購銷契約常見十大問題及風險防範

據不完全統計,世界上90%的財富都與契約有關。任何一家公司都免不了要對外簽定契約,特別是簽訂買賣契約。買賣契約作為公司最常見和最常用的契約,似乎並沒有什麼大的問題,每個公司乃至一般經銷人員都能簽定。然而要簽定一份規範的、內容完善的、權利義務清晰的、在出現問題時能使己方處於優勢的契約則並非每個人都所能及的。為了幫助公司能夠正確地簽定、履行買賣契約,防範契約簽訂出現問題而帶來的風險,保護公司的合法利益。本人特就日常簽訂、履行契約中(主要以產品買賣契約為例)最易出現的一些問題進行梳理,總結為十大問題,呈現給公司,希望對公司和企業能夠有所幫助。

一、簽約雙方的主體問題及風險防範

在日常經營往來中,時常出現簽訂契約的主體不明確、主體混亂、甚至不知道與誰簽訂的契約,有的雖然有主體,但主體不適格、或者無權簽訂等。

風險防範:雙方的合作如果是第一次,在確定要與對方簽定契約前,尤其是涉及金額巨大時,一定要認真審查對方的主體資格以及契約洽談人的資格和代理權,一定要弄清與誰簽定契約。建議到對方的公司進行實地考察,這樣可以了解簽約人的身份,對方公司是否真實,對方公司的實力以及資格。同時,還應到工商管理部門查閱工商檔案,了解公司是否處於存續期內。有的契約的簽訂還涉及到相關部門的審批或者在對外簽訂前需要取得相應的許可,這些簽約條件是否已經具備,必要時可委託律師進行簽定契約前的盡職調查。一定要避免輕聽經銷人員或簽約人的一面之詞,避免簽定契約帶來風險。

二、契約的形式問題及風險防範

在契約形式方面,易主觀的問題:一是口頭形式代替書面契約;二是使用傳真形式進行往來簽定,而事後又未取得契約原件;三是契約上雙方公司名稱前後不統一;四是雙方的基本情況不詳細;五是多頁契約沒有蓋騎縫章;六是列印字型與手寫字型同時存在等等。

防範措施:

一是所有契約均應採取書面形式,不要使用口頭契約。緊急情況下採用了口頭契約,之後也應當立即補簽書面契約。二是如使用傳真或者qq往來等簽定契約,之後也應要求通過特快專遞將原件郵寄我方,必須取得原件。三是在簽訂契約時,雙方的名稱要清晰,前後要統一。特別是名稱要與公司營業執照或者公章上的名稱一致,不使用簡稱或縮寫。四是雙方除名稱外,其他的基本情況也要詳細,如公司法人代表、地址、契約經辦人、聯繫電話等以便以後發生糾紛時便於訴訟。五是契約存在多頁時,應加蓋騎縫章,以防止對方進行偷梁換柱。六是契約內容有手寫體與列印體兩種文字時要認真審查而使契約內容字型一致,對手寫體可蓋章確認。另外,契約簽字和蓋章時儘量選擇在一方的公司辦公室進行,以確保契約的真實性。而且契約應雙方同時在一起簽訂(包括蓋章、簽字)。應避免一方蓋了章後交對方拿回去蓋章再交回來的情況(風險很大)。

三、契約內容易存在的問題及風險防範

有的買賣契約主要條款不齊全,契約的內容又表述模糊不清,有的存在歧義,埋下隱患。

防範措施:

一是契約最基本的條款必須齊全,基本條款應包括:(一)當事人的名稱和住所;(二)標的物;(三)數量;(四)質量;(五)價款或者報酬; (六)履行期限、地點和方式;(七)違約責任;(八)解決爭議的方法。除此之外,雙方可以根據契約的性質和交易目的,約定其他條款。另外,在契約中,其文字和用語一定要準確,不要使用含糊不清的概念,如不在契約中使用:一捆、一車、大概、原則上、大約等這樣的含糊不清的字詞。不要寫錯別字,甚至連標點符號都要正確使用。

四、契約的產品質量問題及風險防範

產品質量是契約中的特別重要條款,如果產品質量出現嚴重問題,就不能實現契約目的。產品質量約定不準確會給以後產品的驗收,以及貨款的催收等帶來麻煩。

防範措施:

一是要在契約中儘量約定明確質量使用的標準,如按國家標準、行業標準、地方標準或者企業標準。作為賣方應約定產品在檢驗時發現問題買方應當立即以書面進行反映,必須在契約中明確產品的檢驗期限和質量異議期,如果超過異議期則視為產品合格。作為買方,應留取5%—10%的質量保證金,並且一旦發現質量問題必須立即以書面形式向賣方提出,而不要等到賣方索要貨款時才提出質量問題(此時提出的對抗性就大大降低)。

五、價款支付問題及風險防範

在買賣契約中,有的對價款的支付約定不清晰,同時拖欠貨款的情況也非常普遍,導致企業的資金被無償占用。

防範措施:

契約應明確價款支付的準確時間,作為買家應儘量用先收貨再付款的方式。而作為賣方則儘量採取先收款後發貨的方式。當然比較折中的辦法是採取分期付款的方式以降低彼此的風險。一定要約定逾期付款的違約責任,如未按時支付貨款,應承擔契約總額的10%或者更多的違約金。同時對一些大件的單件產品,賣方可以在契約中約定在貨款未付清到80%前,產品的所有權不發生轉移,這條對於賣方特別重要,因為在買方嚴重違約的情況下,賣方可以基於物權而請求返還,請求賠償的權利,同時還避免了買方因經營困難導致第三方將賣方出賣的貨物查封。

