(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經理指示期限外，限三日內回函。
(4)接到客戶電話，應將通話內容記入電話記錄上(附表18.2.8)，呈經理批閱，並依指示處理。電話記錄一式兩聯，處理程式同電報、信件。處理完成後，第一聯依順序歸入電話記錄檔，第二聯按客戶別歸入客戶檔。
4.報價：
(1)業務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商後，挑選產品item，呈經理核可後，打報價單(附表18.2.9)，必要時修剪樣品照片，貼於報價單上。
(2)報價單一式兩聯，第一聯寄客戶，第二聯存客戶檔。
5.訂單確認：
(1)業務科接到客戶訂單，即依訂單內容，填成交卡(附表18.2.10)交專業人員，讓廠商確認買價及交貨期後，打sales confirmation(s/c)(附表18.2.11)，s/c一式五聯，第一、二、三聯寄客戶，第四聯存業務科待辦卷，第五聯存客戶檔，並將訂購品名、數量、單價、金額、交貨期、生產廠商填入客戶檔。
6.開立境內訂單：
(1) 業務科依據s/c及成交卡開立境內訂貨單(附表18.2.12)。
(2) 訂貨單一式四聯，第一聯交售方存查，第二聯存業務科待辦卷，第三聯交專專業
人員，據以協調廠商填寫生產及驗貨進度表，第四聯交售方簽認後存廠商檔，並將訂購品名、數量廠價、交貨期等，記入廠商檔。
(3)業務科依據s/c及訂貨單填寫產品表。
7.生產督促及催開l/c：
(1)業務科專業人員依據生產及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產進度，於每周業務會報時提出報告，必要時現場取樣攜回核驗。
(2)業務科依每筆s/c所訂l/c開立日期，催開l/c。
(3)收到客戶開來之l/c，應立即核對交易內容是否相符，若與原來的s/c內容不符，應即要求客戶修改l/c，或協調廠商修改訂貨單內容，修改訂貨單處理程式與開立境內訂單相同。
8.出貨：
(1)出貨前，業務科聯絡船公司確定船期，填寫裝船預計表，同時聯絡專業人員，確定裝櫃日期及地點，通知拖車公司將貨櫃拖到指定地點，以備裝櫃。
(2)裝船預計表一式三聯，第一聯交報關行簽shipping order(s/o)，第二聯業務科存查，第三聯交專業人員據以驗貨。
(3)裝櫃完成後，專業人員立即回報每一種貨品實際出貨數量、箱號、淨重、毛重、材數、及退稅方式，由業務科通知報關行修改，並通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須於結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文謄寫。
9.押匯(出貨通知)：
(1)結關後三日內，業務科自報關行取得提單及押匯檔案，經與l/c條款核對相符，呈經理簽名後送銀行辦理押匯，並隨時追蹤押匯程式，確定銀行已經撥款後，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(cbc)第六聯交會計，影本存待辦卷。
(2)每筆貨品出口後，業務科依出口內容，套打出貨通知單(shipping advice letter)，一式三聯，第一聯(正本)及一份完整出口檔案副本寄客戶，第二聯(副本)及一份完整出口檔案副本(包括l/c，cbc第六聯，裝船預計表第二聯)存入出貨檔案檔，第三聯(副本)存入客戶檔。
(3)業務科依據實際出口內容，分別填入客戶檔、產品檔及廠商檔。
1.備犢睿邯
(1)每筆貨品出口後，業務科於結關後三日內收集廠商寄來的發貨單、銷貨發票、及專業人員填具驗收記錄之裝船預計表第三聯，核對無誤後送會計。
(2)會計覆核業務科轉來的付款憑證，確定該筆出口已經押匯入帳後，即開立付款傳票，呈經理核示後，開立結關後11天之支票支付貨款，並於所有付款憑證上加蓋"付訖"戳記。