的展會已經是越來越少了。
辦展頻率的確定受展覽題材所在產業的特徵的制約。我們知道，幾乎每個產業的產品都有一個生命周期，產品的生命周期對展會的辦展頻率有重大影響。
產品的投入期和成長期是企業參屜的黃金時期，展會的辦展頻率要牢牢抓住這兩個時期。
7、展會規模
展會規模包括三個方面的含義：一是展會的展覽面積是多少，二是參展單位的數量是多少，三是參觀展會的觀眾有多少。在策劃舉辦一個展會時，對這三個方面都要作出預測和規劃。
在規劃展會規模時，要充分考慮產業的特徵。展會規模的大小還會受到會觀眾數量和質量的限制。
8、展會定位
通俗地講，展會定位就是要清晰地告訴參展企業和觀眾本展會“是什麼”和“有什麼”，具體地說，展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發展展會的差異化競爭優勢，使自己舉辦的展會在參展企業和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。
展會定位要明確展會的目標參展商和觀眾、辦展目標、展會的主題等。
9.展會價格和展會初步預算
展會價格就是為展會的展位出租制定一個合適的價格。展會展位的價格往往包括室內展場的價格和室外展場的價格，室內展場的價格又分為空地價格和標準層位的價格。
在制定展會的價格時，一般遵循“優地優價”的原則，即那些便於展示和觀眾流量大的展位的價格往往要高一些。展會初步預算是對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預期以獲得的收入進行的初步預算。
在策劃舉辦展會時，要根據市場情況給展會確定一個合適的價格，這樣對吸引目標參展商參加展會十分重要。
10、人員分工、招展招商和宣傳推廣計畫
人員分工計畫、招展計畫、招商和宣傳推廣計畫是展會的具體實施計畫，這四個計畫在具體實施時會互相影響。
人員分工計畫是對展會工作人員的工作進行統籌安排。
招展計畫主要是為招攬企業參展而制定的各種策略、措施和辦法。
招商計畫主要是為招攬觀眾參觀展會而制定的各種策略、措施和辦法。
宣傳推廣計畫則是為建立展會品牌和樹立展會形象，並同時為展會的招展和招商服務的。
11、展會進度計畫、現場管理計畫和相關活動計畫
展會進度計畫是在時間上對展會的招展、招商、宣傳推廣和展位劃分等工作進行的統籌安排。它明確在展會的籌辦過程中，到什麼階段就應該完成哪些工作，直到展會成功舉辦。展會進度計畫安排得好，展會籌備的各項準備工作就能有條不紊地進行。
現場管理計畫是展會開幕後對展會現場進行有效管理的各種計畫安排，它一般包括展會開幕計畫、展會展場管理計畫、觀眾登記計畫和撤展計畫等。現場管理計畫安排得好，展會現場將井然有序，展會秩序良好。
展會相關活動計畫是對準備在展會期間同期舉辦的各種相關活動作出的計畫安排。與展會同期舉辦的相關活動最常見的有技術交流會、研討會和各種表演等，它們是展會的有益補充。
二、《展會項目立項可行性研究報告》的寫作
(一)《展會項目立項可行性研究報告》的概念
完成了《展會立項策劃書》，並不意味著該立項的展會就可以舉辦了。項目立項只是對舉辦什麼題材的展會和如何舉辦該展會提出了一個初步的意見，制定了一套初步的方案，至於該展會是否真的可以舉辦和該方案是否真的可行，還需要對該展會項目及方案進行可行性分析。可行性分析的結論及其他必須考慮的因素，才是決定最後是否可以舉辦該展會的最終依據。
