五，注意問題
1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關係的上級機關請求指示，批准事項用請示，而向沒有隸屬關係的業務主管機關請求批准有關事項，則用請批函。主管機關答覆請求審批事項，用審批函。
2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發空泛的議論。
3、一文一函，簡潔明了。
4、語言要規範得體，並體現函的用語特色。發函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。
關於商洽委託代培涉外秘書人員的函
××大學文學院:
本集團公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識，業務素質亟待提高。據報載，貴院將於今年9月開辦涉外秘書培訓班，系統講授涉外秘書業務，公關禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓項目為我集團公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能儘快提高本集團公司涉外秘書人員的從業素質，我們擬選派8名在崗秘書人員隨該班進修學習，委託貴院代培。有關代培費用及其他相關經費，將按時如數撥付。
如蒙慨允，懇請函復為盼。
××集團公司(印章)
二00x年七月二十日
【提示】
這是一份商洽函。正文分六個層次:其一寫本單位在崗秘書人員的素質亟待提高，這是行文的緣由，背景;其二，寫知悉對方開辦秘書培訓業務;其三，認為對方的培訓是我方秘書難得的在職進修機會;其四，以"目的句"寫行文的目的;其五即為商洽的事項。最後，請求對方答覆。
文章思路清晰，環環相扣，邏輯性強。"貴院"，"請函復為盼"一類具謙敬意味的詞句，體現了商洽函的語體特徵。值得指出的是"秘書人員"應簡寫為"秘書";"隨該班進修學習"與"委託貴院代培"應位置對調;"如蒙慨允，懇請函復為盼"，會導致對方不同意便不復函。所以，"如蒙"應改為"是否"，以求對方復函。關於給××超市總公司商租商場一事的復函 上海××超市總公司:
貴公司《關於商租××商廈五樓的函》(滬×超函〔×××〕20號)收悉，經研究，現答覆如下:
貴公司欲租我商廈五樓閒置的樓面開設超市，這是方便顧客的購買需求，有利於盤活我商廈的閒置資源，擴大我商廈的經營規模與商品種類的好事，本商廈歡迎貴公司來我商廈五樓開設超市。具體租金請貴公司來人面洽。
特此復函。
上海××商廈
200x年四月一日
【提示】
這是答覆對方商洽事項的函。正文開頭引述對方來函標題及發文字號，以作復函緣由，繼而用"經研究，現答覆如下"一語過渡到主體部分。
主體部分先概括對方來函所商洽的事項及意義，既是對來函的回應，又表達了自己的態度。緊承這句，做出"歡迎"合作的表態，並提出面談要求。