檔案管理的規章制度 篇1
目錄
檔案工作崗位責任制
檔案、材料收集歸檔制度
檔案鑑定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案複製制度
檔案統計制度
檔案庫房管理制度
檔案銷毀制度
檔案工作崗位責任制
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計畫，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，並為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類檔案材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
檔案、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔範圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的檔案材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級檔案
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計畫、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及幹部獎懲等檔案材料。
(二)上級檔案材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級檔案材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的檔案材料。
2、有關單位與本機關簽訂的契約、契約、協定。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性檔案。(四)下級檔案材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案檔案。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作檔案彙編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室列印的檔案，列印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的檔案，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部檔案材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的檔案材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應歸檔的檔案、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附屬檔案、請示與批覆、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔檔案材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，檔案沒有標題應加上標題，內容、摘要、檔案沒有標明日期的要標上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的檔案材料應是原稿原件，不得用複製件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的檔案材料必須經過初步整理，把同一具體問題的檔案材料集中在一起，按檔案的先後形成排列好。
檔案鑑定制度
1、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。
2、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
3、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。
4、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。
5、凡是經過認真的鑑定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程式，辦好鑑定手續。
6、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續藉手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術檔案材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術檔案，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術檔案等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術檔案材料以及其他經鑑定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下檔案由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密檔案和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密檔案帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱檔案。嚴禁攜帶機密檔案、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
檔案複製制度
1、本單位工因工作需要複製一般檔案材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。
2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。
3、複製後要及時進行登記。
檔案統計制度
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
1、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。
3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
5、庫房要保持溫度在攝氏14－24°C，相對濕度在45－60％之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裡不準吸菸。
檔案銷毀制度
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑑定。
3、經過鑑定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷毀”。
檔案管理的規章制度 篇2
為保證公司檔案的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的檔案和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關檔案資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、檔案資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或綑紮堆放。
2、檔案櫃、檔案室要保持整潔衛生，認真做好檔案檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對檔案檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保檔案檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閱、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。
八、對於公司機密檔案及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
檔案管理的規章制度 篇3
1、產生目的
為保證公司檔案的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計等工作，特制定本制度。
2、適用範圍
適用於公司各種檔案、記錄、檔案資料的管理。
3、正文
3.1 檔案資料的收集
3.1.1 收集範圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的檔案、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料及上級機關頒發的要求公司執行的檔案;
(2) 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司檔案材料
(1) 會議檔案，包括本公司重要會議形成的檔案和領導的講話稿等;
(2) 公司發布(包括轉發)的各種正式檔案的簽發稿、印製稿、重要檔案的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批覆檔案，下級單位的請示與公司的批覆檔案;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計畫、總結、報告;
(5) 反映公司業務活動和科學技術管理的專業檔案材料;
(6) 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要檔案材料;
(7) 公司的統計報表、統計分析材料(包括計算機碟片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等檔案材料;
(8) 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要檔案材料;
(9) 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的檔案材料;
(10)公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的檔案材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技檔案材料;
(11)公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等檔案材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等檔案材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、制度等檔案材料;
