檔案管理的制度 篇1
物業公司員工培訓檔案管理
員工培訓是一項繁雜、艱巨、長期的工作,這就要求我們負責培訓工作的各級幹部員工,必須認真負責地做好員工培訓檔案的歸檔和管理工作。
1.0由各部門(各子公司、各管理處)建立員工個人《員工培訓檔案》(表格or-004),將該員工參加的所有培訓,按《員工培訓簽到表》(表格or-005)所列內容,詳細填寫,作為員工晉升、調薪、年度考評的`條件之一。
2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓檔案將長期保存,並隨該員工在本公司內部工作單位的調動而調轉。
3.0無論那一種類培訓,從培訓申請到考核結束,各部門(各子公司、各管理處)培訓負責人每次都應認真做好培訓記錄,按規要求填寫相應記錄表格,在培訓結束後歸檔備查。
4.0培訓記錄至少保存一年(員工個人員工培訓檔案除外)。
5.0教育培訓部負責建立各部門(各子公司、各管理處)負責人的培訓檔案。
檔案管理的制度 篇2
檔案資料是各項社會實踐活動的真實記錄，是各項職能的具體反映，公路工程建設監理檔案資料是公路工程建設監理的職能和工作內容；是制止公路工程建設行為的隨意性和盲目性；保證建設行為符合國家法律、法規和有關政策；保證施工程式、質量按規範的要求實施，進度、造價按計畫、契約實行。
1、對施工單位日常施工資料的真實性、完整性進行檢查。
2、對表格填寫中的問題給予解答。如表格中有產生歧義及疑問的地方，應及時向業主或總監理工程師辦公室請示，並將答覆及時反饋施工單位。
3、完成監理獨立抽檢資料和獨立評定資料以及對所轄契約段的檔案資料進行檢查、督導、匯總和移交。
4、為實現公路工程竣工資料規範化、標準化的'管理目標，駐地監理辦在工程監理過程中必須使用建設單位統一印製的抽檢檢查表格及指令性表格。
5、從建設項目開工之日起，駐地監理辦安排專人收集、分類整理存檔的檔案、重要會議記錄、變更設計檔案、綜合管理類的往來檔案、獨立籌建資料及工程監理過程中採集的照片、底片、音像、圖片、磁碟、光碟等非紙張載體資料，
力求做到資料整理與施工進度同步。在對建設項目的形成、積累的資料分階段進行整理、歸檔和保管工作中，屬於建設單位歸檔範圍的檔案資料，駐地監理辦應按時整理，工程竣工後移交建設單位。移交前綜合管理類檔案、重要會議記錄、變更設計檔案及非紙張載體資料按年度、按契約段、按問題、按保管期限進行整理；獨立抽檢資料按契約段、以每公里為單元或按單位工程、分部、分項工程以方向進行整理。
6、駐地監理辦設一位負責人分管檔案資料工作，並建立與工程檔案資料工作任務相適應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理本建設項目在監理過程中形成的檔案資料，並配備必要的檔案設備。
7、駐地監理辦必須做好檔案資料的管理工作，對管理處、總監辦、駐地監理辦、承包人、地方政府、設計單位之間的有關質量、進度、費用及其它的一切往來函件和報表均應分類編號歸檔保存。
檔案管理的制度 篇3
第一章總則
第一條為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規範化、制度化，根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業在經濟活動中形成的記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理，是企業管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業務指導、檢查和監督。
第四條本辦法適用於公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟碟資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。包括自製原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款餘額調節表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設定的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面檔案，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，年度會計報表，包括資產負債表、損益表、財務情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括：
(一)文書部分：
1、各種經濟契約、協定、擔保書契約及其附屬檔案；
2、年度財務計畫，年度財務工作計畫，年度財務工作總結，年度財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議檔案及資料；
3、各種財務分析資料(包括資金分析、經濟活動分析、成本情況分析)；
4、各種調查報告和典型經驗；
5、資信證明；
6、重點工程決算資料；
7、各種投標保函；
8、城建制劃轉、撤銷、合併單位的全部交接資料。
(二)表單部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表(包括統計、質量、勞動工資、安全生產、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統計報表；會計人員統計表、會計人員考試情況統計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產卡片；各種台賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。
（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質上的會計數據、程式檔案及其他會計核算資料均應視同會計檔案一併管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理採用“三統一”的`辦法，即：分類標準統一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統一（案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一）、管理要求統一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊），並分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內容發生的年份，如08、09……。
第十四條
類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內部管理報表……；
第十五條
其它檔案類別分為：99其它。
第十六條
流水號是指按會計內容的發生時序，連續編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證，應編為01080x5；20xx年第50份契約應編為0408x0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。
（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數；摘除憑證內的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附屬檔案要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附屬檔案有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、覆核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線並在憑證上方和左側面各走兩次線後再到背面打結，結扣應是死的，並放在憑證封皮的裡面。記賬憑證裝訂完成後，要根據三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側面註明年、月、憑證種類和起始號碼，並在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂後的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。
（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經辦人簽章。
（四）賬簿裝訂後的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。
第四章財務信息化檔案
第二十條數據資料管理與保密。計算機內數據檔案及其備份和作為會計檔案資料列印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。
（一）現金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現金收付業務要做到當日業務當日清。現金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤後的原始憑證按分錄當日輸入計算機並列印出現金日記賬頁，審核後交現金出納人員核對現金庫存，相符後出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。
（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機並列印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業務當日清。銀行賬頁經出納審核無誤後，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，並加蓋封印，妥為保管。現金、銀行記賬憑證可採取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。
（三）轉賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。並列印輸出，裝訂成冊，妥為保管。
（四）科目匯總表、賬簿列印時間。現金、銀行日記賬每天列印。銀行餘額調整表每月列印一次。總分類賬和各種明細分類賬每月列印一次。現金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本列印一次，並同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間列印輸出，經有關財會人員審核無誤後簽字生效。
（五）其他。由機器列印輸出的會計檔案發生缺損時，必須補充列印，並要求操作人員在列印輸出的賬頁上籤字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。
第二十一條數據備份管理。會計核算數據必須經常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟碟循環使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統設定檔案、科目代碼檔案、期初餘額檔案、本月賬務檔案、報表檔案及其他核運算元系統的數據檔案。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟碟備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續：列印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數據的安全，備份軟碟必須貼上防寫標籤，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔淨、防熱、防潮、防磁的場所。列印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的作業系統、各類應用程式軟體、購買的商品化會計核算系統軟體，軟體的備份磁碟，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經過會計主管審批同意並簽章，如果對備份磁碟的操作可能危及該備份磁碟的完整性，應製作該備份磁碟的複製件，使用複製件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法塗改變更、故意毀壞數據檔案、賬冊、備份磁碟等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續後才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發現會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚後應由雙方在移交表上籤字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經上級審計和財務部門審查後，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。
第二十五條被合併單位的會計檔案移交。被合併單位應編制移交清冊移交給併入單位。雙方經辦人按移交清冊進行點交後，雙方經辦人和負責人在移交清冊上籤字，上級檔案和財務部門派員監交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專櫃，並指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了，暫由財務部門保管一年，期滿後移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備後，保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限，按會計檔案保管年限表執行。保管年限期滿後方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款餘額調節表
二、會計賬簿類3日記賬其中：現金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務指標快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產報廢清理後可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備註
第七章會計檔案借閱的批准許可權
第三十條公司財務部門內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經財務部門負責人批准，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案部門和財務部門負責人批准，方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經單位主管領導批准，方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內查閱。須拿出檔案庫(室)時要經檔案部門和財務部門負責人批准，必須攜帶出單位的要經單位主管領導批准。
第三十四條需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應註明歸還時間。
第八章會計檔案的銷毀
第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑑定，經本單位主管領導審查後，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經總公司檔案部門和財務部門批准並派人監銷時，方能由檔案管理部門銷毀。
第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部門對應銷毀的會計檔案共同進行鑑定，經總公司主管領導審查後，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經市檔案局、財政局和建設銀行市分行批准並派人監銷。方能由檔案管理部門銷毀。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經檔案、審計部門鑑定、審批和監銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經本單位負責人審查後，報經公司檔案部門和財務部門審查批准，並派人監銷，方能銷毀。
第三十九條會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結的債權、債務業務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務資產部負責解釋。第四十一條本制度自印發之日起執行。
附：相關賬表
檔案管理的制度 篇4
第一章總則
第一條財務檔案是公司一切商事經營活動在財務核算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。財務檔案保存是否完整直接關係到公司長遠的經濟利益能否得以保全。財務檔案的完整也是公司主要相關負責人最重要的經濟法律責任之一。
第二條為了加強公司財務檔案管理和財務監督，確保公司的合法利益，根據《中華人民共和國財務檔案管理辦法》，結合公司的具體情況，特制定本辦法。
第三條在公司內使用、取得和保管檔案的部門和個人，必須遵守本制度。
