我國古代，書信有種種不同的名稱，如“移”、“關”、“咨”、“牒”、“簡”、 “箋”、“書”、“函”等等。民國時期，取消了封建社會繁雜的書信名稱，取而代之的是“函”或“公函”。中國共產黨成立後，各機關使用過“信函”、 “函”、“公函”、 “便函”等名稱。
黨的機關1989年將其列入法定公文，行政機關1981年將其列入法定公文（行政機關1951年將“公函”和“便函”列入法定公文；1957年取消“公函”，1981年取消“便函”）。
一、函的用途
《條例》規定：函“用於機關之間商洽工作、詢問和答覆問題，向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等”。
《辦法》規定：函“適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。
黨的機關 行政機關
機關之間商洽工作 不相隸屬機關之間商洽工作
詢問和答覆問題 詢問和答覆問題
向無隸屬關係的有關主管部門請求批准等 請求批准和答覆審批事項
XX年，行政機關函增加了“答覆審批事項”的用途。函作為主要文種之一,與其他主要文種同樣具有由制發機關許可權決定的法定效力。
在“請求批准”這個用途上，函與請示的區別：①行文對象不同：請示有隸屬關係，函無隸屬關係。②行文語氣不同：請示敬重、懇切，函謙遜、委婉、不卑不亢、彬彬有禮。③結尾用語不同。
二、函的種類
（一）按行文可分為去函和復函兩種。
（二）按用途可分為商洽函、詢問函（答覆函）和請求批准函（答覆審批函）三種。
函有時也用來答覆請示。主要是：收到請示的上級機關授權它的辦公部門以復函的形式答覆報送請示的機關。
三、函的格式
去函的格式
×××關於×××的函×××：(去函緣由) (函請事項) (希望要求) 敬請函復。××××年×月×日
復函的格式
×××關於×××的復函×××：你×（省、市、縣、局）《關於×××的函》（×〔 〕×號）收悉。關於××××××問題，答覆如下：(答覆事項) 特此函復。××××年×月×日
說明：
1.行政機關的函，發文機關標識通常使用信函格式（函的形式），即只標識發文機關全稱（或規範化簡稱），不加“檔案”二字，下印一條上粗下細的紅色武文線。發文字號標註於紅色武文線右下方（標題右上方），嵌入“函”字，單獨編髮函號。秘密等級和保密期限、緊急程度標註於紅色武文線左下方（標題左上方）。
2.去函結尾的習慣用語，還可寫成“盼復”、“盼予函復”、“請予支持”、“特此函請查照”、“請研究函復為盼”、“請予大力協助是荷”、“特此致函，敬請函復”、“專此函答，希見復為荷”、“如果你們同意，請即復函”、“可否，請函復”等。
3.復函“引用公文應當先引標題，後引發文字號”（《辦法》）。在“收悉”之後，還可寫成“經研究，函復如下”等。函有時也用來答覆請示。主要是：收到請示的上級機關授權它的辦公部門以復函的形式答覆報送請示的機關。這種復函，務必在“收悉”之後寫上“經×××同意”或“經×××批示同意”。復函結尾的習慣用語，還可寫成“此復”、“特此回復”、“謹作答覆”、“特此函告”、“專此函達”等。
4.一般不用“此致敬禮”、“祝工作順利”做結語（非法定公文之便函不受此限）。
四、函的寫法