收發文管理制度 篇1
一、學校的檔案由辦公室負責起草和審核，學校校長簽發；學校各部門的.檔案由各部門負責起草，校長辦公室審核，校長簽發。
二、檔案簽發後，送辦公室統一安排列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方能複印、蓋章
三、上級來文（除所領導親收者外），均由辦公室專人負責拆封登記，附檔案閱批卡後，,然後送主管學生領導閱，再根據主管領導意見具體安排落實並存檔。
四、機要檔案應按照機密程度及傳閱範圍規定穿越，不得隨意擴大範圍。收發、傳遞、保管、歸檔要嚴格按照保密規定執行，做到切實行動。
五、規定傳閱的檔案，閱後交辦公室專人歸檔，其他人員不得扣壓或丟失，需用時，應履行借閱手續。
六、電子公文一定堅持每天上、下午兩次查閱，並及時存檔備份。急件應及時列印並報主管領導閱辦。
收發文管理制度 篇2
為規範檔案管理，提高工作效率，使收發文工作規範化和程式化，特制定本制度。
一、收文
1、簽收 上級部門或兄弟部門來文，均由負責公文收發的人員統一簽收拆封。
2、登記 收發人員簽收拆封以後，套用專用簿式本進行登記，登記來文機關、主要內容後送分管辦公室領導簽署批閱。
3、批辦 分管辦公室領導根據分工送相關領導審閱。並及時將檔案呈傳各領導閱示或閱知。
4、承辦 根據主批領導簽批的指示，收發人員將檔案送有關人員或部門承辦，並督促其從速辦妥。
5、歸檔 辦理完畢的來文，均應歸檔。
6、銷毀 沒有存檔價值和備查必要的來文來信，或已辦結的來信，均可在年終經過主管領導鑑別後進行銷毀，並登記。
二、發文
1、擬稿 由分管領導指定專人或與某項工作有關的部門撰 寫，並將擬好的文稿附發文稿紙送主要領導審核。
2、簽發 審核後的文稿，經主要領導、分管領導、經辦人簽字後，方可簽發。
3、制發 檔案經簽發後，方可正式列印、蓋章、裝訂。
4、歸檔 檔案加蓋公章後，需一式兩份連同原稿送綜合辦公室負責公文收發人員歸檔。
收發文管理制度 篇3
為規範收發文工作，特制定本制度。
1.公文處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、核稿、列印、簽發（印章）、傳遞、歸檔、銷毀等程式。
2.單位所有收發文管理工作均由辦公室統一負責管理。辦公室指定專職人員負責收文和發文工作。收發人員必須根據有關檔案資料，如實填寫收件登記表、發文登記表。未經許可，不得隨便代理收發工作，以免造成混亂。對未登記完畢的檔案材料，不得先行使用、閱讀。
3.公文登記後，由辦公室根據相關領導的批示，下發或轉交各位負責人傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由相關人員登記、簽字後方可送交。屬領導親收件，一律交收件人親自拆封。
4.閱讀檔案應規定範圍，秘密級以上檔案須到辦公室閱讀，因工作需要借閱檔案應辦理借閱手續，用完後及時退還。秘密級以上檔案，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。
5.各部門或個人對承辦的'公文必須認真負責，按規定期限迅速辦理，不得拖延積壓。
6.各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文應件件有落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。
7.公文辦完後，應根據文書立卷、歸檔。
8.各級員工調動時，應將檔案（含工作記錄本）清理移交，凡外出參加會議帶回的檔案，應及時送辦公室登記保管。
9.沒有存查必要的公文，經主管領導批准，由辦公室定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，不準作廢品出售，一律用碎紙機打碎或其它方法銷毀。
收發文管理制度 篇4
一、學校公文是傳達黨和國家的方針政策，指導學校工作，發布規章制度，請示回答問題，總結交流經驗的重要工具，也是學校文書檔案的重要內容。
二、學校公文的分類：
1、請示：向上級機關請求指示、審批，用“請示”。
2、報告：向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。
3、決定：安排學校重要活動和對師生員工的獎懲，用“決定”。
4、決議：經各種會議討論通過的事項用“決議”。
5、布告：公布師生員工普遍應當遵守或周知的事宜，用“布告”。
6、公告：向校內外宣布重要事項，用“公告”。
7、通知：轉發上級公文，要求各單位(部門)辦理和要求師生員工周知或共同執行的事項，用“通知”。
8、批覆：答覆校屬各單位的請示報告，用“批覆”。
9、函：相互洽商工作，詢問或答覆問題，用“函”。
10、會議紀要：傳達會議決議事項和主要精神，要求與會單位(部門)共同遵守、執行，用“會議紀要”。
三、公文一般由標題、檔案編號、主送機關、正文題詞、傳送機關、發文日期、秘密等級等部分組成。確定發文日期的原則是：凡會議通過的，以通過日期為準;領導簽發的，以簽發日期為準。涉及學校重大事件的文應由校長親自簽發。
四、學校檔案，一般由校長辦公室起草或組織有關部門共同起草。各種檔案必須交辦公室存查。
五、草擬公文必須嚴肅認真。文稿要符合黨和國家的.方針政策和有關規定，符合學校實際情況，觀點明確，條理清楚，層次分明、文字精練，用詞規範，書寫工整，標點準確，引文要準確，篇幅力求簡短。
六、公文處理必須做到準確、及時、安全。上級機關來往的行政公文，由校長室負責批發、分發、傳遞、立卷和歸檔。各處、室對口部門的來往公文，由各處、室負責收發、傳遞、分辦，並進行分類，立卷和歸檔。
七、各處、室向校領導的請示報告，應直接送辦公室辦理。辦公室根據情況分送有關校領導批示，並儘快答覆。
八、凡以學校名義發出的公文，統一由辦公室安排列印，各處、室不得擅自或強行要求列印。
收發文管理制度 篇5
第一節檔案收發
一、公司檔案由行政人事部負責起草和總經理審核簽發;須部門起草簽發的檔案由部門負責人審核簽發。
二、檔案簽發後,送辦公或部門文秘工作人員統一安排打字,列印後送回起草部門校對,校對無誤方能複印、蓋章。
三、檔案和原稿,由辦公歸檔,保存備查。
四、屬於秘密的檔案,核稿人應該註明'秘密'字樣,並確定報送範圍。秘密檔案按保密規定,由專人印製、報送。
五、檔案統一由辦公負責傳送。送件人應將檔案內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,並向檔案簽發人報告報送結果。秘密檔案和由專人按核定的範圍報送。
六、外來的檔案由辦公專人負責簽收,並分類登記。由辦公主管提出處理意見後,簽收人應於接件當日即按檔案的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件後即時報送。
七、傳閱檔案由辦公專人負責收回,對領導指示的檔案,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜誌征訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書列印
一、服務中心的檔案,有列印必要時方予列印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需列印的`檔案,一般不予列印。
二、公司發文,需由起草人定稿抄正,經有批准發文權的領導簽字同意後方準列印。一般檔案的列印、複印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意後才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意後辦理。
三、私人資料,不得在公司列印、複印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的檔案資料,應及時給有關部門、人員送發,或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將列印、複印或傳真資料中有關商業秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何檔案。
六、文印室對送來列印、複印、傳真的檔案資料,應做好登記,並在月終作統計核算。屬業務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統一歸列辦公開支。
七、要節約使用列印紙張、墨盒,儘可能雙面列印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好列印設施設備,保證使用效率。
第三節檔案書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批准,用'請示'。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用'報告'。
公司管理制度體系檔案檔案編號:qms-wy-0203
檔案名稱稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用'布告';向國內外宣布重大事件,'用公告';在一定範圍內公布應當遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批覆:答覆請示事項,用'批覆'。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級 辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用'通報'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用'決定';經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批准等詢問和答覆問題,用'函'。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用'會議紀要'。