《展會項目立項可行性研究報告》就是在對展會立項進行可行性分析的基礎上完成的研究報告。展會立項可行性分析是展會項目立項策劃的繼續。展會項目立項策劃主要是在掌握各種信息的基礎上，初步提出計畫舉辦的展會“是什麼樣的”;展會立項可行性分析則是在仔細研究各種信息的基礎上，深入分析舉辦展會立項策劃提出的“那樣的展會”是否可行，為最後是否舉辦該展會提供科學的決策依據。
如果展會立項策劃通過可行性分析，證明計畫舉辦展會的市場條件具備，項目具有生命力，各種執行方案策劃合理，項目在經濟上可行，風險較小且有一定的社會效益，就可以通過該展會立項策劃，決策舉辦該展會了。
(二)《展會項目立項可行性研究報告》的內容結構
《展會項目立項可行性研究報告》要對展會立項是可行還是不可行作出系統的評估和說明，並為最終完善該展會項目立項策劃的各具體執行方案提供改進依據和建議。因此，《展會項目立項可行性研究報告》主要包括以下幾項內容：
1、市場環境分析
(1) 巨觀市場環境：包括人口環境、經濟環境、技術環境、政治法律環境、社會文化環境等。
(2) 微觀市場環境：包括辦展機構內部環境、目標客戶、競爭者、行銷中介、服務商、社會公眾等。
(3) 市場環境評價：SWOT分析法，即內部優勢、內部劣勢、外部機會、外部威脅分析。
2、展會項目生命力分析
(1) 項目發展空間：即分析舉辦該展會所依託的產業空間、市場空間、地域空間、政策空間等是否具備。
(2) 項目競爭力：包括展會定位的號召力、辦展機構的品牌影響力、參展商和觀眾的構成、展會價格、展會服務等。
(3) 辦展機構優劣勢分析
3、展會執行方案分析
1)對計畫舉辦的展會的基本框架進行評估，具體包括：
(1)展會名稱和展會的展品範圍、展會定位之間是否有衝突。
(2)辦展時間、辦展頻率是否符合展品範圍所在產業的特徵。
(3)展會的舉辦地點是否適合舉辦該展品範圍所在產業的展會。
(4)在展會展品範圍所在產業里能否舉辦如此規模和定位的展會。
(5)展會的辦展機構在計畫的辦展時間內能否舉辦如此規模和定位的展會。
(6)辦展機構對展會展品範圍所在的產業是否熟悉。
(7)展會定位與展會規模之間是否有衝突。
2)招展招商和宣傳推廣計畫評估
(1) 招展計畫評估
(2) 招商計畫評估
(3) 宣傳推廣計畫評估
3、展會項目財務分析
(1) 價格定位
(2) 成本預測
舉辦一個展會的成本費用一般包括：
1)展覽場地費用。即租用展覽場館以及由此而產生的各種費用。這些費用包括：展覽場地租金、展館空調費、層位特裝費、標準層位搭建費、展館地毯及鋪設地毯的費用、展位搭裝加班費等。
2)展會宣傳推廣費。包括廣告宣傳費、展會資料設計和印刷費、資料郵寄費、新聞發布會的費用等。
3)招展和招商的費用。
4)相關括動的費用。包括技術交流會、研討會展會開幕式、嘉賓接待、酒會、展會現場布置、禮品、請展會臨時工作人員的費用等。
5)辦公費用和人員費用。
6)稅收
7)其他不可預測的費用
(3) 收入預測
舉辦一個展會的收入一般包括：
1) 展位費收入
2) 門票收入
3) 廣告和企業贊助收入
4) 其他相關收入
(4) 盈虧平衡分析
(5) 現金流量分析
1) 淨現值分析
2) 淨現值率分析
3) 獲利指數
4) 內部收益率
5、風險預測
(1) 市場風險
(2) 經營風險
(3) 財務風險
(4) 合作風險
6、存在的問題
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、改進建議
針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、努力的方向
根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