第二章會計檔案
第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。
第五條會計檔案和範圍
會計檔案的範圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（一）會計憑證
會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自製原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。
（二）會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設定的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
（三）會計報表
會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面檔案，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附註、財務情況說明書等。
（四）其他會計核算資料
其他會計核算資料屬於經濟業務範疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟契約、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁碟上的會計數據、程式檔案及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
第三章會計檔案的裝訂和保管
第六條會計檔案的整理立卷會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理採用的辦法是：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
（一）分類標準統一。將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
（二）檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一。
（三）管理要求統一。建立財務資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
第七條會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
第八條會計憑證裝訂前的準備工作：
（一）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
（二）按憑證匯總日期歸集（加按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；
（三）摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附屬檔案要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；
（四）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附屬檔案有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；
（五）記賬憑證上有關人員（如財務主管、覆核、記賬、制單等）的印章是否齊全。
第九條會計憑證裝訂時的要求：
（一）裝訂儘可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附屬檔案保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閱。
（二）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
（三）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
第十條會計憑證裝訂後的注意事項：
（一）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
（二）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊後，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。
第十一條會計賬簿和裝訂。各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。基本要求是：
（一）賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶口是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（二）活頁賬簿裝訂要求。
1多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等應分別裝訂，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起，並按會計科目編號順序依次排頁。
2在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章
3計算機列印的賬頁應在左側留出裝訂線，不得以列印紙原有道孔穿線裝訂。
第十二條賬簿裝訂後的其也要求。
1會計賬簿應該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空白紙的現象。
2會計賬簿的封面要嚴密，封面處要加蓋有關印章。
3封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬等。
4會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十三條會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送後。
（一）會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如果損壞部位修補後完整無缺地裝訂；
（二）會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底；
（三）按保管期限編制卷號。
第十四條會計檔案的保管
當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部門保管二年，期滿之後原則上應由財務部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。財務會計部門在將會計檔案移交檔案管理部門時，應按下列程式進行：
（一）開列清冊，填寫交接清單；
（二）在賬簿使用日期欄填寫移交日期；
（三）交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤後簽章。
第十五條會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。
（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裡，按順序碼放整齊，以便查找。
（3）會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀、防鼠咬。
（4）會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱的地方，以利查閱，並防止潮濕；
（5）設定歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
第四章會計檔案的借閱
第十六條會計檔案的借閱
（一）會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經單位領導、財務負責人員批准。
（二）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批准後，方可辦理借閱手續；單位內部人員借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
（三）本單位人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閱或者複印。
（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。
第五章會計檔案的保管
第十七條會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限，按其特點可分為永久性和定期性兩類。
（一）凡是在立檔單位會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案，應永久保存。
（二）定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。為了全面反映會計檔案情況，立檔部門應設定會計檔案備查表及時記載會計檔案的保存數、借閱數和歸檔數，做到心中有數、不出差錯。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
（三）檔案保管期限
⑴原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年
⑵銀行存款餘額調節表和銀行對賬單5年
⑶日記賬15年其中：現金和銀行存款日記賬25年
⑷明細賬、總賬、輔助賬15年
⑸固定資產報廢清理後固定資產卡片及清單保管5年
⑹主要財務指標報表（包括文字分析）3年
⑺月、季度會計報表（包括文字分析）5年
⑻年度會計報表（包括文字分析）永久
⑼會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
⑽主要財務會計檔案、契約、協定永久
第六章會計檔案的銷毀
第十八條會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑑定、編造會計檔案銷毀清冊，經公司領導審查，報請上級主管單位批准後方可予以銷毀。
第十九條會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
第二十條銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，會計檔案銷毀後經辦人在“銷毀清冊”上籤章，註明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
檔案管理的制度 篇5
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統,確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達到《建設工程檔案歸檔整理規範》(gbt/50328-20xx)的要求,特制定本規定。
2.各級人員做好檔案材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責,各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的檔案材料,認真做好立卷歸檔工作,並確保檔案的完整性、準確性。
二、工程檔案管理規定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分,應納入建設全過程管理並與工程建設同步。檔案資料室集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料,對工程檔案材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查,並負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便於各個環節的銜接,監理項目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應配置必要的檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。
三、工程檔案的收發及管理規定
3.1工程檔案接收
3.1.1各單位提供給監理項目部的工程檔案(工程技術檔案、圖紙資料)由監理項目部信息管理員統一接收;統一接收國網項目部、集團項目部、電監辦以及監理項目部等下發的各項檔案,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程檔案資料,必須進行數量和外觀質量檢查,發現問題應及時通知寄發單位補發。
3.1.5信息管理員應及時建立工程檔案收發文記錄,並能利用計算機進行各類檔案的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級檔案資料,要嚴格按保密規定妥善收存,並認真執行密級檔案資料的借閱規定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程檔案資料實施整編作業,並建立檔案總登記帳和分類登記帳；
3.2工程檔案資料發放
3.2.1上級下發檔案、監理工程師通知單、監理工作聯繫單、通知及會議紀要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞並建立發放記錄。
四、監理項目部檔案管理職責
1、負責對各參建單位在工程建設中檔案的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核,特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔監理檔案。建設單位委託監理單位負責監督、檢查項目檔案的收集、積累和完整、準確、系統情況,並審核、簽署。
2、歸檔範圍：
1)負責提交監理過程中形成的有關工程質量,工期、投資監理等方面的全部檔案材料。
2)監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查,對被監理單位歸檔檔案的完整性、準確性、系統性負責,並在案卷內備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的檔案,監理項目部有權退回,相關單位應按檔案管理的有關規定進行整改,直至提交符合規定要求的案卷及案卷檔案材料。
3、工程檔案的鑑定和銷毀
1)對歸檔和發放後多餘的工程檔案和各部門使用後回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項目部總工及經理批准後方可銷毀。
2)對各單位修改替代後的檔案,檔案部門應列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經項目部總工及經理批准後實施,並對被銷毀檔案目錄進行清除。
3)檔案銷毀必須嚴格執行保密規定,由保全部門確定銷毀地點。銷毀檔案時,檔案部門、保全部門均應指派專人監銷,監銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應存檔。
4)在鑑定銷毀檔案時,處於兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網辦[20xx]250號《關於印發》規定執行。
(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規定執行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設工程聲像檔案主要是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉片)、影片、錄像帶、光碟及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應符合以下要求：
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁；
(2)能體現工程竣工後的外觀、設計特色、地理位置；
(3)以傳統感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片)；
(4)使用數位相機拍攝,其影像不能進行後期加工,光學解析度不得小於500萬有效像素(不允許插值；
(5)符合國家電網項目部《關於利用數碼照片資料加強輸變電工程安全質量過程控制的通知》基建安全[20xx]25號及《關於強化輸變電工程施工過程質量控制數碼照片採集與管理與管理的工作要求》國家電網基建質量[20xx]322號要求。
檔案管理的制度 篇6
a.檔案資料的形成與歸檔
1]資料的形成:
各部工作中形成的具有保存價值的檔案資料都必須歸檔;
b.資料的歸檔:
1]檔案資料的歸檔範圍
①物業管理
●清潔衛生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
②其他資料
2]歸檔要求
①歸檔的檔案資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用原子筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
②歸檔的檔案材料要完整、系統、準確、真實。
③歸檔的檔案必須是原件。
④保管歸檔檔案資料之間的歷史聯繫,並進行科學分類、立卷和編目編號。檔
