一、外部檔案(以靠門段開始)
1、牆上:
宣傳部:借用展板情況登記
相關部門:宣傳部
部門職責:各部門相應的職責制度等
相關部門:學社聯所有部門
社團註冊表/簽到表:學期初各協會註冊/會長大會、會長論壇等會長的登記情況
相關部門:辦公室
會議記錄:學社聯幹部會議、各部門會議記錄
相關部門:辦公室、其他部門
備用夾(1個):按不同時期各部門的需要經申請後可以使用
相關部門:學社聯所有部門
2、檔案架內:
活動申請表:左邊放活動申請表,上層是未批的申請表,下層是已批的申請表;右邊為未批活動的相應策劃書
相關部門:辦公室、監察部、公關策劃部、財務部
活動策劃書:已批活動的策劃書
相關部門:辦公室
活動總結:協會活動結束後相應活動的總結
相關部門:辦公室、信息部
信息部:協會相關活動的稿件
相關部門:信息部
監察部評分表:監察部對於各協會活動的評分
相關部門:監察部
備用(2-3個):按不同時期各部門的需要經申請後可以使用
相關部門:學社聯所有部門
為加強學社聯辦公室的資料管理,方便查閱,特制定如下制度:
1、 資料夾須按上述順序位置放好
2、 各類檔案按類別及上述擺放要求放於指定資料夾中,不可混放
3、 辦公室桌上散亂的檔案、表格應及時放入相應資料夾中
4、 抽屜中檔案須按類別疊放好
5、 及時更新資料夾,將陳舊檔案放入相應的檔案袋中,(按檔案的有效期,一般為兩周整理一次)
6、 其他部門要使用備用資料夾須向辦公室人員提出申請,經同意後方可使用(聯繫人:)
二、櫃內檔案(順序從上往下)
層數
分類
一層
學術類 綜合素質類 體育類
二層
文藝類 社會實踐類 已撤銷協會
三層
內部資料 各協會資料 其他資料
四層
內部資料 內部部門資料 公共物品(物質)
檔案櫃內資料管理制度
1、 各協會均設一個檔案袋,並按性質分類
2、 檔案櫃內壁上張貼協會資料導向表,便於查閱
3、 檔案袋中資料須按時間順序依次放置
4、 檔案袋上設定標記
5、 學社聯內部資料僅供學社聯內部人員當場查閱,不外借
6、 協會資料僅供學社聯內部人員及協會內部人員當場查閱與複印,不外借
7、 向辦公室借閱資料需詳細記錄在案,包括借用資料名稱、借閱時間,借閱方單位、借閱人名稱、聯繫方式,學社聯經手人姓名及聯繫方式
8、 協會在非值班時間不得借閱資料
備註:若出現以下幾種情況者:
1、私自使用備用資料夾而未申請
2、私自將資料外借
3、不同程度破壞資料
第一次口頭批評並禁止使用辦公室檔案資料兩周,第二次則禁止其再次使用辦公室檔案資料