(14)公司幹部任免(包括備案)、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等檔案材料;
(15)公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根;
(16)公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種契約、協定等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計畫、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往檔案等;
(20)各種普查工作中形成的檔案材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
3.1.2.1 公務電報要同其他檔案材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附屬檔案要同時收集。
3.1.2.3 一般檔案只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的檔案例外。
3.1.2.4 作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的檔案，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領導重要批示意見的檔案處理單，應隨檔案一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批覆的檔案，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面檔案的，應註明情況，並加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、原子筆或複寫的檔案底稿，應退回檔案撰稿單位複製。
3.1.2.8 經多方查找，證明確實已丟失的檔案，套用公用信箋寫上檔案名稱稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟檔案歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
3.2.2 檔案材料的分類
應先按檔案材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從檔案材料的聯繫中採取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的檔案，自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的檔案，由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發的專業性檔案，由承辦單位立卷;非專業性檔案，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位於4月底前將上年度檔案材料立卷完畢，交檔案室統一存檔(人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理)。
3.2.4.2 各種檔案、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內檔案目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質的檔案資料應當區別管理，單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或綑紮堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當面查點清楚，並辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續藉手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閱登記簿上及時註銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閱、抄錄、複印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對於過期並失去保存價值的檔案材料，經公司領導批准，可以定期銷毀。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷毀秘密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的檔案資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
檔案管理的規章制度 篇4
一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬於涉及託管人員隱私，未經許可不得外借、外傳。
二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》
三、個人檔案一律須託管人員本人、或委託書指定的委託人，經過相關審批流程後方可借閱。
四、外單位來人借（查）本託管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》並經科長簽字批准，方可查閱。
五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管領導批准。
六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經許可不得擅自轉借、拆開、調換、污損檔案或在檔案上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。
七、外借檔案一旦發生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。
八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案，要及時做好催還工作。
九、借出和歸還檔案時，應做好清點手續，由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。
檔案管理的規章制度 篇5
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案管理的規章制度 篇6
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件(含複印、傳真件)及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以複印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外藉手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續藉手續。
四、帶給利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公布檔案資料。
檔案管理的規章制度 篇7
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內容包括：
1、根據專業主管部門的.建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況，設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類；大中型項目按工程或專業分類，下設屬類。
2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號；生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的，建設單位（並責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，並編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規範及各種技術檔案表格。
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格後，建設單位應按契約及規定的要求，在項目正式通過竣工驗收後三個月內，向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收後辦理檔案移交。
2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，並有完備的清點、簽字等交按手續：建設單位轉為生產單位的，按企業檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以後，在大中型城市規劃區範圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。
檔案管理的規章制度 篇8
一、對檔案要認真進行鑑定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
二、檔案的鑑定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑑定、銷毀小組，負責檔案的鑑定、銷毀工作。
三、經過鑑定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經院有關領導批准後，方可銷毀。
四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監銷，監銷人員必須在銷毀清冊上籤名蓋章，並註明銷毀方式和日期。
五、銷毀檔案清冊要妥善保管，並將所銷毀檔案在目錄中註銷。
檔案管理的規章制度 篇9
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收檔案、裝修檔案、日常維修檔案、繳費檔案、回訪處理檔案及投訴建議等其他檔案;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性;
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全，檔案櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。
檔案管理的規章制度 篇10
一、分管檔案工作的領導職責
1.組織本單位檔案工作的宣傳、貫徹，執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2.加強對本單位檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的整體發展計畫，列入本單位議事日程，督促分管部門按上級和本單位檔案部門要求做好應做的工作。