案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。
⑤案卷題名應確切反映卷內檔案的內容,並區分保管期限。
⑥所有檔案資料必須及時歸檔。
3]每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和複製。
4]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
c.檔案借閱
1]公司員工都應重視保護檔案,並按閱檔批准許可權辦理手續後借閱有關檔案。
2]文書檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意摺疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。
4]服從管理人員的管理,在借閱範圍內借閱,保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。
7]調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。
d.檔案管理人員職責
1]忠於職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。
2]負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
3]及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協助查閱檢索。
4]熟練掌握計算機資料庫軟體系統的`操作和運用。
5]妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。
6]定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對後將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。
e.公司內外檔案檔案管理:
1]公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。
2]公司對外部相關單位的檔案應與公司內部檔案分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。
3]所有存入檔案應按照日期先後進行存檔,並做好檔案目錄,以便查找。
4]相關檔案存放一年後,應統一放進檔案袋封存,以便日後複查。
f.檔案銷毀
1]如有任何檔案無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密檔案(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通檔案且檔案較多,應撕毀後處理。
3]所有存檔的檔案均應定期進行檢查,以避免檔案受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
檔案管理的制度 篇7
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計畫，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，並為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類檔案材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
檔案、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔範圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的檔案材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級檔案
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計畫、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及幹部獎懲等檔案材料。
(二)上級檔案材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級檔案材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的檔案材料。
2、有關單位與本機關簽訂的契約、契約、協定。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性檔案。(四)下級檔案材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案檔案。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作檔案彙編用。
三、歸檔時間和方法
(一)凡經過打字室列印的檔案，列印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的檔案，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部檔案材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的檔案材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交綜合檔案室歸檔。ニ摹⒐櫚狄求
(一)應歸檔的檔案、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附屬檔案、請示與批覆、來文與復文一起歸檔。
(三)歸檔檔案材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，檔案沒有標題應加上標題，內容、摘要、檔案沒有標明日期的要標上日期。
，檔案管理制度
(四)歸檔的檔案材料應是原稿原件，不得用複製件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的檔案材料必須經過初步整理，把同一具體問題的檔案材料集中在一起，按檔案的先後形成排列好。
檔案鑑定制度
1、檔案鑑定工作，是甄別和判定檔案的價值，並據以確定檔案“存毀”的工作。
2、檔案鑑定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。
3、檔案鑑定，必須按照黨和國家制定的鑑定工作原則和鑑定標準進行。
4、檔案鑑定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑑定小組負責進行。
5、凡是經過認真的鑑定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程式，辦好鑑定手續。
6、檔案鑑定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑑定工作，嚴格遵守檔案鑑定工作制度。
檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續藉手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
檔案保密管理制度
一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術檔案材料，須嚴格履行審批手續，未經批准的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批准。複製檔案和外供圖紙和技術檔案，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對於擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術檔案等檔案材料者，必須追查責任，對於嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術檔案材料以及其他經鑑定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下檔案由公司檔案信息中心組織回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。
七、發現有關泄密事件，應立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密檔案和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密檔案帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱檔案。嚴禁攜帶機密檔案、檔案資料遊覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發生。
檔案複製制度
1、本單位工因工作需要複製一般檔案材料時要經檔案室審批；本單位工複製本職工作範圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；複製機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批後方可複製。
2、外單位一般不予複製，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可複製。
3、複製後要及時進行登記。
檔案統計制度
1、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。
2、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。
3、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。
4、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。
5、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的組織與管理現狀的.統計。
6、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。
7、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。
8、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。
檔案庫房管理制度
1、檔案保管工作，是採用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保護管理。
3、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。
4、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。
5、庫房要保持溫度在攝氏14－24°C，相對濕度在45－60％之內；保持清潔乾淨，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
6、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案櫃衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批准手續，並保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房裡不準吸菸。
檔案銷毀制度
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑑定。
3、經過鑑定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
5、批准銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀並簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷毀”。
檔案管理的制度 篇8
1.為加強設備管理，落實工作責任，及時消除設備缺陷（異常），以保證公司生產安全穩定長周期進行，特制定本制度。
2.設備缺陷（異常）分類
1）重大設備缺陷（異常）
指生產主流程重要設備運行中出現故障，影響生產正常進行，威脅生產安全，需立即組織檢修或局部停車，系統停車搶修的。
2）一般設備缺陷（異常）
指生產裝置運行不正常，存在故障，但不很嚴重，短期內不至影響安全生產，可以限時處理的。
3）微小設備缺陷（異常）
指生產裝置運行中存在跑冒滴漏等小缺陷，暫不影響生產，且不致發展擴大，通常所在崗位可自行處理解決的。
3.維護檢修工作的責任範圍和工作程式按有關規定執行。
4.設備缺陷（異常）反饋表
1）設備缺陷（異常）反饋表在生產崗位現場保存，作為缺陷（異常）信息反饋過程責任記錄。
2）此表由崗位班長填寫。按缺陷的處理範圍、程度，由檢修工和各級責任人員簽署意見。
3）此表具體格式見附頁。
5.設備缺陷（異常）信息反饋程式
1）當班崗位員工或其它人員在巡檢等過程中，發現生產裝置存在缺陷或異常，應向裝置所屬崗位的當班班長反映，經確認後，視缺陷（異常）的分類，填寫設備缺陷（異常）反饋表，自行消除解決或通知有關領導。
2）中夜班及節假日，設備缺陷（異常）反饋表當班班長填寫後，向值班領導匯報，由值班領導統籌指揮。
3）若設備缺陷（異常）的消除在技術、材料、方案及生產系統退出等有困難，則按各自職責向相關專業工程師或主任工程師，由各對口專業及時配合解決。
6.設備缺陷（異常）消除後的確認
1）檢修部門對有缺陷的設備實施檢修後，應在反饋表“實際修理情況”欄填寫並署名。
2）設備所屬崗位在反饋表該欄填寫驗收意見並署名，同時將處理結果記入設備缺陷台賬。
3）生產部定期對硬設備缺陷（異常）信息反饋處理過程的各個環節進行檢查，對延誤、推諉的責任者提出考核意見。
檔案管理的制度 篇9
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、櫃鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、櫃。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案櫃進行統一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,並插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個櫥櫃必須保持整潔,並放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用範圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續,做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容,不得私自將檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、後勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。
文書檔案:是指上級檔案及學校在實際工作中形成的檔案材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的檔案材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的檔案材料。
後勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的檔案材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案在工作結束後立卷歸檔。
4、卷內檔案應齊全完整。收文應有正文、附屬檔案、辦理結果;發文應有定稿、印本、附屬檔案;來往文書應有請示、批覆;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內檔案排列要正文在前,附屬檔案在後;印本在前、底稿在後;批覆在前,請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內檔案要編寫張次號。歸檔的檔案材料字跡清楚,紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、原子筆和複寫紙書寫,並拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內檔案內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、檔案材料歸檔後,檔案人員應本著便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記,做到排列有序,並按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批准後可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批准後方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批准,限三天內歸還,並辦理借閱登記手續。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤後簽收,發現問題要查明原因,報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的檔案材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的檔案材料,按照“年度――機構――問題”和檔案形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯繫,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度
