演講者總是抱怨準備太倉促.事實上,只要進行合理分配,時間根本不是問題.
除了雕琢核心觀點鮮明的文稿,製作形象生動的幻燈片和熟悉現場技術設備之外,更重要的是搞清以下幾個概念並均衡分配時間:"說什麼"-"怎么說";"練習"-"預演";"物質準備"-"心理準備".
很多經理人都是在演講結束時才開始大徹大悟:"要是我處理那個問題時,稍稍多一點技巧就好了";"要是能找到更多有說服力的數據來支持我的觀點就好了".當然,演講過後最追悔莫及就是:"要是我有更多時間準備就好了."這些都是事後諸葛亮,完全於事無補.
事實上,對大多數經理人來說,有再多的時間準備演講也還是不夠.如果你熬了三個晚上來準備,講完之後你會覺得應該熬五個晚上才行.
時間總顯得不夠用,部分原因是因為許多經理人在演講上追求盡善盡美.如何利用這些寶貴的時間(通常也就是指,你是否真正理解了練習和預演的不同),決定了你的演講是平淡無奇,還是震撼人心.
也就是說,在如何利用時間上並沒有什麼放之四海而皆準的規律.每個經理人千差萬別,他們有各自的目標、演講經驗,對演講內容和聽眾的把握能力各異,所採用的視聽設備也不同,因此"共同規律"即使有也用處不大.專家認為,更好和更現實的做法是:合理利用你能擠出的每一分鐘時間.
雕琢講稿“說什麼”
首先要撰寫演講文稿,然後製作圖表或幻燈片來做補充.這好像是顯而易見的道理,但是許多經理人卻是先做幻燈片,然後再在上面編寫句子.儘管有些人可以採用這種方式,但對大多數人來說,顛倒順序的容易造成演講雜亂無章、主題渙散.
一旦開始寫演講稿,要留出充裕的時間對文稿進行編輯潤色.專業的演講稿撰寫人建議在寫第一稿時,要儘可能快,不要停下來去修改已寫完的部分,或者去反覆推敲措辭.這些工作留到以後來做.簡練並生動的語言必須經過不斷地修改才能出現,而不是在草稿階段就可以達到這個效果.
編輯文稿時,要大刀闊斧敢於下手.研究演講藝術的大衛·登普西教授(david dempsey)說:"能用三個觀點突出主題,就不要用十個觀點,這樣反而不能給人留下任何印象.要不斷地問自己,這是不是最重要的問題?這是不是最好的例子?這是不是說明我的觀點最有煽動力的表達方式?"
如果你的結論或重要觀點沒有經過精心琢磨和反覆修改,登普西認為:"不管花多少時間去練習,不管你的演講技巧有多么高超,都不能掩飾這個根本的缺陷."
卡內基顧問公司(dale carnegie & associates)的課程總監大衛·格林(david green)建議時間緊張的經理人記住:"做好眼前事,勝過事後諸葛亮."儘管你希望自己的演講稿和幻燈片出類拔萃,但是你不能在推敲詞句上浪費過多時間,何況實際演講的時候也許不會照本宣科.