（4）信件處理：由黨辦提出擬辦意見，根據來信的內容、性質，按“分級負責，歸口辦理，誰主管，誰負責”的原則，分別轉送主管領導、紀委、有關職能部門處理。
（5）檢查、催辦：民眾來信一般在三個月內給予回復。黨辦要定期對承辦單位催辦，檢查處理情況。
（6）回復、歸檔：及時將處理結果反饋給來信人，並將重要的材料歸檔。
（二）民眾來訪
1、基本要求：熱情接待，認真聽記，恰當處理，並對來訪者做好思想工作。
2、辦理程式
（1）了解來訪者的姓名、身份、反映問題，並按民眾來信的要求進行登記。
（2）按民眾來信的程式處理。
四、黨委辦公室信息工作制度
為了使黨委辦公室信息工作科學化、規範化，特制定本制度。
（一）信息收集的範圍
1、黨中央的路線、方針、政策；上級主要領導機關發出的政策性指令；黨和國家領導人及上級主管部門負責同志的重要講話等。
2、有關決定下達後貫徹執行中的重要情況，包括新經驗、新問題、新情況等。
3、院黨委的決定、決議和重要工作部署的貫徹落實情況反饋。
4、院內各部系、各職能部門的重要會議、重要活動，工作中取得的新成就，總結的新經驗，出現的新情況、新問題等。
5、師生員工的思想動態和對重大社會動態、突發事件的反映。
6、師生員工對學校工作的建議、呼聲以及他們關心、討論較多、意見較大的熱點問題。
7、黨委辦公室內部的各種原始記錄以及各種資料、信息。
8、其它有價值的信息。
（二）信息的處理
1、信息的整理。將收集的信息按照標準進行分類、篩選、比較、鑑別和編寫，保證信息的真實性和完整性，並使之條理化。
2、信息的加工。將原始信息進行綜合加工或變換，作出各種統計報表或圖形，形象而生動地把各種信息表示出來，以便分析和對比。對一些重要的信息，還需進行編碼處理，並妥善保管。
3、信息的報送。
（1）各部系黨組織和院黨委職能部門應及時向黨辦報送書面信息，遇有緊急且重大的信息，可先通過電話報送。
（2）以學院黨委名義向上級報送的信息，由黨委辦公室通過傳真、口頭匯報、專人傳送等方式及時傳遞。
4、信息的貯存。使用文字、圖片、錄音、錄像等手段和方法，將加工後的信息貯存起來，並在計算機上建立信息資料庫。
5、信息的使用。主要提供給領導決策層、執行層和監督層使用。
（三）信息工作的要求
1、收集的信息要符合工作的需要，要全面、準確、真實可靠，要有一定的價值。
2、獲取信息要認真細緻、深入實際、調查研究。
3、遵守保密制度，嚴格控制信息傳遞範圍。
4、保證信息的時效性，及時收集、編輯、更新、傳遞。
五、黨委辦公室調研工作制度
為了更好地發揮本部門的能動作用，當好學院黨委領導的參謀和助手，黨委辦公室需經常深入開展調查研究工作。為了使黨委辦公室的調研工作規範化、系統化、程式化，特制定本制度。
1、確定調研課題。要根據院黨委（或領導）部署、民眾意願或本部門需要確定課題。
2、制定調研計畫，編制調研提綱，確定調研方式、方法。
3、組織調研力量。要抽調懂政策、熟業務和情況、能堅決執行領導決策的人員組成調查組；調研前要明確指導思想，熟悉相關資料。