檔案室規章制度 篇1
一、檔案統計的範圍包括收集管理歸檔入庫的檔案、移交的檔案、鑑定銷毀的檔案和查閱利用的各類檔案。
二、檔案統計的基礎是做好登記。必須對入庫、移交的檔案進行分類和總量登記；鑑定銷毀的檔案必須進行造冊和數量登記；查閱和利用檔案必須進行總量和定向分析數量的統計。
三、凡入庫的檔案每年歸檔後及時分類統計；凡移交的檔案，在移交時及時統計；凡鑑定銷毀的檔案，在登記造冊、審批核銷後一次性統計；凡查閱利用檔案按月、按查閱人次、利用各類案卷的數量統計，並作好統計後的查閱利用檔案分析。
四、檔案統計必須簡明清楚、記載完整、數字正確。
檔案室規章制度 篇2
1、認真貫徹執行《保密法》，自覺維護黨和國家機密，嚴防檔案失蹤、泄密事件發生。
2、珍貴檔案和有密級檔案須領導批准後，限於在閱覽室內查閱。
3、未經允許不準擅自摘抄、複製和對外泄漏檔案內容。
4、檔案人員要做到知密不泄，不與無關人員談論檔案機密。
檔案室規章制度 篇3
檔案員工作職責
一、認真學習《檔案法》和檔案專業知識，熟悉和掌握檔案管理業務知識，努力提高檔案管理現代化水平。
二、負責做好本單位各類檔案資料的收集、鑑定、整理、編目、歸檔、保管以及檔案統計、移交登記工作。
三、熟悉室藏所有檔案資料的內容，積極按要求做好檔案借閱、利用工作。
四、遵守保密紀律，認真執行檔案工作的各項管理制度。接受上級業務主管機關的業務指導和監督。
五、負責檔案庫房日常管理，做好檔案安全管理工作。
六、負責本單位日誌的收集，做好大事記、基礎數字彙編等檔案編研工作。
七、宣傳貫徹檔案工作法律法規，提高集體檔案意識，對本單位各股室業務人員的整理、歸檔工作進行指導、監督、檢查。
立卷歸檔制度
一、歸檔範圍
歸檔範圍按國家檔案部門和上級業務部門規定執行，必須齊全、完整，一般包括：文書檔案、科技檔案（基建、設備類）、業務檔案、財會檔案，並注重收集照片、錄音錄像、磁碟、磁帶等不同載體的檔案。
二、歸檔要求
1、本單位擬發的檔案材料，經辦人應負責收集完整（如底稿與正文、請示與批覆）後向檔案室歸檔；參加有關會議帶回的檔案材料應交辦公室登記後歸檔；收文要及時登記，凡有登記編號的收文，經辦人辦理結束後及時退還辦公室。
2、檔案材料辦理完畢應及時登記歸檔，文書檔案收集歸檔一般在次年5月底前完成，科技檔案按項目整理歸檔，應在項目完成三個月內完成歸檔和移交，業務檔案、會計檔案與文書檔案整理同時進行，由業務部門或會計機構保管使用一年後，向單位檔案室移交。
3、整理的檔案，裝具統一，檔案盒、目錄格式符合國家標準，做到整齊美觀。
檔案移交制度
一、本單位檔案實行集中統一管理，各股室形成的各類檔案材料，按要求歸檔完畢後，及時向檔案室移交。
二、移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規範、檔號編制規範、編目清晰。
三、移交時登記造冊，交接雙方應根據移交目錄認真核對，交接雙方履行簽字手續，以明確責任。
四、檔案人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理後再移交。
五、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
檔案保管制度
一、本單位所有檔案實行集中統一管理，任何科室和個人不得以任何理由拒絕移交。
二、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好溫濕度記錄，保證室藏檔案與案卷（歸檔）目錄相符。
三、建立檔案接收移交登記簿，凡進、出檔案做到及時登記。定期對檔案進行監銷，監銷檔案登記造冊，經單位負責人簽字後，報請同級檔案行政部門同意後進行銷毀。
四、檔案室配置防盜、防火、防光、防高溫、防潮等必要保護設施，定期投放防鼠、防蟲藥，並定期清潔，保持室內乾淨衛生。
五、除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，嚴禁在檔案室內吸菸。
六、因保管不善造成檔案損毀和丟失，按檔案法有關規定，追究檔案人員責任。
七、檔案人員下班離開工作崗位時，應關門加鎖，切斷電源。
檔案保密制度
一、檔案人員要認真學習《檔案法》，樹立保密觀念，增強保密意識，自覺遵守保密紀律，做到不泄密不失密。
二、國家秘密檔案和資料，由檔案人員負責收發、登記、傳遞傳閱，妥善保管和按時清退，不得隨意擴大閱文範圍。
三、凡屬國家秘密檔案、資料、檔案，不得自行抄錄和翻印，確因工作需要的，經檔案制發機關批准同意後方可翻印。
四、“三密”檔案資料和其他重要檔案，只限於檔案室或其他指定地點查閱，不得帶出機關和帶回家中查閱。
五、非檔案人員未經同意不得擅自進入檔案室，更不得隨意翻閱檔案、檔案。
六、發現涉密檔案資料丟失、被盜或檔案內容泄密，必須立即報告及時追查，對當事者依照《保密法》的有關規定追究責任。
檔案借閱利用制度
一、建立檔案借閱及利用效果登記簿。凡借閱檔案，必須履行借閱登記手續，並做好利用效果反饋工作。
二、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經本單位負責人同意後方可查閱。因工作需要確需外借的，必須經主管領導批准。借出的檔案不得私自翻印，不得轉借他人，做到按期歸還，不得遺失。
三、查閱檔案不得在檔案上圈劃、塗改，造成污損，不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案資料。對私自塗改、撕毀檔案者，按照《檔案法》有關規定追究當事人法律責任。
四、借閱檔案歸還時，檔案人員要仔細進行清點、檢查，並做好歸還及利用效果記載。
檔案統計制度
一、嚴格按《統計法》的規定開展檔案統計工作，不虛報、漏報、瞞報。
二、根據上級業務部門和檔案業務主管部門的要求，做好本單位的統計工作，建立健全各種統計表，統計數據以原始記載為依據，做到及時、完整、準確。
三、在檔案利用方面，做好利用人次、利用效果的統計工作。
四、對移交歸檔的檔案數量進行統計，做到帳物相符，完整齊全，進出手續登記完備。
五、對檔案的銷毀、更改及上級要求的其他統計數據，及時準確填報，本單位內部檔案的移交要手續清楚、按章辦事。
檔案室規章制度 篇4
檔案室是學校檔案存放的重要場所，因此必須採取必要的措施，以保證檔案資料的儲存和安全，為強化對檔案資料的科學管理，特制定以下制度：
1、檔案室鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶，門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室櫃具要編制順序號，排列整齊，便於工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入，因工作需要進入時，要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的溫、濕度，定期分析、積累資料，要根據室內外的溫、濕度情況，隨時通風，除濕降溫。
5、檔案室要有數量充足的消防器械，工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸菸，嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經常打掃，櫃具要定期擦拭，隨時放置防蟲、防鼠藥品，保持室內外清潔衛生。
