6、查閱檔案必須履行登記，註銷和檢查手續，當麵點清，如發現差錯，及時追究責任，並採取補救措施。
二、辦公室會務制度
1、為保證辦公室工作高效協調、順暢運作，建立辦公會制度；
2、辦公會由主任或委託副主任主持召開。
3、會議一般每周一下午召開，有特殊情況可臨時召開。
4、參加會議人員為辦公室全體人員，必要時通知有關人員參加。
5、辦公會主要內容為匯報講評上周工作，布置下周及近期主要工作，商議、協調、解決工作中遇到的矛盾和問題。
6、秘書室承辦會議的會務組織工作。
三、列印室管理制度
1、 文秘人員負責列印室的管理工作。
2、文秘人員對送交的檔案、材料應逐一登記、校核，並簽字後送列印室列印。
3、電腦等列印設備要經常維護。列印設備出現故障應及時分析，查找原因，並向辦公室領導匯報。
4、嚴格列印或複印程式和手續。列印檔案必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受列印件或複印。手續不完備的應拒絕列印。
5、保證列印或複印質量，提高工作效率。堅持誰起草誰校對，兩校一覆核制度。急件隨到隨打，平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內，杜絕原則性差錯。
6、嚴格遵守保密規定，禁止無關人員翻閱列印資料和出入列印室，不在室內待客閒談。
7、負責列印室的安全、衛生、保潔工作。做到每日清掃清潔，每周大掃除。人走四關（關機、關電、關燈、關門）。