四、電子檔案的可讀性保障
電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由於計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬體技術不久就有可能過時，以致新的軟硬體無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期可存取性，建議採取以下幾種措施：
4.1採用通用技術
目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今後利用工作帶來許多的困難。所以在電子檔案歸檔時，應把屬於特殊格式的電子檔案轉換成通用的檔案格式；或將電子檔案建立在通用的數據平台上，以消除由於技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子檔案以ml文檔和rtf、tt為通用檔案格式；圖像電子檔案以jpeg、tiff為通用格式；影像數據以mpeg、avi為通用檔案格式；音頻電子檔案以wav、mp3為通用檔案格式；多媒體音像數據以mpeg、avi為通用檔案格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟體及其套用系統一併保存，並與電子檔案存儲在一起。在使用該電子檔案時，可運用與該電子檔案存儲在一起的這些軟體系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用檔案格式的電子檔案，如用音頻設備獲得並經過計算機處理的動態影像檔案，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟體。
4.3拷貝法
拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫信息數據，防止由於存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子檔案長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地套用於磁碟、光碟、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子檔案由於計算機軟硬體過時所引起的長期保存問題。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指將技術過時的存儲在磁性載體或光碟上的電子檔案管理，適時地轉移到紙張上或縮微品上的方法。這樣利用時就不再使用計算機軟硬體技術讀取，從而避免了計算機軟硬體過時所帶來的麻煩，並能很好地保證電子檔案長久的可讀性。其不足之處是失去數位化信息可遠距離傳輸、檢索方便、使用靈活等特點。而且，有些電子檔案信息，如聲音信息、視頻信息、超文本信息、多媒體信息等也無法轉移到紙上或縮微品上。
4.5遷移法
遷移法就是將數字信息從一種技術平台轉換到另一種技術平台上的複製方法，它是計算機軟硬體變化適時改變數字信息格式的一種處理過程。這一過程使得數字信息在將來也可以被讀取。遷移也意味著數據信息從一個存儲載體轉移到另一個存儲載體上，以進行數字信息的長期保存與讀取。採用遷移法，通常是將對軟體依賴性強的格式遷移到對軟體依賴性低的通用格式上。或者將數字信息從品種繁多的格式遷移到易於管理的標準格式中。目前遷移技術被認為是保護數字信息長期存取的必須和恰當的選擇。但遷移也不能“一勞永逸”，隨著電子計算機技術的升級，還應適時再遷移，從而使數字信息隨技術更新而一代一代地向下流存。
以上介紹的幾種方法，一般地說，對於使用頻率很高、軟硬體技術未過時的、僅是存儲載體理化性能發生變化的，可採用拷貝法；對於使用頻率較高、軟硬體技術已快過時的，可採用遷移法；對於使用頻率較低、軟硬體技術已快過時的、並且確有長期保存價值的數字信息可用再生保存法。