(三)《展會項目立項可行性研究報告》的寫作要求
《展會項目立項可行性研究報告》是辦展機構進行決策是否要舉辦該展會的重要依據，因此，《展會項目立項可行性研究報告》的寫作必須做到材料真實充分，分析客觀科學，判斷準確有理。
1、市場環境分析
市場環境分析是展會立項可行性分析的第一步，它是根據展會立項策劃提出的展會舉辦方案，在已經掌握的各種信息的基礎上，進一步分析和論證舉辦展會的各種市場條件是否具備，是否有舉辦該展會所需要的各種政策基礎和社會基礎。市場環境分析不僅要研究各種現有的市場條件，還要對其未來的變化和發展趨勢作出預測。使立項可行性分析得出的結論更加科學合理。
市場環境分析是從計畫舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項目生命力分析則是從計畫舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。
2、展會項目生命力分析
市場環境分析是從計畫舉辦的展會項目的外部因素出發來分析舉辦該展會的條件是否具備;展會項目生命力分析則是從計畫舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會是否有發展前途。分析展會項目的生命力，不是只分析展會舉辦一屆或兩屆的生命力，而是要分析該展會的長期生命力，即要分析如果本展會舉辦超過五屆以上，本展會是否還有發展前途的問題。
3、展會執行方案分析
展會執行方案分析是從計畫舉辦的展會項目的本身出發，分析該展會項目立項計畫準備實施的各種執行方案是否完備，是否能保證該展會計畫目標的實現。展會執行方案分析的對象是該展會的各種執行方案，分析的重點是各種執行方案是否合理、是否完備和是否可行。
需要強調的一點是，對展會基本框架進行評估，重點不是分析構成展會基本框架的某一個因素的策劃安排是否合理和可行，而是從總體上分析展會基本框架是否合理和可行。因為，儘管對構成展會基本框架的每一個因素的策劃安排可能是合理和可行的，但由這些因素所構成的展會基本框架從總體上看卻可能是不合理和不可行的。所以，要避免這種“個體合理，群體衝突”現象的出現，對展會基本框架進行評估就十分重要。
4、展會項目財務分析
展會項目財務分析是從辦展機構財務的角度出發，分析測算舉辦該展會的費用支出和收益。展會項目財務分析的主要目的是分析計畫舉辦的展會是否經濟可行，並為即將舉辦的展會指定資金使用規劃。
5、風險預測
從展會立項可行性分析的角度看，風險就是辦展機構在舉辦展會的過程中，由於一些難以預料和無法控制的因素的作用，使辦展機構舉辦展會的計畫和舉辦展會的實際收益與預期發生背離，從而使辦展機構舉辦展會的計畫落空;或者是即使展會如期舉辦，但辦展機構有蒙受一定的經濟損失的可能性。
6、存在的問題
包括通過以上可行性分析發現的展會項目立項存在的各種問題、研究人員在可行性分析以外發現的可能對展會產生影響的其他問題等。
7、改進建議
針對上述問題，提出對展會項目立項策劃的改進建議，指出要成功舉辦該展會應該努力的方向等。
8、努力的方向
根據展會的辦展宗旨和辦展目標，在上述分析的基礎上，針對存在的問題，提出要辦好該展會所需要具備的其他條件和需要努力的方向。
三、《參展說明書》的寫作
(一)《參展說明書》的概念
辦展機構在確定了展會的有關日期安排，指定了展會承建商、展會運輸代理和展會旅遊代理以後，就可以著手編制展會的《參展說明書》了。
