第二十六條 傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保全全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須採用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。
第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，傳送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發室應提供複製件。如轉發公文，應將該公文送至辦文處室，並註明公文去向。
第二十八條 廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者傳送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。
除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。
第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向並作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。
第三十條 經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。
第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬於本處室、部門職權範圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室並說明理由。
第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。
第三十三條 公文辦理後要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束後一個月內交檔案室歸檔。
第六章 發文處理
第三十四條 凡以本廳名義和廳
辦公室名義制發的公文筆調，首頁均套用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿製作後，由主辦單位負責人簽字後經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。
第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議檔案、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級檔案精神，不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。
第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規範，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。
第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：
（一）報批程式是否符合規定；
（二）是否確需行文；
（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現行文意圖，並同現行有關公文相銜接；
（四）涉及有關部門業務的事項是否經過協商並取得一致意見，履行了會簽手續；