部門檔案管理規章制度 篇1
一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限於有關內容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續，用完後按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、塗改和對外傳播。如需複製，要經檔案室同意，重要內容須經院辦公室主任批准。在借閱期間發生的.一切問題，一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內容的材料需經院辦公室主任批准後，方可查閱。
部門檔案管理規章制度一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日後查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔範圍。
二、各部門兼職檔案員應根據歸檔範圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查後，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。
四、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規範，字跡清楚。禁止用鉛筆、原子筆書寫，也不能用複寫紙複寫。對不符合要求的要返工重製。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。
部門檔案管理規章制度 篇2
第一條
公司的保密工作檔案的收集、整理、歸檔和使用應嚴格遵守保密工作檔案管理制度。
第二條
保密工作檔案是公司保密工作的原始材料的集結，包括檔案、資料、原始記錄資料等，也是公司保密工作的終結反映。
第三條
保密委員會辦公室對公司保密工作開展情況進行文字記載，負責保密工作檔案的.歸口管理。
第四條
保密工作檔案要按標準分類立卷、標註密級、統一編號、裝訂成冊。
第五條適用的原則。
第六條度規定執行。
第七條
保密工作檔案的內容應包括如下內容：
保密工作檔案的借閱、複製和保管等均按保密管理制保密工作檔案的建立和管理本著規範、及時、完整。
（一）保密教育；（二）涉密人員管理；（三）定密管理；（四）國家秘密載體管理；（五）要害部門、部位管理；（六）計算機和信息系統管理；（七）通信及辦公自動化設備管理；（八）宣傳報導管理；（九）涉密會議管理；（十）協作配套管理；（十一）涉外活動管理；（十二）保密監督檢查；（十三）泄密事件報告和查處；（十四）責任考核與獎懲。
第八條
堅持檔案實行集中管理的原則，集中保管本單位文書及其它專門檔案，做好“七防”（防火、防盜、防潮、防漬、防有害生物、防塵、防高溫）工作，確保檔案的完整與安全。
第九條
檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
第十條
凡是查詢、利用檔案，必須經檔案管理人員提供。其他任何人不得直接動用。
第十一條
借閱檔案必須嚴格按照規定辦理借閱手續，限期使用，按期歸還。歸還、簽收檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
第十二條
外單位查閱檔案，需持所在單位介紹信並經主管領導批准。若需複印檔案，由檔案室嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。
第十三條嚴禁將密級檔案帶回家中或到領導辦公室隨意翻閱
檔案。嚴禁攜帶密級檔案、檔案資料外出遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
第十四條的檔案材料。
第十五條
在利用、查閱檔案中，發現有關泄密事件，應立即未經批准，不得自行傳抄、翻印涉密檔案盒帶密級報告，及時追查。如造成泄密事件，應依法追究有關當事人的責任。
第十六條
單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞，嚴防失密、泄密發生。
第十七條
各類檔案材料歸檔實行兩套制。立卷歸檔的檔案材料，嚴禁使用原子筆、鉛筆、彩色墨水或複寫等不耐久字跡。
第十八條
凡歸檔的各類檔案材料，檔案室負責編制《案卷目錄》、《歸檔檔案目錄》等檢索工具。
第十九條
對保管期限已滿且需銷毀的檔案材料，須提出銷毀申請，編制《銷毀檔案目錄》，經主管領導審核批准後，檔案室和保密辦組成鑑定小組採用直接鑑定的方法，可以實施銷毀。
第二十條
不需歸檔檔案材料和失去保管價值的檔案，嚴禁賣給廢品收購部門或個人。
第二十一條
銷毀的檔案要登記造冊，註明順序號、案卷標題、檔號、起止日期、數量，並附備考表。
第二十二條
執行銷毀時，定專人負責，監督銷毀，並在銷毀表上至少有兩人以上籤字證明。
部門檔案管理規章制度 篇3
第一章
第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特製度本規定。
第二條行政助理負責檔案的歸檔監督和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按本制度規定分別立卷歸檔。
第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度。各系統和部門負責人均應制定專人負責收集保管本系統或本部門的檔案資料並監督其及時歸檔。名單報總經理辦公室檔案室備案，如需變動應及時通知檔案管理人員。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第四條利用好計算機記錄和管理，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理現代化，提高檔案的管理水平和利用質量。利用已建立起來的房地產檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑑定、庫房管理、借閱利用、統計等。編制完善的檢索工具和提高系統的安全防範，做好防病毒工作，抓好用戶許可權管理。對電子檔案要定期進行備份，防止數據損失。