1、建立、健全科學的檔案統計工作,準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台帳,做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作,做好平時原始數據登記工作,注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性,統計分類標準化,統計基礎工作規範化。
檔案管理的制度 篇10
一、成立經濟技術檔案管理領導小組
組長：礦長
副組長：總工程師、經營礦長
成員：生產技術科科長、企管科科長、機電科科長、人勞科科長、調度室主任、安檢科科長
工作人員：生產技術科採煤、掘進、防治水、一通三防、設計等相關專業人員，企管科、機電科、人勞科、調度室、安檢科等相關專業人員，生產區隊技術副隊長（技術員）等。
二、經濟技術檔案建立的內容
（一）概述
經濟技術檔案共分三部分內容，十個方面的檔案。三部分內容分別為圖紙、基礎資料和分析總結。十個方面的檔案分別是：
1、設計檔案；
2、支護與巷修檔案；
3、日常技術管理檔案；
4、防治水檔案；
5、“一通三防”管理檔案；
6、安全管理與生產組織檔案；
7、經濟成本檔案；
8、勞動工資檔案；
9、機電設備管理檔案；
10、煤質管理檔案。
（二）圖紙
各種圖紙要編號管理，涵蓋設計、掘進、防治水、安裝、回採、回撤期間的各種圖紙。
1、設計圖紙
設計方面的圖紙以1開頭，包括工作面設計圖、設計變更圖、斷面支護圖、生產系統圖。
2、掘進圖紙
掘進方面的圖紙以2開頭，包括施工圖。
3、防治水圖紙
防治水方面的圖紙以3開頭，包括底板改造設計平面圖、瞬變電磁物探視電阻率剖面圖、瞬變電磁物探異常區分布及注漿成果圖。
4、機電設備安裝、拆除圖紙
機電設備安裝、拆除方面的圖紙以4開頭，包括設備安裝布置圖、供電系統圖。
5、回採圖紙
回採方面的圖紙以5開頭，包括工程平面圖、生產期間的構造變化平面圖、剖面圖、停采線圖。
6、一通三防圖紙
一通三防方面的圖紙以6開頭，包括通風系統圖、防塵系統圖、監測與監控系統圖。
（三）基礎資料
基礎資料涵蓋生產期間的規程和安全技術措施、各種原始記錄、各項費用的投入、統計等，要求以日常工作為主，保存好日常作業規程、安全技術措施、工作日誌、地質構造或生產條件發生改變的相關記錄，收集整理平時下達的通知單、整改單、驗收單等。建立日常發生的各種費用，包括材料、人工的統計台帳，各工作面各個時期的相關經濟技術指標、統計台帳。
1、設計資料
包括地質說明書、設計說明書、地質條件變化的勘察資料。
2、掘進資料
包括掘進作業規程的彙編，地質說明書，相關通知單、整改單、驗收單，材料費用統計台帳，掘進巷道變化量統計卡片，記錄掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及改造巷的巷道長度、規格、用途、施工工期、起止時間。負責統計掘進巷道的煤岩類別、掘進頭數。
3、回採資料
包括地質說明書、回採期間的規程、措施，各回採單位建立的基礎台帳，詳細記錄生產中的各月份生產經濟技術指標，工作面基本情況，生產期間材料費用統計基礎資料。相關科室要有各採煤工作面的匯總資料，包括：
（1）工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間。
（2）工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等。
（3）工作面月份產量完成指標：實際完成情況、最高、最低、平均單產等。
（4）工作面月份質量標準化情況。
4、防治水資料
包括底板改造設計說明書、鑽孔變更施工通知單、工作面各鑽場施工評價、工作面各鑽場技術經濟分析評價。
5、一通三防資料
包括各階段通風構築、通風設施、瓦斯、煤塵情況的相關數據和材料費用統計台帳。
6、安全管理資料
包括：
（1）不同支護方式下的不良操作習慣記錄；
（2）建立各採掘工作面各階段安全隱患記錄；
（3）建立各採掘工作面各時期質量標準驗收情況（由生產科負責提供）；
（4）建立各採掘工作面安全處罰記錄；
（5）建立各採掘工作面各時期出現的各級別人身事故記錄。
7、經濟成本資料
建立基礎台帳，每個工作面的材料費用消耗都要建立台帳，分層次並分明細記錄配件、支護材料與支護用品、火工品、大型材料、建工材料、其它材料、專用工具消耗、修理費、租賃費等，並且要有合計，各種材料消耗要有地點、時間。不同工作面不能混淆。企管科要有匯總表、分月費用、分單位分地點記錄的台帳。
8、勞動工資資料
工作面掘進、防治水、工作面安裝、回採、工作面回撤各階段（包括措施工程，如：拉底、擴幫、鋪道等相應措施工程量、工數、工資），各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回採結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數。要求各時間點的統計要準確無誤。
9、機電設備管理資料
各安裝與拆除工作面的台帳、生產工作面的設備台帳，安裝、拆除工期，材料、費用統計台帳。
10、煤質管理資料
統計各採煤工作面從安裝到回撤結束各階段的煤質指標、獎罰情況、責任人以及工作面影響煤質的構造、頂底板岩性特徵、湧水情況的資料，各月份煤質計畫與完成情況的統計。
（四）分析總結
分析總結，涵蓋工作面從設計到施工再到回撤各階段遇到的各種技術管理和經營情況的分析總結，以日常遇到的生產條件、構造變化、環境改變和月份分析資料為基礎，在工作面結束後再進行全面的分析總結，分析要做到具體細緻，分析出原因；分析要找出同一性和特殊性，要有定量和定性的分析。總結要有結論，總結工作面在各個生產階段的科技創新及技術成果套用情況，總結出工作面各階段的亮點和不足，有哪些值得推廣的經驗，哪些問題要避免發生。回採結束後要對工作面產生的經濟效益做出評價。
三、建立經濟技術檔案的職責分工
經濟部分以企管科為主，負責每個階段費用統計分析，相關科室（人勞科、機電科、調度室、安檢科、生產技術科）和生產區隊配合共同完成；人勞科負責各階段的人工費、人員效率統計分析；機電科負責各階段的設備管理，工作面安裝、回撤方式、工藝過程、設備布置等的分析總結；調度室負責全過程煤質指標、措施、系統的煤質管理分析總結；安檢科負責從掘進到工作面回撤結束各階段安全隱患統計、事故分析及其他安全管理事項；生產區隊要建立基礎台帳與階段分析總結。技術部分以生產技術科為主，包括設計、掘進、採煤、防治水、一通三防等專業的技術管理，以及從工程設計、施工工藝到生產過程技術管理的分析總結，相關科室（調度室、機電科）和生產區隊配合共同完成。
（一）經濟部分
經濟部分由企管科總體負責，生產技術科、機電科、安檢科、調度室、人勞科、生產區隊等部門配合，各部門分工如下：
1、生產技術科負責範圍
生產技術科負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回採、拆除等各階段發生的火工品、支護材料、木材、建工材料以及各階段的累計消耗，分析與計畫和其他工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。
2、機電科負責範圍
提供回採工作面的安裝與拆除工期，並與相似的其它工作面進行比較，分析工期變化的原因。負責統計工作面掘進、底板注漿、工作面安裝、回採、拆除的月份電費、設備租賃費、修理費、油脂消耗、配件、大型材料消耗、專用工具消耗，以及各階段的累計消耗。分析比較各階段費用發生變化的原因，一次性投入情況，與計畫和其它工作面相比較費用超、節原因，成本變化的關鍵點，技術原因對成本的增加和減少有何影響，如何控制與管理。
3、安檢科負責範圍
負責統計工作面從掘進到拆除結束各階段的質量標準化達標及考評情況，以及輕傷、重傷級別事故和非傷亡事故；分析從掘進到拆除每個生產階段存在的安全隱患，相關責任的落實，以及與其它工作面比較吸取的教訓和成功經驗。
4、調度室負責範圍
負責從掘進到回採各月煤質計畫和完成情況的統計。煤質管理責任制貫徹落實情況，重點分析落實過程中存在問題及管理重點，各月煤質管理的獎罰情況及分階段累計情況，分析影響煤質好壞的原因，有什麼好的方法可借鑑，比較相似工作面煤質指標情況。
從工作面掘進到拆除結束期間，詳細記錄生產組織安排，對生產中事故影響時間及發生事故的次數，要分類別、分單位統計，將本工作面事故發生的原因、影響時間進行分析，與其他工作面對比應該如何加強生產組織管理，並存在哪些不足和借鑑。從生產工藝、運輸系統、地質條件、生產組織上進行分析。
5、人勞科負責範圍
工作面掘進（包括車場、鑽場部分）、底板注漿、工作面安裝、回採、拆除各階段和各月份的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，以及從掘進到回採結束累計的人工工資、總工資額、工效、總工數、直接工人數和總人數，並與條件相近工作面進行比較，分析各階段人員、工資、效率增減原因，所採取的工作制對生產效率、工資、工數變化有何影響，有哪些有效辦法和值得推廣借鑑的經驗。
6、生產區隊負責範圍
各生產區隊（採煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊）在日常生產中要建立經濟技術管理檔案。工作面所發生的各種費用在下一個月5號前報送企管科（人工費用可到15日報送）。
7、企管科負責範圍
根據施工單位報送資料及有關科室提供資料，對掘進、底板注漿、安裝、回採、拆除各階段的費用進行綜合分析，並與相鄰或相似工作面比較取得的經驗及存在的不足。
（1）掘進成本分析。要將每米人工費、每米直接材料費、每米巷道全部成本，噸煤分攤費用，掘進出煤產值，掘進期間各項費用控制與管理辦法，起到什麼效果，與其它相似掘進巷道比較費用的增減原因進行分析。
（2）注漿成本分析。噸煤注漿費用總成本，並與其它相近工作面注漿費用比較，分析出注漿費用的增減情況。
（3）回採成本分析。回採階段要分析定額的科學性，定額與實際發生的差別，直接材料費、間接材料費、分攤材料費以及電力、租賃費、修理費對成本的影響，哪些因素影響較大，哪些是降低成本的主要原因，各占多大比例，工作面拆除結束後要有總體評價，得出投入產出比、盈虧情況、噸煤成本的具體值，本工作面值得總結的經驗和不足，今後在生產經營中如何控制。
（4）安裝與拆除階段要分析工作面的費用投入情況，與其它工作面比較費用、工期有哪些變化以及變化原因。
（5）一通三防成本分析。從開始掘進到回採結束期間監測監控設施及構築通風設施的費用投入情況，並與其它相近工作面費用比較。
（二）技術部分
技術部分由生產技術科總負責，機電科、調度室、生產區隊配合。
1、機電科負責範圍
工作面從安裝到拆除全部過程中的新技術、新工藝、創新亮點，設備的選型與配套情況、選用設備數量是否合理，還有哪些問題，使用中出現的各種事故原因分析，使用的設備與其它設備比較有何特點，巷道布置對設備布置有何影響，設備安裝、拆除時間的長短，上山運輸與下山運輸對生產管理的優缺點比較。一個工作面結束後，要與條件相近工作面進行比較，對成功經驗與不足之處進行總結，便於以後機電設備的最佳化選型。
2、調度室負責範圍
工作面結束後調度室要將整個煤質情況做總結，分析各階段的煤質管理成功和不足之處，塊煤率、灰分與採煤工藝的關係，煤質管理的創新點，構造對煤質的影響。
3、生產區隊負責範圍
各生產區隊（採煤隊、掘進隊、通風隊、探防隊）要嚴格按要求及時記錄和填繪圖表，生產中遇到的技術問題要認真記錄分析，建立經濟技術管理台賬，每個月都要進行分析總結。工作面結束後，認真收集生產過程中各部門提供的技術資料（包括圖紙、各種通知單、地質資料等）及本單位生產過程中報批的規程措施等並進行整理歸檔，及時對技術與管理作全方面的總結、歸納，報送到生產技術科、機電科。
4、生產技術科具體負責範圍
（1）設計方面
工作面設計的依據，設計的優缺點比較，該設計與相同或相似工作面對比有哪些突破和改進，設計與施工有何差異，今後有哪些需要加以解決和借鑑之處，並與相近鄰或相似工作面比較進行分析和總結。
（2）掘進方面
①負責統計整理掘進工作面的軌順、皮順、開切眼以及工作面其他輔助巷道的長度、支護形式、規格、用途、施工起止時間、工期；
②負責統計掘進巷道的煤岩類別、掘進頭數；
③說明掘進期間採取的新工藝、新技術取得的成績以及如何克服地質構造因素影響，掘進期間頂底板管理等；
④對照設計分析本工作面在設計方面的不足，對設計進行更改的原因，特別是改造巷、輔助巷等巷道的總量及布置理由，百萬噸掘進率、單進水平等各項指標進行分析，並與相鄰或相近工作面進行比較。
（3）測量方面
工作面貫通後進行導線貫通精度評定。
（4）底板注漿方面
①概述工作面頂、底板情況，預測手段與實際回採揭露的差別；
②統計注漿工程量、打鑽工程量；
③掘進、回採及打鑽注漿過程中探放水、湧水情況等；
④底板改造的前期評價和後期總結。包括對2次物探、底板加固鑽孔設計，加固施工組織，存在的隱患及問題、注漿效果與相鄰工作面比較，以及對加固時間、回採時間安排等內容進行總結。
（5）一通三防方面
①掘進期間局部通風管理；
②回採期間的通風系統管理；
③通風系統調整情況；
④掘進及回採期間瓦斯湧出情況；
⑤開始掘進至回採結束通風設施的構築情況。
（6）回採方面
①工作面基本情況：工作面走向長度、傾斜長度、儲量、可采期、起止時間、水文地質情況；
②工作面經濟技術指標：煤層厚度、采高、循環產量、日產量等；
③工作面月份產量完成指標：實際完成情況，最高、最低、平均單產與相鄰工作面比較；
④工作面月份質量標準化情況；
（7）技術檔案的整理、綜合分析
①技術檔案的整理分析：收集工作面設計、開工報告、地質報告、掘進作業規程、安裝作業規程、回採作業規程，過斷層、薄煤帶的安全技術措施，過大斷層或薄煤帶的分析總結，以及工作面收尾措施、拆除規程；工作面結束後，通過平時建立的基礎資料對生產過程中採取的新工藝、新技術、發生的重大問題、採取的技術措施進行總結分析；
②綜合分析：通過基礎資料的歸納總結和分類分項分析，對回採工作面從掘進到底板注漿改造、安裝、回採、最後拆除結束，全部過程進行總體評價，找出工作面管理的優缺點，為下個面提供借鑑和參考。針對本面的產量計畫、接替計畫、施工組織、掘進、安裝、回採、回撤等環節，對設備配套，回採工藝乃至工作面設計、巷道斷面布置、複雜地段回採措施、煤質管理以及作業規程修改補充等方面進行分析，各系統（主、輔助運輸、通風、排水、供電等）設計是否合理，薄弱環節等存在原因及應採取的對策等。
四、經濟技術檔案管理
（一）各部門在日常工作中，要建立基礎台賬，從工作面的掘進到拆除結束，要詳細記錄。生產技術科每月進行的經濟技術檔案檢查中，把建立基礎台賬作為一項重要檢查內容納入到考核。
（二）各項費用的統計要準確，掘進、底板注漿、工作面的安裝、回採、工作面拆除等各項工作不是一個完整月份的，要按照天數折算。統計數據從掘進到拆除結束要求有分項分月和累計數據。
（三）每月14日17：00前，各部門必須將上月經濟技術分析報告以電子文檔形式送交生產技術科，紙質版本由本單位列印保存。
（四）掘進工作面施工結束後，經有關單位聯合驗收，在30天之內掘進隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
（五）採煤工作面安裝結束後，在30天之內採煤隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、安裝經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
（六）工作面底板注漿加固工作結束後，在30天之內探防隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
（七）採煤工作面回撤結束後，在30天之內採煤隊將經濟技術檔案（圖紙、基礎資料、回採經濟技術總結報告和回撤經濟技術總結報告）紙質、電子版形式一同送交生產技術科。每推遲一天罰款50元。
（八）採煤工作面回撤結束後30天之內，機電科、企管科、安檢科、人勞科、調度室、生產科通風組、生產科設計組、生產科地質組、生產科採煤組、生產科掘進組將經濟技術總結分析紙質、電子版形式一同送交生產技術科經濟技術檔案管理負責人。每推遲一天罰款50元。
（九）基礎資料收集匯總後，按掘進、回採、地質防治水三大部分分別裝訂成冊。生產技術科對各專業經濟技術總結進行審核匯總，按照標準格式進行排版裝訂成冊，最後形成一套完整的經濟技術檔案資料，由生產技術科定期向礦檔案室移交，並辦理移交手續。
五、檢查與考核
（一）月度考核與獎罰
每月15日由總工程師牽頭，生產技術科組織生產科採煤、掘進、設計、通風、地質防治水管理人員對各單位經濟技術檔案整理情況進行檢查，其中生產技術科採煤、掘進、通風、地質防治水管理人員負責對相關區隊進行檢查，生產技術科採煤、設計管理人員負責對相關科室進行檢查。並對檢查結果進行評比打分，根據得分按區隊和科室從高向低進行排名，對獲得第一、第二名區隊，每次分別獎勵其經濟技術檔案管理人員1200元、900元，獎勵單位負責人800元、600元。對得分倒數第一的區隊，對其經濟技術檔案管理人員和其單位負責人罰款300元；對獲得第一、第二名的科室，分別獎勵其經濟技術檔案管理人員900元、600元，獎勵單位負責人600元、400元。對得分倒數第一的科室，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款200元。月度經濟技術檔案未進行總結的單位，對其經濟技術檔案管理人員和單位負責人罰款500元。獎罰結果由生產技術科每月造表報礦長審批後由人勞科執行。