六、貨物交付的風險及防範措施

在日常交易中,大量存在交付不規範的情形,往往存在沒有交接(付)的記錄。有的雖然有交付的記錄,但接受對象存在重大瑕疵,接受主體不合法。比如送貨單上僅有接收方的一個“庫管員”的簽收,而沒有契約鑑定人簽收,也沒有法定代表人的確認,更沒有加蓋買方的公章。一旦庫管員“失蹤”,則賣方難以主張其權利。

防範措施:

一是交貨時必須交付給有接收貨物權利的人,通常這幾種人均可以作為買方的代表進行簽收。1.買方的法定代表人,2.契約上的簽字人,3.契約中約定的收貨人,4.持有買方授權委託書的人。二是不可將貨物交付給買方的庫管員,如果確要交給庫管員,應及時將送貨單交買方法人代表或財務確認或者加蓋買方公司公章。三是在交貨時可以將交接的現場進行拍照或者錄像,以便證明交貨行為。四是在要求支付貨款時應通過銀行轉賬支付以便佐證交付行為。

七、違約責任的風險及應對措施

有的買賣契約完全沒有違約條款,有的雖然有違約條款,但也僅僅是籠統的一個條款,如:“一方違約應向對方支付違約金”,並沒有涉及違約金的具體數字以及違約後如何進行處理,這給日後的索賠造成困難。

防範措施:

一是契約必須要有違約條款。二是還必須明確一般違約的後果以及嚴重違約的不同後果。違約後包括:繼續履行;採取補救措施;賠償損失;支付違約金或者定金或者解除契約等。如果約定違約金,還應當約定一定的比例。當然原則上約定的違約金不能超過其損失的30%,違約金如果約定過高,對方可以請求人民法院或者仲裁委予以降低,所以違約金的約定要適當,並不是越高越好。最好是約定一方違約後向另一方賠償損失的計算方法。

八、管轄的問題及風險

在契約發生糾紛需要通過訴訟或者仲裁時,就首先要確定誰擁有管轄權,而管轄權對於案件的處理有重要的影響,但我們發現許多契約就發生爭議後的管轄問題並沒有進行約定,從而造成訴訟成本和訴訟風險的加大。

防範措施:

在簽定契約時,原則上在契約上應儘量將發生的爭議時提交己方所在地人民法院審理或者己方所在地仲裁機構裁決。這樣一方面可以節約訴訟成本,另一方面占有地利優勢,從而避免在對方所在地訴訟可能存在的地方保護主義的影響。如果在契約中難以確定到己方所在地法院管轄,那么應當寫明,當發生糾紛或爭議時,雙方均有權向各自所在地人民法院申請解決。這是比較公平的約定,也容易得到對方的認可。

九、訴訟時效的風險及防範

在日常經營往來中,買方拖欠貨款的比較常見。有的公司由於還要與拖欠方發生往來,障於情面對拖欠貨款予以寬容,有的人怕打官司影響了雙方的合作關係,有的是輕聽對方的承諾和再承諾,也有的卻是對債權漠不關心等等。從而導致有的貨款被拖欠數年,有的甚至長達十年之久。而當己方考慮要通過訴訟解決時,往往就存在面臨訴訟時效的風險(即:己方的實體權利不受法律保護),從而導致巨大的經濟損失。

防範措施:

如何防止訴訟時效,確保債權受到法律保護:一是要確立時效意識,一般的訴訟時效為二年,從知道或者應當知道權利被侵犯時開始計算。當對方違約時,應在訴訟時效期內提起訴訟,追收欠款。二是如果己方暫時不想通過訴訟解決,為避免訴訟時效,可以採取發函催告的形式,或者發簡訊,並予以保存。這樣可以引起時效的中斷,中斷後又可以延長二年。如果快到二年了,你還不想通過訴訟解決,可以再次發函主張權利,又可以起到延長訴訟時效的作用。當然必須將這些函件和郵件一起保存,以備日後作為證據使用。

十、注意證據的蒐集和保存

在日常的經營往來中,許多公司往往不重視證據的蒐集和保存,有的就根本沒有證據,有的雖然有部分證據,但卻不齊全,有的合作當時有證據,但過了一段時間證據被丟失或毀壞。這些均導致一旦發生糾紛給訴訟造成困難,甚至承擔敗訴的後果。

防範措施:

所有發生的業務往來均要全面蒐集並保存證據。一是要樹立證據意識,契約均應簽定書面契約。二是從契約開始到履行到最終完成所有交易的各個環節的證據均應保存,包括最初的意向性談判、正式契約、補充協定、交接手續資料、往來函件、郵件、通知。三是建立契約檔案,將與某個公司建立的契約關係的所有資料均放入專門的檔案袋,以備日後急用。四是有專人專門保管契約資料,並且在人員異動時要完成交接手續。五是每個契約的保管期應保存至契約履行完畢後的三年乃至更長的時間。六是重要的契約除原件資料外,還應準備一套以上的複印件供日常使用,原件只在關鍵時間使用。

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