2、晚會協調及進展期（4月11日—4月27日）
本階段主要完成節目篩選及排練，中期宣傳，舞檯燈光音響確定，物品購買
（1）第一次彩排：4月15日（周三）
（2）公告初定節目名單：4月16日（周四）
（3）晚會節目細節修改：4月17日（周五）
（4）第二次彩排：4月23日(周四)
（5）禮儀隊隊員確定：4月24日（周五）
4、晚會倒計時期（4月30日—晚會當天）
本階段主要完成晚會全過程確定（包括節目單確定）、舞台審計方案的實施、末期宣傳、領導邀請及晚會前期準備工作
（1）晚會全過程確定：17：50觀眾入場完畢，會場一切準備工作就緒18：00晚會開始，主持人宣布完會開幕；領導致辭；節目；互動節目；主持人宣布晚會閉目;觀眾退場（工作人員留下）
六、具體組織安排：（具體負責部門到時依情況再定）
1、策劃及晚會總控組：（院文藝部·外聯部）
a、晚會策劃分配工作
b、協調工作小組的工作，監督各小組的工作情況。
c、處理各時期的緊急情況
d、負責聯繫小組協助其它各小組的工作
2、節目組：（院文藝部）
任務：a、完成節目收集、篩選及後期的排練、彩排工作
b、負責節目的編排及晚會全流程的銜接
時間安排：收集節目：4月1日—4月12日
節目第一次彩排：4月15日
節目的二次彩排：4月23日
3、宣傳組：（院宣傳部）
任務：a、利用海報（包括手繪和噴繪海報），橫幅，網路，廣播，傳單等方式開展宣傳
b、現場攝影
4、外聯組：（院外聯部）
任務：a、確定晚會邀請的嘉賓並且及時送出請柬
b、演出服裝的租借工作
c、確定禮儀隊（人數待定）
d、物品購買
時間安排：請柬傳送於4月28日前
演出服裝4月29日下午3：00前租借到位
禮儀隊於4月27日之前確定
物品於27日之前購買完畢
5、舞台組：（院體育部）
a、布置會場
b、劃分各系、班間的入座區域
c、話筒，催場，道具，碟片，磁帶管理，音響設定
d、監督並確保舞台的質量
時間安排：於4月29下午6：00前將會場布置完畢，
於4月30下午4：00前劃分好各系，班間的入坐區域。
於4月29日下午2：00前安排好
7、機動組：
任務：a晚會期間，負責會場紀律維持，會場後勤保障以及處理緊急情況（院保衛部）
b新生到場人數與各班人數統計，以作為以後班級評優依據（院學習部）
c音樂製作：按照節目單上的節目所需配樂，將所需光碟匯總表皮按排序，整理好配樂（團委宣傳部）
d組織師生進入會場（院秘書處）
e晚會前中期的衛生（院生活部）
f計分，記錄（文藝部）
時間安排：於4月30日下午5：20前組織師生進入會場
於4月29日下午會場布置完畢後，7：00前將衛生清理完畢）
8、主持人組（院文藝部）
任務：a擇優選拔形象氣質佳，表達能力，組織能力，應變能力和責任心都強的學生。主持人數量在4~6個，組成風格和組成方式不限，主持人用於必須經過審查。
b主持人服裝及化妝
時間安排：主持人於4月30下午1：00前到，
服裝及化妝負責人於當天下午2：00前到
9、晚會結束後會場的打掃負責人：院學生會全體成員
（註：學生會所有部門盡一切可能協助主辦部門院文藝部，支持晚會工作）
七、節目獎勵
晚會將以評獎形式評出一等獎一名，二等獎兩名，三等獎三名。
八、節目單：
本次晚會共要16個節目（暫定）：（見附屬檔案節目單）
九、停電應急方案：
（1）若晚會前停電，晚會最多推遲1小時即20：00舉行，此間觀眾自由處理自己的時間；如果20：00仍沒有正常供電，則由主持人宣布晚會改天舉辦。