21、禮儀小姐（先生）引導來賓入座要根據身份和地位特徵引領到適當的位置順序要確定正確；
22、儀式結束後注意會場清理，由後勤人員配合相關人員進行處理；
23、安保部門要落實管轄範圍內的保全指揮和負責秩序工作；
24、提前5天向廣州氣象局獲取當日的天氣情況資料。
25、嘉賓隨從秘書用餐列入嘉賓用餐範圍。
26、注意參會嘉賓用餐忌諱
突發事件預想及其處理方案
1、燃放禮炮是或其他情況引發火災事故—事先準備滅火器，及時疏散人群，並啟用滅火器，同時撥打119，並以最快速度將火撲滅。
2 、活動進行中有人闖入破壞現場秩序——保全人員立刻制止，並將其帶離現場。
3、現場突遇疾病發作—急診醫生馬上處理，情況嚴重的話立即呼叫120
4 、各種設備出現故障，及時更換。
5、禮儀小姐高跟鞋鞋跟折斷或禮儀服出問題，馬上換上後備的禮儀小姐或更換服裝。
6、突然停電，立即啟動備用發電機發電。突然停電—事先由後勤處水電管理中心準備發動機，停電時立即啟動發電。
7、有人大聲說話，吸菸，保全人員馬上予以提醒 。
8、活動進行中突遇下雨天氣—事先準備多把雨傘，下雨時為領導和嘉賓遮雨
9、如預訂房間不夠，可以臨時向酒店方訂房。
附屬檔案一
出席人員：
x潮屬社團總會創會主席陳偉南
x坤祥投資有限公司董事長謝賢團
x州市副市長盧淳傑
我院領導陳x
我院原院長、潮學研究院院長薛xx等領導和嘉賓
附屬檔案二
經費預算：
附屬檔案三
尊敬的------：
您好！
茲定於XX年2月25日（星期一）上午9點整在韓山師範學院東區“偉南亭”舉行“偉南亭”剪彩暨偉南籃球館揭幕儀式，屆時敬請您撥冗出席，期待您的回覆與蒞臨！
回執
為了使我們的揭幕剪彩儀式順利進行，特作此回執，麻煩您在XX年2月23日之前將您的回覆以電話或寫信等形式聯繫我們。謝謝！
是否出席：
□出席並作發言
□出席
□因事無法出席聯繫人：--------
聯繫方式：------------------
地址：x師範學院東區
郵政編碼：52x0
x師範學院秘書部