1.一函一事。如內容較多，可分序排列；如內容單一，可一段到底。
2.去函，事項要明確具體，提出要求應給對方留有餘地，不要強人所難，有時可寫出自己的看法、打算，以供對方抉擇參考；復函，要針對來函提出的問題，明確作答，不能模稜兩可，答非所問。
3.上行函，要表現出誠懇；下行函，要表現出謙遜；平行函，要表現出禮貌。
4.函有“四忌”：忌說套話，忌話空說，忌說假話，忌打官腔。
答覆函範文一
答覆函範文（去函）
××市人民政府辦公室關於徵求履行工作職責情況的意見和建議的函
各縣、市、區人民政府，市政府各部門、各直屬單位：
為進一步推動市政府辦公室保持共產黨員先進性教育活動深入開展，確保先進性教育活動取得成效，切實轉變作風，提高行政效能，最佳化“三個服務”，現請你單位就以下方面對我辦履行工作職責情況提出意見和建議。
一、工作謀劃和政策水平方面。協助市政府制定實施的決策部署是否符合上級精神、符合我市實際、符合人民民眾的根本利益，有沒有偏離市委、市政府工作中心和全市大局；如有，應如何改進。
二、服務方面。服務意識、服務質量、服務效率等方面是否存在問題，應如何改進。
三、組織協調方面。按照市政府要求進行工作協調時，有無不當和失策問題，應在哪些方面予以改進。
四、抓落實方面。在圍繞大局抓好落實以及領導批示事項的督查督辦方面，是否存在工作不力、方法不當和落實不夠問題，應如何改進。
五、工作質量方面。辦文、辦會、信息採集、值班聯絡等日常運轉方面是否嚴謹規範，效率如何，還需要從哪些方面加強和改進。
六、作風方面。能否做到為民、務實、清廉，有沒有作風不實、風氣不正、不按規矩辦事問題；如存在問題，最好能提供具體情況。
七、其他方面的意見和建議。
所提意見和建議，請於3月28日前書面反饋我辦先教辦（市政辦口分工委）。聯繫電話：0558—2261191，傳真：0558—2264126。
二○○五年三月十一日
答覆函範文二
答覆函範文（復函）
關於同意省、自治區、直轄市地震局管理機構
依照國家公務員制度管理的復函
中國地震局：
你局《關於省、自治區、直轄市地震局管理機構依照國家公務員制度管理的函》（中震發人〔XX〕223號）收悉。根據《國務院關於印發〈國家公務員制度實施方案〉的通知》（國發〔1993〕78號）的有關規定，經研究，同意省、自治區、直轄市地震局管理機構列入依照國家公務員制度管理範圍。
依照國家公務員制度管理後，各項人事管理依照《國家公務員暫行條例》及其配套法規進行，並按國務院頒發的《國家公務員制度實施方案》等有關規定認真組織實施。在實施中注意以下問題：
一、嚴格界定人員範圍。依照公務員制度管理只限於行使國家行政權力、依法執行公務的人員。其他人員不列入依照公務員制度管理的範圍。
二、依照公務員制度管理後，不改變單位事業編制性質，編制管理仍按國家現行有關規定執行。
三、依照公務員制度管理後，除人員工資執行機關職級工資制外，其他經費管理辦法暫不改變。
四、依照公務員制度管理後，不得實行企業、事業單位的職稱、工資及獎金等人事管理制度。
二○○二年七月十五日
（人事部人函〔XX〕82號）
答覆函範文三
答覆函範文
××法院辦公廳關於對《關於請解決×××問題的函》的答覆