成堆的有用無用的紙、雜亂無章的書籍和辦公用品散落在各處，這就是我們辦公桌上的一般情形。在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，也同樣充斥著無序與混亂。這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當許多人面臨這個問題時，認為硬碟空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一台新的電腦了。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的檔案真正管理起來，會為自己日後省下更多的時間。
檔案管理的真諦在於方便保存和迅速提取，所有的檔案將通過資料夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬碟分區開始到每一個資料夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的資料夾，建立合理的檔案保存架構。此外所有的檔案、資料夾，都要規範化地命名，並放入最合適的資料夾中。這樣，當我們需要什麼檔案時，就知道到哪裡去尋找。這種方法，對於相當數量的人來說，並不是一件輕鬆的事，因為他們習慣了隨手存放檔案和辛苦、茫無頭緒地查找檔案。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，並敦促您養成好的檔案管理習慣。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧並不是教條，可能並不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，並堅持下來，形成習慣。
第一招 發揮我的文檔的作用
有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始選單、資源管理器、保存/打開視窗中找到，有利於我們方便而快捷地打開、保存檔案。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的檔案存儲在這裡。至於“我的文檔”存儲在c盤，在重灌系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然後右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性”。在彈出的“我的文檔 屬性”視窗中，單擊目標資料夾下的“移動”按鈕，然後在新的視窗中指定我們剛創建的資料夾。重灌系統後再次執行以上操作，再重新指向此資料夾即可，即安全又便捷。
小提示
如果你使用windows 2000/xp，則移動“我的文檔”資料夾時，其下的所有檔案會自動移過去，但如果你使用windows 9x，則需要手工將c：\my documents下的所有檔案手工移到新指定的資料夾中，否則可能會丟失數據。
第二招 建立最適合自己的資料夾結構
資料夾是檔案管理系統的骨架，對檔案管理來說至關重要。建立適合自己的資料夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如，有相當多的it自由撰稿人和編輯就是以軟體、硬體的類別建立資料夾；而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立資料夾。
同類的檔案名稱字可用相同字母前綴的檔案來命名，同類的檔案最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟體打開。這樣，當我們想要找到一個檔案時，能立刻想到它可能保存的地方。
第三招 控制資料夾與檔案的數目
資料夾里的數目不應當過多，一個資料夾裡面有50個以內的檔案數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個檔案，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些檔案，或將此資料夾分為幾個檔案或建立一些子資料夾。另一方面，如果有資料夾的檔案數目長期只有少得可憐的幾個檔案，也建議將此資料夾合併到其他資料夾中。
第四招 注意結構的級數
分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個資料夾就應當是一級資料夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料資料夾，也應當是一級資料夾。資料夾的數目，資料夾里檔案的數目以及資料夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點。