套用文都有約定俗成的慣用格式，有了格式，不僅眉目清楚，而且有了規矩。這為讀寫套用文、處理問題提供了很多方便。且部分套用文的格式有直接生效的指導作用或法律約束。因此，寫套用文必須遵從各種套用文慣用格式。以電報稿、通知、啟事、申請書、感謝信、表揚信、祝賀信、倡議書、建議書和一般書信為例：
(1)關於稱呼語。啟事不必開頭寫稱呼語，通知如標題已明確通知的對象，不加稱呼語了。其餘8種都要求抬頭頂格寫稱呼語，稱呼語後面必須有冒號，問候語不能語稱呼語同一行。
(2)關於正文首行。只有電報的正文首行頂格寫，其餘都空兩格開始寫。
(3)關於致敬語。結尾不寫致敬語的有：倡議書、建議書、啟事、電報和通知。結尾必須寫致敬語的有：祝賀信、申請書、感謝信、表揚信和一般書信。致敬語不能與其它內容寫在同一行。
“敬禮”必須另起一行頂格寫。“敬禮”之後一般不點標點符號，要寫也只能寫一個嘆號。
(4)關於署名和日期。只有電報的署名緊連正文，其餘均可另起一行右署名。
只有電報不寫拍發日期，其餘都要在署名下一行位置上寫準日期。寫日期時，漢字和阿拉伯數字使用要一致，不能混用。