（二）經濟技術檔案管理人員的獎罰
對於未按規定參加檢查的經濟技術檔案工作人員，每次罰款100元，對在公司經濟技術檔案檢查中提出批評的部分，按照責任劃分，將給予相關單位經濟技術檔案負責人500元罰款。
每半年由總工程師召開礦經濟技術檔案工作總結評價會，對於經濟技術檔案工作取得明顯進步的，有顯著成績的，視工作人員日常工作及每月檢查問題情況，將給予經濟技術檔案工作人員1000—1500元的獎勵。
（三）工作面結束後總結材料的評比與獎罰
工作面結束後進行一次總結評比打分，由生產技術科經濟技術檔案管理小組嚴格按照“xx煤礦工作面總結材料檢查評分標準”對有關單位總結材料進行評比打分，根據評比結果對各單位經濟技術檔案管理人員進行獎勵，對得分≥95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵1000元，90分≤得分<95分的單位經濟技術檔案管理人員獎勵800元，80分≤得分<90分的單位經濟技術檔案管理人員不獎不罰，對得分小於80分的單位經濟技術檔案管理人員罰款400元。對於未按規定時間報送總結材料單位，每推遲1天對其單位經濟技術檔案負責人罰款100元。獎罰結果由生產技術科造表報礦長審批後由人勞科執行。
（四）在集團公司組織的經濟技術檔案檢查評比中，獲得前三名的對相關責任科室經濟技術檔案管理及工作人員分別獎勵5萬元、4萬元、3萬元，由生產技術科造表報礦長審批後由人勞科執行。
（五）每個回採工作面結束後，召開由總工程師主持，礦長及相關人員參加的總結分析會，指出存在的問題，改進的方法，促進經濟與技術檔案的不斷完善。主持人負責對每個單位在經濟、技術檔案建立過程效果進行評價。
檔案管理的制度 篇11
一、目的
護理部有關信息的儲存為護理臨床、教育、法律提供依據，以便有計畫地、系統地進行護理管理，達到最佳化管理的`效果，逐步達到計算機管理。
二、要求
檔案分類
（一）按年度分類：即按檔案的形成時間及處理日期所屬的年度分類。
（二）按檔案內容分類：護理檔案根據工作的範圍和性質分為三部分：護理行政工作檔案，護理業務工作檔案，護理人員業務技術檔案。
（三）護理行政工作檔案
1、護理管理制度、護理人員職責。
2、各類檔案：上級下達檔案及護理部的有關檔案。
3、各種會議記錄及查房記錄：護理部會議及護士長例會記錄，護理行政查房記錄，夜查房記錄。
4、向上級的請示、報告的存根、批覆等。
5、護理部年度計畫、總結，季度工作重點、小結評價。
（四）護理業務工作檔案
1、各級護理人員培訓檔案：護士外出學習、進修時間、內容、收穫、評語等。
2、護理質量控制資料：質量管理委員會會議記錄，全院護理查房、隨機檢查資料及匯總統計表和每月檢查記錄。
3、護理缺陷報告及鑑定處理檔案：護理過失登記。
4、教學檔案：在職教育規劃，各級護理人員培養計畫。
5、護理科研情況：論文撰寫、立項課題、科研成果等。
6、護理活動記錄：包括技術競賽、知識競賽、紀念“512”國際護士節情況、全院各級護理人員理論考試、技術操作考試情況。
7、護士長工作月報情況：包括護士長手冊、每月工作量、科室查房、講座等。
8、業務學習情況：包括教學的主講人、時間、地點、內容、參加人數、效果評價。
（五）護理人員業務技術檔案即分級管理檔案
一般指個人基本情況、職稱晉升、進修、學歷、獎勵、考核成績等。
檔案管理的制度 篇12
第一章 總則
第一條 為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。
第二章 檔案歸檔
第四條 歸檔範圍
(一)
(二) 通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。 工程基建：設計檔案、圖紙、會議記錄、招投標檔案、造價、工程管理 (變更、進度控制、質量控制)、工程驗收、工程報批資料等。
(三) 契約：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託契約、設計 契約、其他契約。
(四) 設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設 備、QC部設備等。
(五)
(六) 員工培訓：培訓計畫、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。 計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、 流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。
(七) 產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白 批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告(含送檢或抽檢)、產品重大質量事故資料等。
(八)
(九)
(十) 檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。 (十一) 記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、 盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;
(十二) 批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。 (十三) 標準操作規程。
(十四) 驗證檔案：驗證主計畫、廠房及公用系統、生產設備驗證、QC設備驗證、 工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
(十五) 行政類檔案：
行政法規性檔案。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標 準、規章規程等;
各類公文。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;
各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、 土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等; 人事任命、勞動糾紛等;
各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、 保修卡等;
所有加蓋公章的檔案複印件;
在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟 等形式的歷史記錄。
第五條 歸檔時間
(一) 各類證照、批件、商標、契約、協定等原始檔案和加蓋公章的檔案複印 件須於檔案產生的24小時(一個工作日)內到檔案室辦理歸檔手續;
(二) 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨 時歸檔;
(三) 員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理 歸檔手續;
(四) 計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25 日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
(五) 供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續; (六) (七) 手續; (八)
驗證檔案隨時產生隨時歸檔，驗證主計畫按年度歸檔，於每年1月25 記錄檔案。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;
批記錄檔案按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續; (九) (十)
其他檔案每周一集中歸檔一次。
未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節
輕重予以相應處理。
第六條 歸檔份數 (一) (二)
原件全部歸檔，並註明份數、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。
第七條 歸檔要求 (一) (二) (三) (四)
由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。 對已經破損或模糊的檔案必須先修復再歸檔。 檔案必須通過系統整理後再歸檔。
檔案須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條 歸檔手續
各類檔案歸檔時，歸檔部門應填寫《檔案歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《檔案歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章 檔案的收集與整理
第九條 檔案的收集 (一)
由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的檔案進行收集，並進行分類、排列、編目後移交檔案室。
(二) 由檔案管理人員定期到各部門對零散的檔案進行收集，再進行系統的、
全面的整理。 (三)
收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條 檔案的整理
(一) (二)
檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案櫃號。 、4位為二級分類的編號。 、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章 檔案建檔
第十一條 分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於檔案歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。 第十二條 檔案專用章
所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。 第十三條 檔案編號章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。 第十四條 檢索目錄
所有歸檔檔案，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。
第十五條 電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章 檔案使用和歸還
第十六條 檔案使用 (一)
檔案複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性檔案經部門負責人批准，重要檔案同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。
(二)
借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
(三)
借閱原始檔案：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批准，於檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准。
(四)
借出原始檔案：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過五個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會簽;五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會簽，檔案室保留複印件備查;
(五)外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准後方可使用。
(六)
按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條 檔案歸還 (一)
檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案檔案在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。
(二)
發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
(三)檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。
第十八條 檔案保管與檢查
(一)
公司各類應歸檔檔案應集中於檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
(二)
每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，並填寫《檔案清查記錄》。
(三)
檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第六章 檔案保管期限和銷毀
第二十條 檔案的銷毀 (一)
對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，並製作
《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意後，方可銷毀。
(二)
由檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案
銷毀須協同保衛部門共同處理。
(三)
檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄註明“已銷毀”字
樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上籤字確認。
檔案管理的制度 篇13
一、集中統一管理本機關的全部檔案，做到專人、專室、專櫃管理，任何人不得據為已有。
二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，並作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報，採取積極有效措施，保護檔案的安全。
四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進行鑑定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑑定小組提出意見，登記造冊，經機關負責人批准後，由二人在指定的地點監銷，禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後，方可離開崗位。
七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關規定，追究責任。
檔案工作人員崗位責任制
一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻苦學習、不斷提高文化和業務水平、適應工作的需要。
二、負責檔案材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑑定、保管、統計、編研和系統化工作。
四、全面熟悉室藏，開發檔案信息資源，積極提供利用，做好諮詢工作，嚴格執行保密和檔案的利用制度。
五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。
六、保持室內整潔，遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據國家保密法和國家稅務總局、省地方稅務局關於稅收工作中國家秘密及其密級具體範圍的規定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。
二、嚴格檔案借閱審批手續，檔案查閱只限於閱文室，查閱者不得抄錄、複製和拍照，更不得擅自帶走和轉讓他人；如確因工作需要，必須經分管領導批准，採取相應保密措施，使用後及時歸還。
三、檔案室房屬機要重地，無關人員不得擅自入內。
四、對於造成泄漏檔案機密的單位和個人，依照《國家保密法》
有關規定視其情節輕重給予嚴肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。
二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批准。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。
三、重要的資料一律不借出，只限於查閱室查閱。
四、查閱檔案時，不得損污、塗改檔案，不得在檔案材料上圍點、打槓、增刪、批註、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要複製和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批准，由檔案室核對無誤後，力口蓋公章，方可帶走。