《參展說明書》是辦展機構將展會籌備、開幕以及參展商參加展會時應注竟的其他問題彙編成冊，以方便參展商進行參展準備的一種小冊子。編制參展商手冊是展會籌備過程中的一項基礎性的工作。
(二)《參展說明書》包含的主要內容及寫作要求
從某種意義上講，參展說明書是幫助參展商進行參展籌備的綱領性檔案，也是辦展機構對展會布展、展覽和撤展等各環節進行有效管理的指導性檔案，參展商手冊所包含的內容涉及到舉辦展會的各個環節。
一般來說，參展說明書主要包括以下幾方面的內容：
(1)前言。主要是對參展商參加本展會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環節要自覺遵守本手冊的相關規定等。前言一般都很簡短，言簡意賅。
(2)展覽場地基本情況。包括展館及展區平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術數據等。繪製展館及展區平面圖時，要注意標明展館各種服務設施所在的位置、展區和展位劃分的詳細情況、展館內部通道和出人口等;在繪製至展館的交通圖時，要注意標明展館在該城市的具體位置、到展館可以利用的各種主要交通工具和交通路線、各指定接待酒店在該城市的具體位置等;對於該展覽場地的基本技術數據，要清楚準確地列出地面承重、館內通風條件、貨運電梯容積容量、展館室內空間高度、展館入口高度和寬度、展館的水電供應狀況等。對展覽場地基本情況的介紹。對於幫助參展商準確地找到展館和自己的展位，進而進行展位搭裝和布展有著很好的指引作用。
(3)展會基本信息。包括展會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅遊代理、指定接待酒店等。對於辦展時間，要具體列明展會的布展時間、開幕時間、對專業觀眾和普通大眾開放的時間、撤展時間、布展撤展加班時間等，對以上時間儘量精確到小時;對於辦展機構，要具體列明展會的主辦單位、承辦單位、支持單位和協辦單位等;另外，還要具體列明各辦展機構、展會指定承建商、指定運輸代理、指定旅遊代理、指定接待酒店等的詳細聯繫地址、聯繫電話、傳真和聯繫人，如果有網址和E—MAlL也最好能公布，以便參展商在需要的時候方便聯繫各有關單位。
(4)展會規則。就是展會要求參展商和觀眾等參加展會時所必須遵守的一些規章制度，包括：展會有關證件使用和管理的規定、展會現場保全和保險的規定、層位清潔的規定、物品儲藏的規定、現場使用水電的注意事項、現場展品銷售的規定、消防規定、智慧財產權保護規定、現場展品演示的注意事項等。展會規則是所有與會人員必須遵守的一些制度，對展會現場管理和維護現場秩序十分重要。
(5)展位搭裝指南。是對展會展位搭裝的一些基本要求和說明，主要包括標準展位說明和空地展位搭裝說明等。由於所有的標準展位的基本結構和配置都是一樣的，所以“標準展位說明”主要是對展位的標準配置作出說明，列明參展商使用標準展位的注意事項，
提出如果參展商需要增加非標準配置以外的其他配置的處理辦法等。
“空地展位搭裝說明”主要是對參展商搭建空地展位作出的一些規定和要求，如使用材料的要求、動火作業的規定、消防安全的規定和鋪設電線的規定等。層位搭裝指南對指導參展商順利、安全地搭裝展位和布展有較大幫助。
(6)展品運輸指南。是對參展商將展品等物品運到展覽現場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內運輸指南等。不管是海外還是國內運輸指南，都要對展品等的運輸方式和運輸線路、各種貨品的交運和檔案提交的期限、貨運檔案的準備和交付、收費標準、包裝、海關報關、回程運輸、可供選擇的自選服務等作出具體說明。展品運輸指南對幫助參展商及時安排展品等物品的運輸有較大的作用。