(十一)契約:適用於各種合作關係,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據法務部門規定程式實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用於小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應註明份數和總頁數和順序編號。
(八)附屬檔案 :有附屬檔案的應標註清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;'零'寫為'o',相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應採取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭檔案應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規範執行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規範嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
收發文管理制度 篇6
1、目的：
為適應公司全方位規範化管理，做好公司檔案管理工作，確保使用檔案的統一性和有效性，使之規範化和制度化，特制定本制度。
2、適用範圍：
本制度適用於公司所有檔案的管理。
3、定義：
公司檔案是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、檔案處理程式：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯繫實際、認真負責的工作作風，努力提高檔案質量和處理效率。檔案處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政檔案的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的檔案編制、編號、登記、存檔、更改和專用檔案的管理，發放檔案必須在總裁辦備份存檔，並接受總裁辦的檢查與監督。
5、檔案分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用於公司各部門的規範性程式的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般套用於系統性制度彙編；“制度”一般套用於某一方面職能的明確；“規定”套用於一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程式明確。
5.2工作通知：適用於轉發上級檔案，批轉下級檔案，要求下級辦理和需要共同執行的事項；
5.3人事通知適用於公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用於下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用於公司各級會議進行的記錄的檔案。
5.6對外發函適用於公司因某項事情對外部機構或個人傳送的檔案。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過並要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批准，用“請示”。
5.10批覆：答覆請示事項用“批覆”。
6、檔案格式：
6.1公司所有檔案採用A4豎版模式，四周頁邊距設定為2.5CM，頁腳設定為1.5CM，採用數字形式；6.2檔案首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3檔案一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附屬檔案、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4檔案標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發文編號；發文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節段落之間可空一行；檔案落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附屬檔案的檔案，附屬檔案在文本正文後落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發文字號包括代號、年號、順序號；公司各類檔案須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發文瑞普總字【】號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文瑞普人字【】號
6.5.3總裁辦發文瑞普辦字【】號
6.5.4財務部發文瑞普財字【】號
6.5.5研發部發文瑞普研字【】號
6.5.6質管部發文瑞普質字【】號
6.5.7行銷中心發文瑞普銷字【】號
6.6簽發人：制度類和通知類檔案在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。檔案底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、傳送、抄送、印製份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此檔案的總監級以上領導，“主送”對象為該檔案直接關係到的部門或人員，“抄送”對象為該檔案不直接相關卻應該了解的部門或人員。對於版面一頁稍多的檔案，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該檔案保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在檔案的`第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司檔案密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部檔案”四級，注在檔案的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標註“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類檔案要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1檔案標題應準確簡要概括檔案的主要內容；
6.9.2檔案中包括項目符號、檔案編號、統計表、計畫表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、檔案名稱稱、事物名稱等，一般不要簡稱，檔案必須加蓋公司公章。
6.9.3檔案最後一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數檔案都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5檔案內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規範；
6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照套用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《檔案閱辦單》提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按檔案的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括檔案的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程式；
7.3.2部門檔案平時的管理，要求實行分類管理，資料夾側面標題設定為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。資料夾內設目錄便於查找。標題格式詳見附表；
8、發文：
8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程式如下：公司內部發文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監）審核→公司主管領導（總監、副總裁）核准→編號→列印→蓋章（簽字）→發文→備案對外發文：
擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核准→編號→列印→蓋章（簽字）→發文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批准後下發；
9.3本制度自下發之日起生效。
9.4附相關支持性檔案。
9.4.1檔案頁面格式
9.4.2檔案閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式