六、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，一律不準查閱，更不得摘抄或複製。
七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。
八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。
檔案管理的制度 篇14
一、用心宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管狀況，改善檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、用心開展諮詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確帶給所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑑定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑒、民眾審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管許可權，有異議時由鑑定組裁定。
三、檔案到達開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(註明題名、數量、鑑定時光、參加鑑定人員)；銷毀時由3人執行；事後在清冊上註明銷毀日期並簽字；清冊歸檔。
檔案管理的制度 篇15
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。
第二章檔案歸檔
第四條歸檔範圍
通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、註冊申報資料等。工程基建：設計檔案、圖紙、會議記錄、招投標檔案、造價、工程管理、工程驗收、工程報批資料等。
契約：原輔料採購、設備採購、工程基建、技術轉移、委託契約、設計契約、其他契約。
設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備;生產部設備、工程部設備、Qc部設備等。
員工培訓：培訓計畫、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內部校驗記錄歸於設備檔案中。
產品檔案：產品批件、包裝設計、技術轉移資料、產品工藝規程及空白批記錄、質量標準、留樣觀察和產品穩定性試驗資料、產品質量回顧、變更情況、產品藥檢所檢驗報告、產品重大質量事故資料等。
檢驗方法：原料、輔料、中間產品、待包裝產品、成品、包裝材料等。記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請驗單等;
批記錄：批生產記錄、批檢驗記錄、批監控記錄、批包裝記錄等。標準操作規程。
驗證檔案：驗證主計畫、廠房及公用系統、生產設備驗證、Qc設備驗證、工程部設備驗證、方法驗證、工藝驗證、清潔驗證等。
行政類檔案：
行政法規性檔案。包括上級頒發、需要企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章規程等;
各類。本企業對外的正式發文與相關機構來往的批覆;
各類證照、證書。包括章程、法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標註冊證書、企業和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等;人事任命、勞動糾紛等;
各類固定資產資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等;
所有加蓋公章的檔案複印件;
在企業文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。
第五條歸檔時間
各類證照、批件、商標、契約、協定等原始檔案和加蓋公章的檔案複印件須於檔案產生的24小時內到檔案室辦理歸檔手續;設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔;
員工培訓類資料按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
計量類資料按半年歸檔，於每年5月25日之後6月5日之前、11月25日之後12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;
供應商檔案按年度歸檔，於每年1月25日之後2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續;手續;
驗證檔案隨時產生隨時歸檔，驗證主計畫按年度歸檔，於每年月25記錄檔案。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;批記錄檔案按月歸檔，於每月25日之後次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之後2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續;其他檔案每周一集中歸檔一次。
未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，並根據情節
輕重予以相應處理。
第六條歸檔份數
原件全部歸檔，並註明份數、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門應複印留存自用。
第七條歸檔要求
由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經破損或模糊的檔案必須先修復再歸檔。檔案必須通過系統整理後再歸檔。
檔案須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認後方可歸檔。
第八條歸檔手續
各類檔案歸檔時，歸檔部門應填寫《檔案歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦負責人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《檔案歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。
第三章檔案的收集與整理
第九條檔案的收集
由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的檔案進行收集，並進行分類、排列、編目後移交檔案室。
由檔案管理人員定期到各部門對零散的檔案進行收集，再進行系統的、
全面的整理。
收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條檔案的`整理
檔案採用按類別分類的方式，做到層次分明，便於保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，並做電子目錄方便日後檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號001～999。、6位為檔案櫃號。、4位為二級分類的編號。、2位為一級分類的英文縮寫。
第四章檔案建檔
第十一條分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號，於檔案歸檔的當天入庫，並建立《檔案明細台賬》。第十二條檔案專用章
所有歸檔的複印件及歸檔原件產生的複印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的複印件視同原件使用，檔案專用章置於檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置於檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。第十四條檢索目錄
所有歸檔檔案，由檔案員建立對應關係的電子版檢索目錄，並定期核對。
第十五條電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一併建檔備份。
第五章檔案使用和歸還
第十六條檔案使用
檔案複印：由使用人填寫《檔案複印登記薄》，一般性檔案經部門負責人批准，重要檔案同時報分管副總批准，由檔案員複印、提供。
借出已加蓋檔案專用章的複印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過十個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准;十日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。
借閱原始檔案：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經部門負責人批准，於檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准。
借出原始檔案：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經部門負責人批准，最長不超過五個工作日，重要檔案及特殊情況同時報分管副總批准，總經辦會簽;五個工作日後仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續;原件借出後不再歸還的，須經分管副總、總經理批准，總經辦會簽，檔案室保留複印件備查;
外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經總經理批准後方可使用。
按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記並簽字確認方可使用檔案;違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第十七條檔案歸還
檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案檔案在歸還時，經檢查無誤後，應在《檔案借出登記薄》登記，並由使用人和檔案員分別簽字確認。
發生損壞、丟失的，對使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。
第十八條檔案保管與檢查
公司各類應歸檔檔案應集中於檔案室管理，任何部門和個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
每月底，總經辦負責人將對檔案室的資料進行抽查;每三個月與檔案員共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，並填寫《檔案清查記錄》。
檔案管理應賬實相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，並根據情節輕重予以相應處理。
第六章檔案保管期限和銷毀
第二十條檔案的銷毀
對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，並製作
《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意後，方可銷毀。
由檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案
銷毀須協同保衛部門共同處理。
檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄註明“已銷毀”字
樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上籤字確認。
檔案管理的制度 篇16
一、總則
為加強公司會計檔案的科學管理，特制定本辦法。
二、會計檔案的界定和主管
會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。
財務部為會計檔案主管部門。
財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。
公司接受上級財政機關和檔案業務機關的業務指導、監督與檢查。
三、會計檔案管理
財務部對每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管1年。期滿後原則上編造清冊移交公司檔案部門。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的，會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
公司內查閱會計檔案要按規定辦理手續。上級機關或外單位需要查閱的，要經公司領導批准，且派專人陪同閱看;原件不得借出。
下屬單位(分、子公司)撤併，會計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門，並辦理好交接手續。
各種會計傑案的保管期限，可分人永久、定期二類，詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了後的第一天起算。
會計檔案保管期滿，需要銷毀的，由公司檔案或財務部提出銷毀意見，並嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報經主管批准後銷毀。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。
由財務和檔案部門共同派員監銷。會計檔案銷毀前，監銷人應認真清點核對：銷毀後在銷毀清冊上籤名，並將監銷情況上報有關領導。
四、附則
本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執行，經總經理批准頒行。
檔案管理的制度 篇17
1總則
1.2本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術檔案、聲像檔
1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內部在工作中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統性和完整性,公文上的各種附屬檔案一律不得抽存。公文結案後,應及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將檔案材料向接辦人員辦理移交手續,不得擅自帶走或銷毀。
2檔案的收集與管理
2.1堅持按部門收集、管理檔案資料的制度。公司各部門、各分公司均應設立兼職檔案管理員,負責管理本部門的檔案資料,並保持相對穩定。人員變動,應及時通知公司檔案主管部門。
2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附屬檔案、批覆、請示、報告、轉發檔案含被轉發的原件)一律由公司行政人事部統一收集管理。
2.4一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的檔案資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的檔案由會議主辦部門收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學習、考察、調查研究或參加行業主管部門召開的會議等公務活動的人員,在核報旅差費時,必須將會議的主要檔案資料交行政人事部辦理歸檔手續,由行政人事部檔案管理人員簽字認可後,財務部門才能給予報銷。
2.6本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續,由辦公室檔案管理人員簽字認可後,財務部門才能報銷相關的會議費用。
2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:了解本公司(部門)的工作業務,掌握本公司(部門)檔案資料歸檔的'範圍,收集並管理本公司(部門)的檔案資料;認真執行檔案資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的檔案資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔檔案資料歸檔完畢,並向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統一由公司行政人事部管理,財務檔案暫由財務部管理,工程技術檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業發展部管理。待條件成熟後再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應按照檔案借用程式辦理借用登記手續。
3歸檔範圍
3.1重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、經驗材料、會議紀錄等。
3.2上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例規定、通知等檔案資3.3本公司制發的所有正式檔案和與有關單位往來的文書。
3.4本公司向上級的請示與上級機關的批覆。
