4．下生產訂單：得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單，安排生產計畫。
5．業務審批：業務部收到訂單後，首先做出業務審核表。按"出口契約審核表"的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。契約審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購契約。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。契約審批之後，製成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6．下達生產通知：業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知,通知工廠按時生產：6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經收到，收到l/c後應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經理確認。
7．驗貨7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨並將查貨日期告知計畫部。7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
8．製備基本檔案。工廠提供的裝箱資料，製作出口契約，出口商業發票，裝箱單等檔案（應由業務跟單員製作，交給單證員）。
9．商檢：如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口契約，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10．報關
11．出口收匯
12．公司要求每張訂單的資料要全部夾入一資料file。包括此張單涉及到的所有資料。
三：外貿業務部門的工作要求
外貿部門不是一個獨立的部門它是基於生產部之上的一個協助溝通的部門，要其它各部門的有力支持，工作才能做的有效有序。
在客戶問價格時，有的是比較熟悉的，有的則不能一時通知價格，這時要同採購部多溝通，以了解成本等價格因素。另有時客人會因在價格上不作讓步，或讓工廠多讓步，這時要同主管或經理講明後同採購部聯繫看能否有所降件（指成本方面）。故外貿部門的人員要能與各部門相處融洽。
同生產部，要及時了解生產安排情況。如有新訂單要及時同生產部溝通。以便安排訂單生產，在特殊情況下，（指客貨較急的情況下，同生產部協同操作訂單安排。但平常不允許外貿部門過多過問干涉生產部的安排。
1．周期長，工作隱性。
2．工作方式上：要與工廠工作同步。公司給一定的自由度。因可能外出會客，接客，找樣辦，看辦，看廠（主要指配件）
3．部門上班時間為：8：00-12：001：30—6：00
部門不加班（特殊情況例外）
4．公司給外貿部門主管一定的處理事情的特權。指：價格方面在利潤允許範圍內可以當機立斷。交貨期方面可以根據當時情況通知客人等.這樣才能更有效地去解決問題。
5．外貿主管可以有相應的活動經費。