3.關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、檔案人員職責
1.貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2.對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3.負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4.負責管理本單位各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，並為本單位各項工作的需要提供服務。
5.按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6.按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、兼職檔案人員職責
1.堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2.負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
3.歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4.保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。
5.主動接收本單位檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6.積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7.按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8.按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
檔案管理的規章制度 篇11
一、建立學員檔案：
1、從學生被黨支部確定為入黨積極分子開始，為每個積極分子建立一份個人檔案；
2、檔案的內容包括：
（1）入黨申請書
（2）團員入黨推優表
（3）思想匯報
（4）入黨積極分子培養考察情況表
（5）自傳
（6）學習成績總表（含綜合測評排名情部）（蓋章）
（7）（函）外調政審材料（或直系親屬政歷情況的說明）
（8）綜合政審材料
（9）學院黨校結業證書（複印件）
（10）黨內外民眾意見原始記錄
（11）院級以上（含院級）的獲獎證書（複印件）
3、在每期培訓班結束後的第二周，做好本班歸檔工作。內容包括：本期培訓學員花名冊，考勤表、學習小組討論記錄、社會實踐、考試成績登記表，學員情況綜合統計表、優秀學員花名冊、培訓期間的有關圖片等。
二、學員學習檔案材料實行專人負責，要及時、準確地登記填寫，妥善保管。
檔案管理的規章制度 篇12
1、加強檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案。健康檔案要採用統一表格，在內容上要具備完整性、邏輯性、準確性、嚴肅性和規範化。
2、中心要建立專人、專室、專櫃保存居民健康檔案，居民健康檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放，指定專人保管，轉診、借用必須登記，用後及時收回放於原處，逐步實現檔案微機化管理。
3、為保證居民的隱私權，未經準許不得隨意查閱和外借。在病人轉診時，只寫轉診單，提供有關數據資料，只有在十分必要時，才把原始的健康檔案轉交給會診醫生。
4、健康檔案要求定期整理，動態管理，不得有死檔、空檔出現，要科學地運用健康檔案，每月進行一次更新、增補內容及檔案分析，對轄區衛生狀況進行全面評估，並總結報告保存。
5、居民健康檔案存放處要做到“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作。
6、達到保管期限的居民健康檔案，銷毀時應嚴格執行相關程式和辦法，禁止擅自銷毀。
檔案管理的規章制度 篇13
一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸菸和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄，除濕，降溫。
檔案管理的規章制度 篇14
一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應按規定的範圍進行查、借閱，並嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批准。
三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或複製。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案檔案、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對保管期滿、失去保存價值的檔案檔案要按規定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。
檔案管理的規章制度 篇15
為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正塗改，不弄虛作假，並確保及時性、連貫性。
三、工程項目建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責範圍內做好工程檔案資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語言或模稜兩可的語句進行定性評定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集、整理情況，對於各階段、各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改後仍不合格的，建設單位不返回工程質量保證金。
八、按照工程檔案管理規定及相關規範、規定進行整理、立卷、歸檔。
檔案管理的規章制度 篇16
一、各單位工作人員可直接查閱本單位一般檔案資料，查閱有密級檔案，須持簽有單位負責人明確意見的條據，方可查閱;
二、各單位借閱本單位一般檔案，必須辦理借閱手續，必須註明預計歸還日期和聯繫電話。借閱有密級檔案，須寫《檔案借出審批單》並經公司相關領導批准，方可借閱;
三、如延長借閱時間，須辦理續藉手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向部門負責人反映。
四、如情況特殊，外單位人員或集團其他單位人員查閱檔案須持檔案歸屬單位的介紹信，可查閱無密級檔案。檔案主要供本集團公司利用，一般不外借。
五、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠捲等檔案一律不借出;
六、檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印複製、擅自拆散、調換、抽取、污損、加標註證、裁剪、撕毀等。若有遺失，應及時聯繫檔案管理人員。
七、凡有私下抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪刮、撕毀檔案等行為者，嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律責任。
檔案管理的規章制度 篇17
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限於有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完後按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、塗改和對外傳播。如需複製，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批准。在借閱期間發生的一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批准後，方可查閱。
檔案管理的規章制度 篇18
一、學校營養計畫工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。
二、上級主管部門關於營養計畫工作下發的檔案、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
三、學校制定的營養計畫工作各種管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。
四、學校接收、發放營養食品情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。
五、對於突發事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
六、學校營養計畫工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
七、管理人員隨時搞好營養計畫工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。
八、管理人員隨時注意收集整理營養改善計畫材料並及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
九、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養改善計畫落實情況提供詳實的資料依據。
十、借閱檔案須經學校領導同意，並辦理借閱登記手續，借閱人要愛護檔案原件，用後及時歸還。
檔案管理的規章制度 篇19
一、幹部人事檔案管理部門，在接到幹部任免通知後，一周內應將幹部人事檔案轉給新的幹部主管部門。
二、轉出的幹部人事檔案必須齊全完整，並按規定進行認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
三、轉遞檔案或檔案材料必須按統一規定的“幹部檔案轉遞通知單”所列項目詳細登記，嚴密包封，要通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶，檔案轉出或轉入及時登記。
四、接到幹部人事檔案或幹部人事檔案材料的單位，經核對無誤後，應在回執上籤名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應催問，以防丟失。如發現檔案中缺少材料，檔案整理不合格，轉遞的檔案材料手續不健全等問題，可將檔案或檔案材料退回。轉出單位應儘快補充或整理，再轉新的幹部人事檔案管理部門。
五、為保證幹部人事檔案隨著幹部調動或職務變動而及時轉遞，幹部管理部門發出的調動、任免通知必須抄給幹部檔案管理部門，以便及時續填幹部職務變動情況和轉遞檔案。