3.5反映本公司生產經營活動的計畫、總結、報告、請示、批覆、報告、會議紀錄等。
3.6本公司與相關單位簽訂的契約、協定等檔案資料。
3.7本公司關於中、高層管理人員職務任免的檔案資料,以及員工考核、獎懲的檔案資
3.8本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的檔案資料。
3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。
4平時歸檔
4.1各部門對已處理完畢或批存的檔案資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務,編制平時檔案資料歸檔使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,並編上條款號。
4.3公文承辦人員應及時將已處理完畢或經領導批存的檔案資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應及時將立卷的檔案資料,按照“案卷類目”的條款放入平時保存資料夾內對號入座,予以保存,並在收發文登記簿內予以註明。
5立卷歸檔
5.1為統一立卷規範、保證案卷質量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責,公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。
5.2案卷質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有關聯繫,區別不同的價值,便於保管和使用。
5.3歸檔的檔案資料種類、份數以及每份檔案資料的頁數均應齊全完整。
5.4在歸檔的檔案資料中,應將每份檔案的正件與附屬檔案、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件、多種文字形成的同一檔案,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷。絕密檔案單獨立卷。少數普通文電如果與密件有密切聯繫,也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的檔案資料不得放在一起立卷,但跨年度的請示和批覆,應放在復文年立卷。沒有復文的,放在請示年立卷。跨年度的規劃放在針對的第一年立卷。跨年度的總結放在針對的最後一年立卷。跨年度的會議檔案放在會議開幕年。其它檔案的立卷按照有關規定執行。
5.6卷內檔案資料應區別不同情況進行排列,密不可分的檔案資料應依序排列在一起,即批覆在前,請示在後;正件在前,附屬檔案在後;印件在前,定稿在後。其它檔案資料依其形式規律或特點,應保持檔案之間的密切聯繫並進行系統的排列。
5.7卷內檔案材料應按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應該統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角列印頁號。
5.8永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
5.9有關卷內檔案材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負責。備考表應置於卷尾。
5.10案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內檔案要去掉金屬物質,對破壞的檔案資料應加以裱糊。字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷。案卷套用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內檔案目錄)―檔案―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置於檔案櫃保存。
檔案管理的制度 篇18
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的帶給利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，務必按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊狀況需借出的，需經部門負責人批准，但借出時光不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續藉手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行職責。
檔案管理的制度 篇19
檔案保管許可權、期限與類型
1檔案保管許可權
1.1 財務部檔案由財務部保存;
1.2 人事部檔案由人事部保存;
1.3 醫院證、章、信由院長指定負責人保存;
1.4 其它各類檔案由辦公室保存。
2檔案保管期限
2.1 財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。
2.2 醫院證、章、信及相關檔案資料屬永久保存檔案。
2.3 政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4 本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5 普通文檔保管期限為 3 年至 5 年。
2.6 保密文檔須於失效當日即刻銷毀。
3文檔的保存形式：
3.1 文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2 計算機存儲的涉密檔案應採取加密保護措施，檔案密碼由指定的
檔案保管人設定，並須將該檔案路徑及密碼報院辦公室備存，並保證其真實性。
3.3 機密文檔以書面或實物形式保存。
4檔案類型
4.1 行政檔案，包括：營業執照正、副本，複印件;法定代表人身份證(護照)(複印件);對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;各部門(含財務、醫務科室)現行的各項規章制度、規定、流程等;院級會議的會議紀要、決議;醫院年度(季、月、周)工作計畫匯總表;《辦公房屋租賃契約》、或自置房屋產權證等固定資產檔案;購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(複印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購買(租賃、服務)性質的契約檔案;其它應歸檔保管的檔案、資料。
4.2 人事檔案，包括： 全院員工個人信息資料(花名冊);勞動契約及保密協定;勤打卡數據;工資、社保等薪酬相關資料;招聘表格、人才庫等相關資料;員工績效考核相關資料;其它應歸檔保管的檔案、資料。
4.3 財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產資料;其它須保存文檔。
4.4 藥械設備檔案，包括：設備台帳;設備出廠合格證、使用說明書;設備安裝、調試、驗收報告;設備保修卡、保修協定及維修聯繫方式;
設備運行維修、保養記錄;設備更新改造記錄;設備管理制度;其它應保存的設備資料。
4.5 醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。
檔案查閱與複製
1院長有權查閱醫院所有檔案。
2病區、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。
3其他員工因工作需要應經過審批後可借閱有關檔案。
4文檔查(借)閱應在辦公室進行登記，機密文檔及許可權外查借(閱)須辦理審批手續。
5查(借)閱或複製除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批， 並進行相關登記。
6查(借)閱或複製財務檔案、人事檔案須由院長審批。
檔案的銷毀
1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年 3 月前編制銷毀計畫及清單，由辦公室負責人審核無誤後報院長
審批。 2院長審批同意銷毀計畫後，必須指派兩名(含)以上監銷人員監督檔案銷毀過程，並進行簽字確認。
3銷毀檔案清冊要妥善保管，並將所銷毀檔案在有關目錄中註銷。
檔案管理的制度 篇20
一、收集歸檔範圍
本機關在各項工作中構成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的檔案材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時光和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級檔案
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計畫、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝狀況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。 10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本狀況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關修改、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及幹部獎懲等檔案材料。
(二)上級檔案材料
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區狀況的文章。
(三)同級檔案材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的檔案材料。
2、有關單位與本機關簽訂的契約、契約、協定。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的'方針、政策性檔案。 (四)下級檔案材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案檔案。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本狀況彙編、基礎數字彙編。
二、歸檔份數
文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作檔案彙編用。
三、歸檔時光和方法
(一)凡經過打字室列印的檔案，列印好後由打字員收集，交文書檔案員歸檔。
(二)凡各部門發出的檔案，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。
(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作構成的全部檔案材料，系統整理後送交綜合檔案室歸檔。
(四)外出開會、考察、學習、參觀構成或帶回應歸檔的檔案材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。
(五)年度工作總結、各種年報、黨員、幹部名冊，應於翌年一月底前交文書檔案歸檔。
(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求
(一)應歸檔的檔案、材料應由各辦線資料員收集全齊。
(二)正文與底稿(簽發稿)主件或附屬檔案、請示與批覆、來文與復文一齊歸檔。
(三)歸檔檔案材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，檔案沒有標題應加上標題，資料、摘要、檔案沒有標明日期的要標上日期。
(四)歸檔的檔案材料應是原稿原件，不得用複製件。
(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。
(六)凡是歸檔的檔案材料務必經過初步整理，把同一具體問題的檔案材料集中在一齊，按檔案的先後構成排列好。
檔案管理的制度 篇21
第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程式，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的檔案資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的檔案資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的檔案、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的檔案、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件;屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟契約，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及契約執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。
檔案管理的制度 篇22
加強對專業技術人員業務考核檔案（以下簡稱業務考核檔案）的管理，充分發揮業務考績檔案在教育、教學工作中的積極作用，現就業務考核檔案建立歸檔，收集，傳遞，傳閱，保管等制度提出如下意見。
一、每個專業技術人員都必須建立業務考核檔案，作為對本人考察、使用，晉升、獎勵的主要依據。業務考績檔案由學校領導指定專人負責建立和保管。
二、業務考績檔案範圍
1、任職資格申報表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關活動中形成的各種有價值的表冊和材料，如指導培養青年教師上公開課、作輔導報告、優秀教案、先進班主任工作小結等方面。
三、業務考核材料的收集。
1、按歸檔材料的範圍，形成收集歸檔材料的網路，將專業技術人員在日常工作中形成的己辦理完畢的有關材料經負責人審核後，及時送交業務考績檔案的負責人。
2、業務考核檔案的負責人應在每年6――7月份到到有關部門收集一次，拾遺補缺，經清理後利用暑假分類歸檔。
四、業務考核檔案的傳遞和借閱
1、專業技術人員調動工作時，其業務考核檔案應及時轉入有關單位組織人事部門，轉出時須辦理登記註銷手續，不得個人自帶。
2、部門借閱，一般在檔案室進行，特殊情況，經學校分管領導批准後方可借出，但不得超過借閱期限，如本人要求查閱，須經單位領導同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室，有關的組織推薦意見，鑑定、民意測驗一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確因工作需要超期借閱，應辦理續藉手續。
4、任何人不得塗改、增刪檔案材料，歸還時要清點核對。如發現問題，將追究責任，嚴肅處理。
五、業務考核檔案的保管和保密
l、保管人員要模範地執行國家、機關上級機關和單位制定的檔案工作法規、制度，忠乾職守、積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料講行清理、分類和歸檔，對已形成的檔案定期進行檢查。
3、對業務考核檔案要進行科學的管理，按照便於利用、便於管理的要求進行分類編號，要定期做好業務考績檔案的統計工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規按照要求辦事，做到萬無一失。
5、檔案室要健全防火、防盜、防潮等設施，特別每年雨季要做好防潮措施，並定期檢查，如發現問題要及時處理。
檔案管理的制度 篇23
1目的
為規範安全管理體系檔案的管理，對包括職業健康安全在內的管理體系運行中使用的各類檔案實施有效控制，以確保各過程、環節/場所使用的檔案具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現行版本檔案，防止誤用作廢檔案。
對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據，在必要時實現可追溯性。
2範圍
本程式包含了檔案的編寫、審批、發放、使用、更改及作廢等子過程。規定了各過程負責人的職責，適用於各過程管理體系檔案的控制。
本程式包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用於公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。
3職責
3.1各過程管理部門職責：
3.1.1負責確定所管理的過程的檔案需求。
3.1.2負責對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
3.1.3負責過程管理檔案的(程式、規定、制度、表格)組織編制。
3.1.4負責嚴格執行過程管理檔案的規定，並按規定的表格做好相應的記錄。
3.1.5負責檔案更改內容等。
3.2生產部職責：
3.2.1負責管理手冊的編制。
3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。
3.3各部門負責本部門各過程檔案的編制、評審和批准。
3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。
4程式內容
4.1確定檔案種類