(7)會展旅遊信息。是對解決參展商及觀眾等參加展會期間的交通、吃、住、行等需要和展會前後的旅遊需要等作出的一些說明。會展旅遊信息要詳細地列出各指定接待酒店的檔次、協定優惠價格、地址、聯繫電話和傳真以及聯繫人、與展館的距離等，要列出海外觀眾和參展商入境的簽證辦法、會展期間及前後可供選擇的商務考察和觀光休閒旅遊的線路和安排等。會展旅遊信息主要是為了方便參展商及觀眾的日常生活服務的。
(8)相關表格。是有關參展商在籌展和布展過程中需要使用的各種表格，主要包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。展覽表格主要有貴賓買家服務表、聘請臨時服務人員申請表、額外工作證。
和邀請卡申請表、研討會和技術交流會申請表、刊登會刊廣告申請表等。
參展說明書編製成功以後，可以印刷成冊，在展會開幕前適當的時間寄給參展商，也可以將其內容發布在展會的專門網站上供參展商閱覽和下載，如果展會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。
(三)《參展說明書》的作用
《參展說明書》主要是為方便和指引叄展商順利進行籌展、布展、展覽和撤展等服務的，它不僅對參展商進行參展籌備有著十分重要的指引作用，也對辦展機構對展會的布展、展覽和撤展等各壞節進行有效的現場管理有很大的幫助和影響：
1、參展說明書對參展商的指引作用。參展商手冊分別對展覽場地、展會基本情況、展會規則、層位搭裝、展品運輸和會展旅遊等作出詳細的說明，參展商在得到參展說明書以後，就可以按照該說明書的指引對叄展的各項準備工作進行籌備，如安排展品的運輸、準備展位的搭裝材料和設計等;在展會布展現場，參展商將按該說明書的有關要求進行展位搭裝和布展，避免布展期間的盲目和違規;在展覽期間，參展商可以按該說明書的要求布置展品演示;在撤展期間，參展商可以按照該說明書的指引有條不紊地撤展;展會結束後，
參展商還可以按照該說明書的指引選擇適合自己需要的會展旅遊。在參展說明書的指引下，參展商可以更有效地準備和完成參加展會各工作環節的各項事務。
2、參展說明書對展會現場管理的作用。參展說明書對展會在籌展、布展、展覽和撤展期間的各項規定，不僅有利於指導各參展商按規定辦事，也有利於辦展機構按該手冊的規定監督展會現場的各種事宜，並按手冊的規定為參展商提供各種服務。參展商手冊是辦展機構對展會籌展、布展、展覽和撤展等環節進行現場管理的重要依據之一，它為展會各階段制定了大家必須遵守的行為規範，有利於辦展機構按此規範對展會各環節的現場進行管理。
3、參展說明書對觀眾的作用。除了對參展商的指引和對展會現場管理的作用外，參展說明書對展會觀眾也能起一定的作用。比如，手冊對展館平面圖、館內服務設施分布圖、交通路線、指定接待酒店和展會開放時間的說明，就對觀眾參觀展會有較大的幫助。
觀眾在展館交通路線圖的指引下可以更方便地達到展館，在館內服務設施分布圖的指引下可以找到自己需要的服務提供點，可以享受展會指定接待酒店的優惠價格待遇。在展會開放時間說明的指引下可以合理地安排自己的參觀時間等等。
一般來說，展會的觀眾有很大一部分是各參展商自己邀請來的，參展商一般都會將上述信息通知其邀請的觀眾，這樣，參展說明書對觀眾所起的作用將更大。
四、編制《參展說明書》的基本原則
從參展說明書所起的作用我們可以看出，參展說明書是展會籌備過程中的一個重要檔案。要讓參展說明書在展會籌備過程中切實地起到上述作用，在編制參展商手冊時，我們必須做到：