第二章
第一節
第一條文書檔案立卷歸檔法檔案資料的收集管理凡公司繕印的公文一律由總經理辦公室統一收集保管。
第二條一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的檔案資料，由主辦部門收集保管。會議檔案由會議召集部門收集整理後交總經理辦公室統一收集保管。
第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的檔案資料向本部門檔案人員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部才可交予核報差旅費。
第四條各系統部門檔案員的職責：
（一）了解本部門的工作業務，掌握本部門的檔案資料的歸檔範圍，收集保管本部門的檔案資料。
（二）認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的檔案資料平時收集歸卷，每月的`10日前應將歸檔檔案資料歸檔完畢，並向總經理辦公室檔案員辦好交接簽收手續。
（三）承辦人員借用檔案資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用檔案資料登記手續。
第二節歸檔範圍
第五條重要會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、人事檔案、工程圖紙、技術資料、固定資產清單。
第六條上級機關來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案資料。
第七條第八條公司對外的正式發文與有關單位來往文書。公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第九條公司內部的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十條來人來訪及信訪工作資料。
第十二條公司管理人員任免的檔案資料以及關於員工獎勵、處分的檔案資料。
第十三條公司的各種規章制度、實施細則、程式檔案。
第十四條公司的歷史沿革、大事記及反應公司重要活動簡報、照片、錄音、錄像等。
第十五條公司保密制度中規定的保密範圍材料。
第三節
第十六條平時歸卷各個部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案資料，由檔案管理員集中統一保管。
第十七條各個部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案資料歸卷使用的“案卷類目”“案卷類目”的。條款必須簡明確切，並標上條款號。
第十八條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案資料，收集齊全，加以整理，送本部門檔案員歸檔。
第十九條總經理辦公室檔案員應及時將歸檔的檔案資料，按照“案卷類目”，存放平時保存。檔案卷內“對號入座”，並在檔案處理登記薄上。
第四節
第二十條立卷工作由相關部門檔案員配合，總經理辦公室檔案員負責組卷、編目。
第二十一條案卷質量總的要求是：遵循檔案形成的規律和特點，保持檔案之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十二條齊全完整。
第二十三條在歸檔檔案資料中，應將每份檔案的正件與附屬檔案、歸檔的檔案種數、份數以及每份檔案的頁數均應草稿與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密檔案單獨立卷，少數普通文電如果與絕密檔案有關密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。
第二十四條不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨難度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年，其他檔案的立卷，按照有關規定執行。
第二十五條卷內檔案應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案資料應依順序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附屬檔案在後；草稿在前，定稿在後；其他檔案資料以其形成規律與特點，應保持檔案之間的密切聯繫並進行系統的排列。
第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三章
第一節
第一條檔案查閱、借閱及批准許可權本公司內部人員借閱檔案。本公司內部人員借閱檔案。經部門領導批准後，可直接到檔案室借閱，檔案保管人員應及時提供。第二條內部各公司、各部門因工作需要查閱檔案時，必須經本公司或部門領導批准證明，負責人批准，方能查閱。
第二節第一條外單位人員因公需要查閱檔案。外單位人員應持有單位介紹信、查閱人身份證件，經負責人批准，報經理批准，方能由檔案管理人員接待查閱。同時，檔案管理人員應詳細登記查閱人的工作單位、查閱時間、檔案名稱及查閱理由。
第二條檔案一般不得帶出室外。如有特殊情況，需要帶出室外複製或借出本公司的檔案，必須辦理借出手續，經負責人批准，同時在《檔案借閱登記簿》上進行登記，註明借閱用途、歸還時間。
第四章特定政策
第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理。借閱者要愛護檔案，不準在檔案上塗改、圈劃、摺疊等。
第三條檔案利用者必須嚴守黨和國家的機密，借閱檔案不準轉借，不得丟失，不得將檔案內容向無關人員泄露。借閱和歸還檔案時，雙方要當麵點清。如發現損壞、遺失等情況，除積極追查補救外，應及時向領導報告，並視情節輕重進行處罰。
註：由立卷人填寫卷內檔案數及檔案頁數等情況，案卷立好後發生或發現的問題由有關檔案管理人員填寫並簽名標註時間。
立卷人：由組成本卷的負責者簽名。
檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。歸檔時交送《卷內備考表》紙質版一份，同時交送電子版。