4.1.1為便於檔案管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系檔案分為外來檔案、綜合管理體系檔案。
4.1.2外來檔案：外來檔案系指國家、地方政府部門發布的法律、法規、條例和標準(見法律法規的識別與評價程式);上級部門下發的通知、要求、規定和辦法;相關方的期望和要求。
4.1.3綜合管理體系檔案
a.方針、目標和指標;
b.實現方針、目標和指標的策劃;
c.控制各業務過程的程式、規定、指導書、表格。
4.1.4資料和記錄
相關的資料包括但不限於：
a.各類分析/評價/統計數據(如OSHA 統計分析數據);
b.特種設備(如壓力容器等)及其附屬檔案的安全技術監察(檢測)資料; c.建設(工程)項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批覆意見;
d.各類檢查、教育培訓、演習及其他活動記錄;
e.專項風險評價、環境因素識別及環境影響評價報告;
f.化學危險品安全標籤、安全技術說明書、儲存、使用防護指南;
g.危化品應建立一欄三卡(職業危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)
h.設施的設計、運行技術資料;
i.供應商和承包商檔案;
j.作業許可證等;
k.其他資料。
4.2提出檔案的編制和修改需求
4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改檔案的權利，但是必須向過程負責人提出申請。
4.2.2過程負責人確定所管理的過程的檔案需求。
4.3指定編寫人
4.3.1如需要編制或修改，對所需的檔案進行策劃並安排專人編寫。
4.3.2管理手冊由生產部負責編制;部門各過程管理類檔案(管理過程的程式、規定、表格)由過程負責人負責組織編制;
4.4進行編寫
4.4.1按照體系檔案編寫的格式要求進行檔案編寫。檔案格式基本內容：
a.目的：明確編制本檔案要達到的目的
b.範圍：本檔案使用的範圍，包括活動範圍、職能範圍和管理範圍
c.定義：需要對使用人解釋的術語或辭彙
d.職責：本檔案中的主要職責劃分，包括本檔案的責任部門
e.程式/規定內容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限
f.相關檔案：編制本檔案所依據的檔案或引用的檔案
g.相關記錄：本檔案涉及到的檔案、表格和記錄
h.修改記錄：本檔案每次修改的主要概要的記錄
i.檔案概要/流程：規定類檔案的概要及程式檔案的流程圖
4.4.2檔案的編號按如下要求：
記錄編號
檔案層別號
檔案類別(AQ)
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯數字，如：01，02，03 „„„等;
檔案類別為：管理手冊用01標識，程式檔案用02標識，公司級管理性制度用03標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產部用QG標識。
例子：
檔案編號：JP-AQ-0201《法律法規標準規範管理程式》
表格編號：編號JPL-AQ-0201/01(適用法律法規標準和其他要求清單)，其中01表示對應程式的第一張記錄。
所有檔案(包括表格)必須有版本標識，如有檔案更新，版本隨之更新。
4.5評審和審批
4.5.1檔案評審。檔案由編制人在檔案原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關部門主管審閱會簽(由部門主管確定會簽部門的數量)，並由4.5.2檔案批准人應對檔案進行仔細審核後，如果同意在批准欄簽字;如果不同意將檔案返回檔案編寫人(或部門)，待修改完畢後再批准。
4.5.3檔案審批許可權。
a.質量、環境、職業健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計畫及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經理批准。 b.過程管理檔案(程式、規定、制度、表格)由過程負責部門主管審核，安全生產負責人批准。
c.技術類工藝操作規程、工藝指標等、產品標準由技質部主管審批。 d.各部門內部適用的檔案由本部門負責人批准。
4.6發放控制
4.6.1生產部發布綜合管理體系檔案, 建立外發檔案清單，該清單內容包括：檔案名稱稱、編號、版本、發放日期、數量、發至、接收人等。該檔案清單在修改、增加/刪減檔案過程中應保持最新狀態。。
4.6.2各過程負責人將所編寫的檔案經授權批准人批准後，將書面檔案及電子版檔案一同送交生產部，生產部保存檔案原件。
4.6.3各部門需建立《檔案控制清單》，在發布/修改檔案的同時，檔案與檔案清單保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生產部組織負責更新管理體系有關檔案，保證體系檔案始終保持最新有效狀態;每季度備份一次電子版檔案。
4.7.2管理體系相關的檔案必須妥善保存;各部門負責保管本部門相關檔案;不得在檔案上亂塗畫改，不準私自外借，確保檔案的清晰、易於識別和檢索。
4.8檔案更新
4.8.1檔案更改時，由過程管理部門持原批准人批准的檔案(原件一份、電子一份)、填寫《檔案更改通知單》，到辦公室登記備案後。同時更新《檔案控制清單》，
生產部保存批准的檔案原件。同時各部門下發的綜合管理體系受控書面檔案應立即回收並更新，填寫《檔案與回收記錄》，防止作廢檔案非預期使用。
4.8.2當檔案在實施過程中因組織結構、產品、工作流程、法律法規、標準等發生變化時，原檔案編寫單位負責組織對檔案進行評審。如果需要進行修改，由原檔案編寫單位負責提出
檔案更改申請後組織對檔案進行編寫並按原檔案的審批程式進行審批。
4.9安全記錄管理
4.9.1建立記錄清單
安環部制訂安全記錄台帳，使用統一表格。內容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。
4.9.2安全記錄的使用
按規定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意塗改，不能使用鉛筆填寫。
4.9.3收 集
定期對安全記錄進行收集並整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。
4.9.4儲存、保護
4.9.4.1記錄可以是紙質或電子媒體，對於電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。
4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。
4.9.4.3保存期限依據“安全記錄台帳”中保存的期限規定。
4.9.5處 置
記錄保存人按照“安全記錄台帳”中規定的處置要求在保存期滿後進行處置，包括銷毀或歸檔。
5相關檔案
無
6相關記錄
AQ-0202/01檔案控制清單
AQ-0202/02檔案發放、回收記錄 AQ-0202/03檔案更改通知單 AQ-0202/04安全記錄台帳 AQ-0202/05評審記錄
檔案管理的制度 篇24
為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：
1.檔案管理的範圍
本公司所有需要歸檔的檔案資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計畫工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。
2.檔案的管理部門
公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的檔案資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。
接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。
3.檔案的分類
在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來檔案、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。 財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。
實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。 以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。
4.歸檔要求
4.1歸檔的檔案材料要完整、系統、準確。
4.2歸檔的檔案材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的檔案材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以說明。
4.3存檔的檔案、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及檔案內容進行科學分類、立卷和編目編號。
4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份，並區分保管期限。卷內檔案應按問題或檔案形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。
4.5檔案盒(袋)內檔案的排列：檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計畫、總結在後;正件在前，附屬檔案在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
4.6檔案歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無保存價值和重份檔案，需要辦理銷毀手續。
4.7歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。
5.檔案的查閱和借閱
5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。
5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行複製。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。
5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關許可權。借閱檔案時應做到以下幾點：
5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閱查找;
5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續藉手續，否則按管理規定停止借閱;
5.3.3要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人;
5.3.4所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫;
5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;
5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;
5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案檔案後方可辦理調離手續。
6.檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。
7.檔案的保管
要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製;對於已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有檔案資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。
檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。
8.檔案的銷毀
公司對各類檔案每二年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批准後予以銷毀
公文管理制度
1.為規範機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。
2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。
3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。
4.公司行文程式規定如下：
根據檔案性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會簽後送公司綜合事務部審稿。屬行政序列檔案須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記後，並列印出來。相關職能部門原擬稿人校對後，再繕印、用印和封發，檔案底稿(附帶二張正文)加蓋公章後由檔案室存檔。
5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改後的底稿，如果稿面較亂，必須由擬 稿人或承辦部門清稿後交付簽發和列印。
6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。
7.公司設立檔案室，統管各類檔案。實行檔案立卷歸檔制度。檔案管理人員負責並及時地對各類檔案進行分類、標引、立卷、存檔。
8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種檔案材料，均應及時交檔案室統一歸檔。
9.嚴格履行檔案閱辦手續。凡需借閱、傳閱檔案，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。
10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經公司總經理審批。
11.歸檔公文和資料的複印或複製，必須經分管領導審批，並要在檔案管理人員的監督下完成複印或複製工作。
12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密檔案，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級檔案未經上級批准，不允許複製。根據上級機關的要求和安排，文秘人員應按時上交標密檔案。
13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。
文檔管理制度
1.目的
為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：
1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。
1.2本公司所有職工有保護義務。
2.行文條例
2.1公司行文由發文部門擬辦後呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最後送至綜合事務部列印發文。
2.2公司收發各類檔案，根據檔案性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，並及時做好檔案的登記、歸檔工作。
2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性檔案的簽發、批示。
3.管理
3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。
3.2各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據檔案資料性質，定期匯總存檔。
3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。
3.4財務資料由財務人員按規定管理。
3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。
3.6銷毀檔案必須經過總經理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。
3.7禁止個人將公司檔案及複印件送他人或出賣。
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3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。
3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案，意見先報公司總經理。
4.責任
有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。
4.1擅自塗改檔案。
4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。
4.3未按規定向他人提供檔案。
4.4損毀、丟失屬於公司所有的檔案。
4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。