7、對檔案資料的借出歸還，要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室規章制度 篇5
為了加強本校檔案工作的業務建設，逐步實現檔案工作規範化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業和各項工作服務，為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》、國家檔案局《機關檔案工作業務建設規範》的有關規定，結合本校的具體情況，特制定本制度。
檔案工作管理體制
1、檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。本校在公務活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統一管理。
2、加強對檔案工作的領導，明確分管校長，並列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網路，由各部門配備專職檔案人員，業務上受檔案室指導並配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查。
檔案工作基本任務
1、集中統一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
2、指導、檢查、督促檔案的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計畫和管理規定。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
檔案收集制度
應當歸檔的檔案材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規定時間移交學校綜合檔案室集中管理，任何個人或部門都不得據為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應歸檔的檔案材料，各部門一律在次年的第一季度內整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學檔案應在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設備儀器在項目完成後或告一段落時，經辦部門應將歸檔材料組成保管單位，經負責人審定後向檔案室移交。
3、一次專題會議、一次活動結束後，應及時將歸檔檔案材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議，獲得的`檔案材料在一個月內向檔案室移交。
5、會計檔案材料，一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷，在財務部門保存一年後向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內容和作者，應及時向檔案室移交。
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門檔案材料後，要按照本校《學校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關要求，分類整理，並編制歸檔檔案目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔，應當按照《歸檔檔案整理規則》的有關要求整理編目。
2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔，應當按照《機關檔案工作業務建設規範》的有關要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關要求整理編目。
4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規範》的有關要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規範》的有關要求整理編目。
7、計算計光碟、雷射視盤和雷射唱盤等檔案應按《電子檔案歸檔管理規範》的有關要求整理編目。
8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質形態的實物原件，應當按件編寫說明和編制目錄。
檔案保管制度
1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查，發現問題要及時向分管主任匯報，並採取有效措施，保證檔案的安全。
2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫，室內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內。
3、做好庫房溫、濕度記錄，定期進行，發現超過規定的溫、濕度時，要及時採取降溫、降濕措施。
4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等採取特製的裝具進行保管。
5、定期打掃庫房衛生，做到窗明地淨，箱櫃無灰塵，室內無蛛網，櫥櫃架排列有序。
6、下班前認真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案的安全。
檔案保密制度
1、加強保密教育，認真學習貫徹《保密法》，充分認識檔案工作的重要性、機要性，自覺保守黨和國家的機密。
2、健全保密制度，嚴格遵守接待、保管、安全、保衛等有關保密規定，杜絕工作差錯。
3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進行檢查，發現泄密事件及時追查，並報告領導及有關部門。
4、嚴格調閱制度，健全借閱手續。凡外地、外來單位來查閱檔案者，須持單位介紹信，嚴禁將檔案帶出閱檔室。
5、不得讓無關人員隨意進入檔案庫房。
6、無保存價值的檔案資料及檔案材料，嚴格辦理銷毀審批手續，統一送市保密資源回收筒銷毀。
7、凡違反保密規定造成損失的，根據情節輕重給予相應處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。
檔案利用制度
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔檔案目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，並根據利用工作的需要編制專題檔案目錄（卡片）等檢索工具。
3、建立計算機檔案級目錄資料庫，實現計算機管理和檢索檔案，做到調卷迅速、準確。
4、檔案室利用檔案資源，開展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、發文匯集、專題檔案匯集等彙編資料。
5、外單位來檔案室借閱檔案，應按規定辦理借閱手續，在檔案室閱覽室或指定地點閱檔，不得外借。查閱檔案時，不允許在案卷上圈劃、批註、污損、塗改、剪裁、撕頁、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時，一般應在檔案室內閱看，不得外借，如特殊情況需外借時，須經分管領導批准，辦理登記批准手續，約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉借他人。
