學社聯辦公室資料管理制度

一、外部檔案(以靠門段開始)

1、牆上:

宣傳部:借用展板情況登記

相關部門:宣傳部

部門職責:各部門相應的職責制度等 

相關部門:學社聯所有部門

社團註冊表/簽到表:學期初各協會註冊/會長大會、會長論壇等會長的登記情況

相關部門:辦公室

會議記錄:學社聯幹部會議、各部門會議記錄

相關部門:辦公室、其他部門

備用夾(1個):按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門:學社聯所有部門

2、檔案架內:

活動申請表:左邊放活動申請表,上層是未批的申請表,下層是已批的申請表;右邊為未批活動的相應策劃書

相關部門:辦公室、監察部、公關策劃部、財務部

活動策劃書:已批活動的策劃書

相關部門:辦公室

活動總結:協會活動結束後相應活動的總結

相關部門:辦公室、信息部

信息部:協會相關活動的稿件

相關部門:信息部

監察部評分表:監察部對於各協會活動的評分

相關部門:監察部

備用(2-3個):按不同時期各部門的需要經申請後可以使用

相關部門:學社聯所有部門

為加強學社聯辦公室的資料管理,方便查閱,特制定如下制度:

1、  資料夾須按上述順序位置放好

2、  各類檔案按類別及上述擺放要求放於指定資料夾中,不可混放

3、  辦公室桌上散亂的檔案、表格應及時放入相應資料夾中

4、  抽屜中檔案須按類別疊放好

5、  及時更新資料夾,將陳舊檔案放入相應的檔案袋中,(按檔案的有效期,一般為兩周整理一次)

6、  其他部門要使用備用資料夾須向辦公室人員提出申請,經同意後方可使用(聯繫人:)

 

 

 

二、櫃內檔案(順序從上往下)

層數

分類

一層

學術類 綜合素質類 體育類

二層

文藝類 社會實踐類 已撤銷協會

三層

內部資料 各協會資料 其他資料

四層

內部資料 內部部門資料 公共物品(物質)

檔案櫃內資料管理制度

1、  各協會均設一個檔案袋,並按性質分類

2、  檔案櫃內壁上張貼協會資料導向表,便於查閱

3、  檔案袋中資料須按時間順序依次放置

4、  檔案袋上設定標記

5、  學社聯內部資料僅供學社聯內部人員當場查閱,不外借

6、  協會資料僅供學社聯內部人員及協會內部人員當場查閱與複印,不外借

7、  向辦公室借閱資料需詳細記錄在案,包括借用資料名稱、借閱時間,借閱方單位、借閱人名稱、聯繫方式,學社聯經手人姓名及聯繫方式

8、  協會在非值班時間不得借閱資料

備註:若出現以下幾種情況者:

1、私自使用備用資料夾而未申請

2、私自將資料外借

3、不同程度破壞資料

第一次口頭批評並禁止使用辦公室檔案資料兩周,第二次則禁止其再次使用辦公室檔案資料