3、不同年度的檔案一般不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批覆放在復文年歸檔；沒有復文的放在請示年歸檔；跨年度的會議檔案放在會議開幕年歸檔。
4、歸檔檔案材料應當按照其內部聯繫、重要程度、時間順序科學排列，正本在前，定稿在後；正文在前，附屬檔案在後；批覆、批示在前，請示、報告在後；批轉檔案在前，被批轉檔案在後；法規性檔案和其他重要檔案的定稿在前，歷次修改稿在後；案件材料在前，依據性材料在後。
5、歸檔檔案、材料以“件”為單位整理歸檔。一般以每份檔案為一件，檔案正本（包括附屬檔案）與定稿為一件，正文與附屬檔案為1份，原文與複製件為1 件，轉發文與被轉發文為1件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。
6、應歸檔的電子檔案（包括各版本）與紙質檔案標引一致，並存入檔案資料庫。
7、有關歸檔檔案材料的情況說明，應當填寫在備考表內；若無情況說明，也應當將整理人、檢查人的姓名填上，以示負責。備考表應置檔案盒底。 8、歸檔檔案應按件裝訂，永久保存的檔案可採用縫紉機、棉線或不鏽鋼裝訂針裝訂，其它歸檔檔案及書籍、刊物等保持原裝訂狀態。
9、歸檔檔案應齊全完整。已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易退變的檔案、熱敏傳真紙檔案應予以複製。
10、聲像材料應當單獨存放卷盒、像冊中，並用文字標出攝像或者錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
11、歸檔檔案要科學地劃分保管期限表。
第九十三條檔案的鑑定、利用和銷毀。
（一）檔案保管期限的劃分：檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。其中，永久為50年以上，長期為16至50年，短期為15年以下。
1、凡是反映本局機關主要職能活動和基本歷史面貌的檔案材料，對本機關、國家和歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。主要包括：本機關制定的屬於政策法規的檔案，處理重要問題形成的檔案材料，召開各種重要會議的檔案材料，黨組和行政辦公會的記錄、紀要，重要的請示、報告、總結，綜合統計報表，機構演變的檔案材料；上級機關頒發的屬於本機關主管業務並要貫徹執行的重要檔案材料，以及對本機關領導人及對直屬單位領導人任免的檔案材料。
2、凡是反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考價值的檔案材料，列為長期保管。主要包括：本機關一般工作問題檔案材料，一般會議的主要檔案材料，人事管理工作形成的一般檔案材料，黨員、幹部介紹信；直屬上級機關頒發的屬於本機關主管業務並需要貫徹執行的一般性材料，對本機關中層及一般幹部的任免檔案；下級機關報送的重要總結、報告、統計報表等檔案材料。
3、凡是在較短時間內對機關有參考價值的檔案材料，列為短期保管。主要包括：本機關一般事務性的檔案材料；上級機關和同級機關頒發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；下級機關報送的一般工作總結、報告等檔案材料。
（二）檔案的借閱和複製。
1、本機關工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是，如果借閱非本人主管業務的涉密檔案，必須經辦公室負責人批准；外單位來查閱機關檔案，必須持有單位介紹信，並經本機關辦公室負責人批准。