第一、實用。參展說明書所包含的內容必須是對參展商進行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用，或者是對辦展機構對展會籌展、布展、展覽和撤展各環節進行管理有較大幫助，或者對參展商邀請其老客戶來展會參觀有輔助作用，否則，該內容就不能進入參展商手冊。
第二、簡潔明了。參展說明書對各方面內容的說明和敘述應該簡潔，文字不要太多，篇幅不要太長，能說明問題就行;參展說明書對各方面內容的說明和敘述必須準確、具體，讓人看得明明白白，不能讓人看不懂，更不能讓人產生歧義。否則，在展會籌展、布展。
展覽和撤展等環節的具體執行中就會引起爭議，既不利於參展商展出，也不利於辦展機構對展會現場進行管理。
第三、詳細全面。對於參展說明書提到的各項內容要儘量詳細，如對布展和撤展加班時間的規定可以具體到小時和分鐘，對各種表格的返回最後期限的規定具體到某月某日等等，這樣更有
利於展會具體操作和管理;對於參展說明書提到的各項內容要做到沒有遺漏。
如對展覽場地基本情況的說明中，對展館人口的高度和寬度、對展館的地面承重能力、對消防的注意事項等要一一列明，不能遺漏，否則，現場操作就會出現問題，比如，如果沒有提到展館入口的高度和寬度，就有可能會使一些較大較長的物品進不了展館。
第四、美觀。參展說明書的排版和製作要美觀大方，印刷講究，儘量不要出現錯別字和其他印刷錯誤;參展說明書的製作和用紙與展會的檔次和辦展機構的品牌與聲譽相符，不能讓人產生不好的聯想。
第五、專業。參展說明書的遣詞造句要符合行業習慣和規範，要使用行業熟悉的語言，所涉及的術語要規範，不能想當然地使用一些行業比較陌生的詞語;內容編排要符合參展商籌展的籌備程式，不能讓他們翻來覆去地尋找自己需要了解的內容。
第六、國際化。如果展會是國際性的展會，或者展會有向國際化方向發展的打算，那么，參展說明書的內容編排和製作也要儘量做到符合國際參展商的需要，如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說明書，其翻譯一定要準確，因為海外參展商就是根據該說明書來籌備各項參展事宜的;如果翻譯不準確，將會給他們帶來極大的不便。
會展項目策劃書 篇3
酒會源於歐美。每逢節日慶典，社會名流嘉賓雲集的酒會頻頻出現，或於私人豪宅，或於豪華酒店。賓客身著盛裝在精彩的表演中中享受種種美酒美食。酒會已成為上流社會人士展示成功，享受休閒，擴大社交的平台。同時更是知名企業商家招待貴賓提升企業形象的最佳方式。名流薈萃，嘉賓雲集的音樂酒會已成為商家答謝客戶，展示企業文化品位的法寶。
創立企業新形象
通過主題客戶答謝酒會的形式，創立企業獨特的文化品牌，給客戶耳目一新的感受，讓客戶深切感受到公司除了業內的卓越成績以外，有著高品位的企業文化和富有張力的陽光面。充分展示企業實力。
成為企業動力源
加強與社會各界人士的交流，創造良好的溝通機會，藉此擴大企業的知名度，答謝各方面的客戶對公司長期的支持。娛樂抽獎、典型獎勵呈現的激動場面表達著公司的感恩和富有，向新、老、潛在客戶傳遞著企業的鼓舞信息，堅定客戶與企業榮辱與共的信心。以此推動公司業績的良性持續發展。
公司為企業和個人提供商務聚會、社團聚會、專題聚會、戶外聚會、各類交誼酒會、招待酒會等專業會議服務，包括主題策劃、節目編排、司儀禮儀支持、音響與場地布置、酒會控制、臨時應急方案制訂、禮品設計、專業攝像、媒體控制、交通預定、活動現場調度等一系列因需而變的會議解決方案，均以聚會效果的需要為中心，為客戶搭建一個暢通交流的平台，新穎活潑的聚會方式和緊湊有效的活動過程讓賓客盡興而歸。
