建立組織的原則：一是“專業原則”，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關負責人、企業高層出面，不另設組。新聞界的溝通與資料的準備都是公關部門人員的專業特長，故新聞界的溝通也不另設組;二是“平衡原則”，因事設組，每個組的工作量相對平衡;三是“分工原則”，分工應該明確，職責分明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分工和橫向協作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機動，人員不要太多，精幹、高效為要;五是“制度原則”，儘管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。
以下是建立機構的一種辦法：
一個發布會牽涉到各個部門，一般來說，公司高層及分管副總會在籌委會中擔任一定的職務。公司高層，甚至於最高領導人會有些講話和表態。在整個活動中，相關部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相衝突，贏得各個部門的理解和支持很重要。
籌辦新聞發布會，牽扯的精力和時間比較多，有條件的企業可以請專業的公關公司代理。
三、 確定時間、流程與目標管理，並做好反愧調整。
時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地,一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整，調配，完善。
流程管理是指在活動中，整個活動是一個系統工程，各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關係及其有機組合的過程管理。比如在該活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場布置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有著清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程式框圖表現。
四、 活動策劃、確定活動主題。
活動策劃主要包括如下內容：
1、 會議議程策劃安排
大多數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，儘管發布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。
從產品的屬性來看，常規的***跳舞之類顯然不太適合，但是，能夠以一個因捐血而感染愛滋病的母女倆的戲劇性經歷編寫一段話劇或小品作為開幕，自動引入正題，顯然會別開生面一些，而且不會破壞整個發布會的風格。
在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發言的時間，演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。
2、 主題策劃
發布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現“xxx發布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結合。
比如此次發布會可以有這三種形式：
(1)、a企業愛滋病防治新藥上市新聞發布會
(2)、“讓人類遠離愛滋脖
——a企業愛滋病防治新藥上市新聞發布會