第二項 辦公設備每月清點一次，並填寫《校團委辦公設備清點登記表》。如有丟失，追究相關責任人並作相應懲罰；
第三項 庫房物資每月清點並整理一次，詳細記錄每種物資庫存數量、損耗數量等情況，詳細填寫《校團委庫房物資清點登記表》。匯集所有損壞由辦公室相應負責人統一處理已損壞物資。
第四章 檔案管理
第十一條 文檔管理
第一項 不得隨意翻閱保密檔案和老師專用檔案；
第二項 可以翻閱非機密檔案，查閱後及時放回原位；
第三項 辦公室所有檔案一律不得調出辦公室，若需調出，必須經辦公室主任同意；
第四項 不得對外透漏未正式發文的檔案內容；
第五項 定期清理儲物櫃，及時歸檔檔案。
第五章 檔案整理
第十二條 整理信件
按照來信人的類別分為團省委信件、外校團委信件、其他信件三類，並將各類信件分別置於對應資料夾內。
第十三條 整理檔案
按照檔案來源地的類別分為團省委發文、省直團工委發文、校團委發文、內部檔案、其他檔案等，將各類檔案按分類放入各自對應的資料夾內。
第十四條 整理部內檔案部內關於大型活動的檔案也要定期進行整理。
1、上交時間為每月1、2號，上交紙質版至團委辦公室，同時傳送電子版至4x39107 @diyifanwen.com。信息內容整理為壓縮檔，註明日期和事件，郵件主題註明日期和事件，信息以word格式報送，一個word檔案對應一篇信息，保存為doc格式，不接收docx格式的word檔案。word檔案名稱與標題一致。上報信息標題使用小二號黑體加粗，正文採用小四號宋體，首行縮進兩個字元，1.5倍行距；
2、每篇信息請寫清楚標題，標題和正文要嚴格區分，沒有標題的信息一律不予採用；
3、報送信息時請寫清楚事件發生的時間（如XX年11月15日）；
4、上報信息的內容要體現出各組織的工作內容，反映學院發展動態，可涉及團的職能部門、學生組織、學生社團、團總支、團支部等，能及時反映本學院學生工作的新思路、新舉措、新活動；
5、信息報送要做到及時準確，必須嚴把質量關。每條信息要主題明確、內容精煉、格式規範、重點突出、言之有物，儘量做到有情況、有分析，每篇稿子字數不少於1000字。
第六章 值班管理
第十六條 值班管理旨在加強各值班人員工作效率，規範其工作職責。
第十七條 值班時間、地點與值班人員
值班時間：星期一到星期五 上午8:00—12:00 下午14:30—17:20
值班人員：辦公室主任、副主任、辦公室幹事。
第十八條 辦公室值班主要工作
第一項 協助老師完成所需工作；
第二項 做好保密工作；
第三項 及時跟進未完成工作；
第四項 保持辦公室乾淨整潔；
第五項 完成檔案簽收、簽發工作；
第六項 整理未歸檔檔案；
第七項 每天發放、整理各類報紙、雜誌；
第八項 老師外出期間，做好接待工作。如接聽電話、接待來訪賓客等；
第九項 工作匯報。及時將值班期間發生的重要事項向老師匯報；
第十項 管理物資，包括接收各組織物資借用申請書、登記、領取、驗收以及存放工作；
第十一項 按時到辦公室值班，不遲到，不早退；到後如實登記，他人不得代簽 （有特殊情況不能按時值班者，須提前一天向辦公室主任請假，以便做臨時調整）；