酒會具體安排：
一、場地選擇
一場成功的酒會選擇場地是關鍵，既然是酒會當然要區別於傳統的宴會，目前大部分的宴會與酒會都選擇在各大會議廳舉辦，個別成功的酒會選擇在戶外舉辦。考慮到天氣原因，建議選擇以室內多功能廳為主，同時兼有戶外場地舉辦，戶外場地不僅可遠觀風景，溫馨浪漫的布置還會給部分客人一個相對安靜的交際環境。場地的大小決定了邀請客人的多少，根據公司情況或擬邀請對象選擇一個合適大小的場地。
二、酒會形式
自助晚餐、酒會及舞會、精彩演出、抽獎活動等。
自助餐除提供各種酒類、飲料、果汁、各類食品，有必要聯繫市內知名的餐館提供特色小吃及美食在自助餐開始前送到酒會現場，酒水應包括：雞尾酒、啤酒、葡萄酒、香檳酒、白蘭地酒、威士忌酒、白酒等。
酒會提供客人交際並提供約舞會。酒會及舞會控制在60分鐘左右。
三、現場布置
會場四處彩帶彩燈、綠植鮮花等飾品裝飾出喜慶的氣氛，各門口安放引導牌，會場入口布置迎賓簽到處，如有準備還可擺放一些資料冊子等，提示來賓隨意取閱。舞會及演出時燈光設備也是非常重要，舞台及舞美製作也突出喜氣洋洋的氣氛，整個現場典雅大方透出一種用心、溫馨。
四、人員邀請
邀請對象除客戶外，還應邀請客戶的太太（或女友、舞伴），邀請函除設計精美外文字內容應詳細介紹酒會的內容與特色，高檔的酒會必定更吸引客人參加的欲望。
邀請函寄出後專人電話聯繫確認是否收到，並確認客人是否能參加，以確定最後的人數便於安排，建議按每位職員聯絡並接待10對來賓，每位職員需確認客人自駕車前往還是到指定地點安排接送，對負責接待的職員需了解酒會的全部情況以便回答客人的諮詢。
五、酒會亮點
◇國際通行的雞尾酒會形式
◇酒會除備有豐富的自助美食，還有巴西燒烤、日本料理、市內各大酒店的特色小吃與美食
◇花試調酒等精彩演出
◇幸運抽獎
◇酒會結束的大型戶外煙花匯演（根據各地情況）
六、酒會流程（根據情況不同而進行設定，下面只是一個例子）
18：30－19：00 來賓簽到
19：00－19：15 介紹主要來賓及主要領導致辭
19：15－20：15 酒會開始提供國際美食自助餐現場來賓自由交流
20：15－21：00 各種精彩演出，互動抽獎
21：00－22：10 交誼舞會
22：10－22：20 戶外大型煙花匯演（根據實際情況而定）
七、物料準備
◆鮮花、彩帶、舞台背景、簽到用品、賓客紀念品、獎品、迎賓提示牌等。
◆設計請柬內容如下：（例子）
會展項目策劃書 篇4
一、活動背景
圍棋是我們漢民族傳統文化中的瑰寶，體現了漢民族對智慧的追求，古人常以“琴棋書畫”論及個人的才華和修養，其中的“棋”指的就是圍棋。為人們形象比喻為黑白世界的圍棋，是我國古人喜愛的娛樂競技活動，同時也是人類歷史上最悠久的棋戲。由於圍棋將科學、藝術和競技三者融為一體，有發展智力，培養意志品質和機動靈活的戰略戰術思想意識的特點，因而，幾千年來長盛不衰，逐漸地發展成了一種國際性的文化競技活動。
為了增強校園的文化氛圍和青春氣息，為同學們提供提供一個展示自我才華、加強彼此交流的平台，通過本次大賽，進一步提高棋藝，共同進步。
二、活動目的
展示傳統的棋藝競賽，弘揚中國民族文化;進行激烈的棋藝比拼，發揚時代競技精神;提倡良好的棋德棋風，增添棋友博弈樂趣。
三、組織機構
主辦單位：日照市圍棋協會
協辦單位：日照職業技術學院，曲阜師範學院，山東水利學院，山東外國語學院，濟寧醫學院
四、活動時間：20xx年10月20日—10月21日
五、活動地點：待定
六、參與人員：
1.各學校參賽選手.