7、秘密級檔案須經領導批准後方可查閱，閱者對所借檔案負有保密和安全責任，並須在檔案室閱辦，閱後及時歸還，不得擅自轉借、損壞、拍照或複印。
8、凡經批准查閱的檔案，如需摘抄、複製（印），須經檔案專管幹部審核，確認無誤後加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
檔案統計制度
1、檔案統計工作的主要內容包括：檔案室人員、經費、設備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數量情況；檔案的收集、整理、鑑定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊等形式提示它們的過程、現狀和變化。
2、統計數據必須準確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進行帳物核對，做到帳物相符。
4、建立統計台帳，及時做好平時原始數據的登記工作，注意積累統計資料。
5、統計報表應註明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整清晰。
檔案鑑定制度
1、根據國家檔案局1987年12月4日頒發的《關於機關檔案保管期限的規定》、《文字檔案保管期限表》，結合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進行鑑定，準確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑑定工作有組織、有監督地進行，必須建立檔案鑑定工作小組，由校分管檔案的領導、檔案人員和有關業務部門的代表組成。
3、鑑定應採取直接鑑定法，按照檔案的實際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案，應採取保存從寬，銷毀從嚴；孤本從嚴，複本從寬的處理方法。
4、對鑑定後需要銷毀的檔案，必須確認已無價值，經分管領導審批，並報區文教局、檔案局後再行銷毀。
5、銷毀失去保存價值的檔案須由鑑定小組提出意見，登記造冊，經校分管領導批准後，由二人在指定地點監銷，監銷人要在銷毀清冊上註明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點，並由監銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊應歸入全宗卷，以留存查。
檔案室規章制度 篇6
1、貫徹執行檔案工作的政策和法規，熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，不斷提高檔案工作水平。
2、負責對各部門檔案立卷的業務指導，做好各類檔案的接收、歸檔工作。
3、按照“六防”要求，做好庫房管理和檔案保管工作，定期進行檢查，保證各類檔案的完整安全。
4、按規定作好檔案的利用接待工作，並根據利用者要求做到熱情接待，詳細提供。
5、加強組織紀律，嚴守檔案秘密，嚴禁檔案信息私自外傳。
檔案室規章制度 篇7
1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的主要在於為學校領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。
2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。
3.檔案室要制定檔案檔案資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地蒐集各類檔案資料，檔案員要定期徵集歸檔、建檔。
4.建立健全並認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑑定銷毀制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計畫，使學校檔案管理工作走上規範化、制度化、科學化
5.檔案員要認真學習檔案法規和處理程式，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。
6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
7.校內人員借閱業務性檔案，須經有關領導同意後方可查閱，並辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要負責人批准後方可查閱檔案。查閱者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。
8.健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益。
9.加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、乾燥、自然通風，嚴禁吸菸，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。
檔案室規章制度 篇8
1、非本室工作人員，未經同意，不得進入庫房。
2、檔案室內不得存放與檔案工作無關的物品，並始終保持室內整潔。
3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求，設定窗簾、樟腦精，配置氣體滅火機，適時進行庫房密閉通風等措施。
4、檔案裝具統一，存放排列整齊，箱（櫃）統一編號並標明所存檔案類別及年代。
5、定期清點核實存檔案，級差檔案褪變，破損情況，發現問題及時匯報、及時解決。
檔案室規章制度 篇9
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，採取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，並經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入櫃，櫃架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設定，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在14—24攝氏度，相對濕度保持在45%—60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、複製。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
檔案室規章制度 篇10
一、檔案室工作人員應認真履行崗位職責，提高警惕，注意防範，自覺維護室內安全。
二、建立完善的防火消防安全管理，把各項消防安全措施落到實處。
三、認真做好室內消防器材的管理、檢查與使用。
四、嚴禁在庫房內吸菸、點火、使用電爐、電水壺、電熱杯、酒精爐。嚴禁將易燃、易爆、劇毒、放射性等物品帶入庫內。
五、嚴禁非工作人員進入庫內，凡來檔案室查檔者必須持有合法證件（單位證明、身份證、工作證）。
六、每日下班前做好關窗、鎖門、切斷電源等工作，定期檢查消防安全設施情況，發現問題及時果斷地處理解決。
七、堅持節假日和非常時期的值班制度，建立突擊隊伍，隨時準備緊急情況下檔案的搶救與轉移。