（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。檔案的秘密等級標註在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標註在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。
（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標註在首頁右角上，有秘級時，收標註在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。
（四）發文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位於發文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置於中括弧內。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。
（五）上報公文，應當標明簽發人姓名，一般標註在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列，排列順序與發文機關一致。
（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發文機關，並準確標明公文種類，標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重複用語。
（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規範化簡稱，位於標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之後。
（八）公文如有附屬檔案，應當在正文以後、成文時間之前註明附屬檔案名稱，如有二個以上附屬檔案應當註明附屬檔案序號。附屬檔案應當在首頁左上角註明附屬檔案序號。附屬檔案一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附屬檔案首面左上角註明主件發文字號。
（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯合行文，聯合發文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間並加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。
（十）成文時間以領導人簽發日期為準，聯合行文以最後簽發領導人的簽發時期為準；電報以發出日期為準。
（十一）檔案應當標註主題詞。上報的檔案，應當按照上級機關的要求標註主題詞，主題詞標註在檔案末頁抄送機關之上。
（十二）公檔案的抄送機關標註在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。
第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印製檔案標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。
公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文採用國際標準a4型（297×210）。左側裝釘。
第四章 行文規則
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sp; 第九條 湖南省交通廳湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的職能部門，在職權範圍內可以獨立對外行文，
上行文：向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。
平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答覆請示事項。本廳各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權範圍內向不相隸屬單位行文。
第十條 各行業管理局和二級單位在職權範圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。
第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。