2.比賽裁判
3.服務人員
七、競賽辦法
(一)執行國家體育總局審定的最新圍棋競賽規則。
(二)各組比賽均採用積分編排制，根據參賽人數確定各組輪次及升段名次。
八、裁判及仲裁
(一)裁判長及部分裁判員、仲裁由日照市圍棋協會選派。
(二)仲裁委員會人員組成和職責範圍按照“仲裁委員會條例”執行。
九、報名報到
(一)報名
請於10月13日前將報名表發電子郵件至截止後一律不再接受報名;不接受個人報名，請掛靠各學院報名。
聯繫人：辛 雨
電話：， 172183
(二)報到
各隊於10日20日上午報到，召開領隊會。
十、未盡事宜另行通知。
參賽隊：待定 每局比賽時間：
先後手判定方式：為保證比賽公平，比賽採用翻拍的方式決定雙方隊員先後手。方式：雙方隊員對兩張背面朝上的撲克牌進行翻拍，翻到紅色花色的撲克牌執先，翻到黑色花色的撲克牌執後。
積分制評分標準：執後勝者得11分，執先勝者得10分;執後平者得6分，執先平者得5分 ;負者不得分。
<二>現場人員及分組安排
a、分組安排：略
b、人員安排：
每個場地安排一名主裁負責宣讀比賽規則以及在比賽選手在不服從副裁判決時進行核查調解並進行最終判決。
每個場地安排10名副裁負責，每2名負責一組比賽，其中10人中2人負責對比賽結果進行統計<四>圍棋規則
第一條 、終局1、棋局下到雙方一致確認著子完畢，為終局。
2、對局中，有一方中途認輸，為終局。凡比賽一方棄3、雙方確認的終局，確認的次序應是，先由輪走方，後是對方以異色棋子一枚放於已方棋盤右下角的線外。
第二條、活棋和死棋
終局時，經雙方確認，不能避免被提取的棋，都是死棋。 終局時，經雙方確認，不能被提取的棋，都是活棋。
第三條、計算勝負
雙方下子完畢的棋局，計算勝負採用數子法。
先將雙方死子全部清理出盤外，然後對一方的活棋(包括活棋圍住的點)以子為單位進行計數。
雙方活棋之間的空點各得一半，一個即為一子。
勝負的基準以棋盤總點數的一半180又1/2 點為歸本數。凡一方活棋與所屬空點的總和大於此者為勝，小於此數者為負，等於此數者為和。 採用貼子方式的棋局，勝負標準另行規定。
第四條、貼子
為了抵消黑方先手的效率，正式比賽在終局計算勝負時，黑方需貼出2又3/4 子。
第五條、計時
計時是保證比賽順利進行的重要手段之一。一切有條件的比賽應採用計時制度。
1、時限
根據比賽性質的不同，應事先規定一局棋的每方可用時限。棋手用時不得超過規定時限。
2、讀秒
在採用讀秒的比賽中，應事先規定在時限內保留幾分鐘開始讀秒。
讀秒時，凡一步棋用時不足一分鐘的不計時間。每滿一分鐘則在保留時間內扣除一分鐘，但不得用完規定時間。
讀秒工作由裁判員執行。在30秒、40秒、50秒、55秒、58秒、一分種時各報秒一次。每扣除保留的一分鐘，裁判員應及時通知棋手“還剩分鐘”。最後一分鐘讀秒的方式是30秒、40秒、50秒、60秒、然後、1、2、3、4、5、6、7、8、9……以準確的語聲逐秒報出。最後的報法是“10，逾時判負”。
快棋比賽的讀秒辦法，可根據具體情況由競賽大會另作規定。
第六條對局的暫停
在規定有暫停的比賽對局中(如一日制比賽，中午須暫停等)暫停時間不計入對局時限。
十一、後期總結
1、比賽結果公布：貼到校宣傳欄上公布。
2、各部門對本次活動安排組織情況進行總結，對不足之處提出改進意見(100~200字)，為下一次比賽提供借鑑。
十二、宣傳方式
冠名，海報宣傳，掛橫幅，發適量傳單，我們的部落格
十三、關於賽前通知各棋社比賽信息及內容：
a比賽時間及地點
b比賽流程
c比賽細則
b、關於賽場紀律問題：
裁判可對以下違規情況提出警告。每局比賽選手累計三次警告即可對本局比賽判負。
1、悔棋
2、比賽期間大聲喧譁或製造噪音擾亂對手
3、在比賽結束前30分鐘內一方下棋過慢或有意拖延比賽時間，由一方舉手示意裁判。裁判審核無誤對其警告一次，並派一名副裁對雙方進行計時，計時時間為15分鐘，每步棋限時2分鐘，違者提出警告。
c、現場突發情況
對裁判判決不服者，參賽選手有權提出異議，經主裁與副裁共同商議後做出最終裁決。最終裁決不可更改。
十四、後期總結
1、比賽結果公布：貼到校宣傳欄上公布。
2、各部門對本次活動安排組織情況進行總結，對不足之處提出改進意見(100~200字)
地理與旅遊學院
博弈棋社 20xx年10月8日