對傳送保密性高的檔案，可由前台人員進行指導，由員工個人親自傳送，並提前以電話方式通知收件人現場接收。對涉及公司重大機密的檔案不宜使用傳真機傳送，以免泄密。
對傳真收發業務頻繁或者所收發的資料保密要求較高的部門或個人，可以申請配置專用的傳真機。
員工不得利用公司傳真機收發私人資料、檔案。
第八條： 行動電話的管理
公司不為員工購置行動電話，但對員工因辦理公務所發生的行動電話費用（簡稱移動話費），按具體情況給予一定金額的報銷限額標準。
原則上，集團主任級及下屬公司副經理級以下普通員工，不得申請報銷移動話費，特殊工作崗位或確實因為業務需要的除外。
公司對移動話費實行“員工提出報銷申請、公司核定報銷限額、限額內實報實銷，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的管理員工根據實際工作需要，向公司提出報銷移動話費的書面申請，公司根據員工職務、崗位和業務的特點，以及公司的《移動話費報銷限額參考標準表》，核定具體的報銷限額。對在限額以內的移動話費，由公司據實報銷；對超過報銷限額的，公司只按限額標準進行報銷，超支部分不再補發給員工，而由其個人承擔。
核定移動話費報銷限額的流程為：
主任級以上的管理員工可根據實際工作需要，寫出書面的報銷申請，由部門經理出具審定意見後，報主管領導審批。在公司的限額參考標準內，主管領導可以直接批准。對超出公司規定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批准。
對經理級以上的管理員工，除需報主管領導批准外，一律報公司總裁審批。
總裁、副總裁的移動話費報銷標準由董事長核定。
移動話費報銷限額參考標準如下：
外 勤
（100%）
複合勤
（70%）
內 勤
（40%）
說
明
總監、董事長助理
400 元 / 月
280 元 / 月
160 元 / 月
1 、外勤：是指經常外出辦理公務的員工。
2 、內勤：是指較少外出公務的員工。
3 、複合勤：是指較多外出公務的的員工。
此標準僅供核定時參考。
副總監、總裁辦主任
350 元 / 月
245 元 / 月
140 元 / 月
經理、總裁助理
300 元 / 月
210 元 / 月
120 元 / 月
副經理
250 元 / 月
175 元 / 月
100 元 / 月
主任
200 元 / 月
140 元 / 月
80 元 / 月
對已核定報銷限額的員工（包括普通員工和管理級員工），如確因業務需要但原報銷限額偏低而申請重新核定的，應提供申請日前不少於三個月的移動話費發票和流水清單，並標明私人用途的部分話費，由部門經理和行政 / 人力資源部經理出具初審意見，並報公司主管領導審核後，報公司總裁審定。
行政 / 人力資源部可對員工每月的移動話費進行統計分析，對報銷限額核定過高的，有權提出重新核定的建議。
凡由公司給予限額報銷移動話費的員工，原則上須 24 小時開機（如不能 24 小時開機的，但須提供其他電話聯繫方式）。對享受限額報銷但將行動電話置於關機狀態，但又沒有提供其他電話聯絡方式，致使公司聯絡不到的，一個月內出現三次以上（含三次），除取消當月移動話費的報銷資格外，對因聯繫不上而延誤工作，還將按公司有關制度進行處罰。