第五招 檔案和資料夾的命名
為檔案和資料夾取一個好名字至關重要，但什麼是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此資料夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起檔案的大概內容，能就是好的名稱。要為電腦中所有的檔案和資料夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕鬆，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去。
另外，從排序的角度上來說，我們常用的資料夾或檔案在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面。比如當某一個資料夾或檔案相比於同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“★”，這可以使這些檔案和資料夾排列在同目錄下所有檔案的最前面，而相對次要但也經常訪問的，就可以加上“2”或“★★”，以此類推。
此外，檔案名稱要力求簡短，雖然windows已經支持長檔案名稱了，但長檔案名稱也會給我們的識別、瀏覽帶來混亂。
第六招 注意分開要處理的與已經完成的
如果一年前的檔案還和你現在正要處理的檔案擺在一起，如果幾個月前的郵件還和新郵件放在一塊，那你將會很難一眼找到你想要的東西。及時地處理過期的檔案，備份該備份的，刪除不需要的，是一個良好的習慣。以老師為例，上學期教授課程的教案與資料，本學期使用的頻率會非常小，所以應當專門將到存放後另一個級別較低的資料夾中，甚至於刻錄到光碟中。而並本學期的一些文檔，因為要經常訪問，最好放置在“我的文檔”中以方便時時訪問。對於老師來說，一個學期就是一個周期，過一個周期，就相應地處理本周期的資料夾。對於其他行業的人來說，也有不同的周期，我們要根據自己的實際工作和生活需要對資料夾、檔案進行歸檔。
小提示
為了數據安全，及時備份是必需要的，有關備份請參見本期《把複雜的備份變簡單》，及時備份檔案並刪除不需要再使用的檔案。
第七招 發揮捷徑的便利
如果我們經常要快速訪問檔案或資料夾，那可以右擊選擇“創建捷徑”，再將生成的捷徑放置到你經常停留的地方。當然，當檔案和資料夾不再需要經常訪問時，你需要及時將捷徑刪除，以免捷徑塞堵了太多空間或牽扯了你的注意力。
第八招 現在開始與長期堅持
建立完善的結構、規範化地命名、周期性地歸檔，這就是我們要做的。這並不複雜的操作卻能大大提高我們的工作效率，節省我們已經很有限的時間。
如果你現在就開始，那請首先拿出一張紙，明了你的信息類別，明確準備創建的資料夾個數與位置，還有為重要的資料夾制訂檔案命名規則及歸檔規則。然後按此規則將電腦中已經存在的大量信息進行移動、更名、刪除等操作，而且要在以後操作中克服自己的陋習。
也許開頭會很難，也許規則會很繁瑣，但相信過不了多久，你就已經習慣於看到井井有條的檔案與資料夾，並享受高效管理帶來的快樂了。
來源：it168